Cứ 10 người mở quán cafe, 
sẽ có từ 5-6 người phải đối mặt với việc tiền duy trì vượt quá khả năng chi trả.

Có hàng tá thủ thuật để tiết kiệm chi phí mở quán cafe cho bạn. Một số có thể áp dụng luôn, số khác sẽ đòi hỏi chủ quán phải lập kế hoạch. Dưới đây là 17 cách để bạn cắt giảm chi phí, được liệt kê theo thứ tự thuận tiện nhất khi đưa vào thực tế.

Xem thêm: 6 mẹo quản lý quán cafe cực kỳ tối ưu

1. 1. Chia sẻ tình hình với nhân viên

Nếu không có sự tham gia của nhân viên, thay đổi bạn đề ra có thể sẽ có hiệu quả rất chậm. Ngoài ra, nếu bạn chỉ nói với nhân viên mà không giải thích đầy đủ, sẽ rất khó để khiến người nhân viên hợp tác một cách nhiệt tình. Thay vào đó, hãy chia sẻ tình hình thực thế với họ, bao gồm tất cả những thay đổi dự kiến và số chi phí mà họ có thể giúp bạn tiết kiệm được.

Biết được các con số sẽ giúp nhân viên của bạn hình dung được tác dụng của những thay đổi và vai trò của họ, khiến họ cảm thấy cùng đứng ở phía bạn và thực hiện các thay đổi một cách chủ động.

2. 2. Có sự đào tạo cho nhân viên

Một khi nhân viên đã nắm được tình hình chi phí mở quán cafe và phương án tiết kiệm của bạn, hãy đào tạo họ thật tỉ mỉ. Làm thế nào để tiết kiệm cafe bột? Khi nào thì nên tắt bớt đèn? Chúng sẽ không lấy đi quá nhiều thời gian của bạn đâu.

3. 3. Chỉ chạy máy rửa ly khi đã đầy

Hiện tại, các sản phẩm máy rửa ly cốc đã rất phổ biến với giá thành cực rẻ. Trong trường hợp quán của bạn có máy, hãy lưu ý đến việc khi nào mới sử dụng nó. Việc chạy máy chỉ để rửa vài cái ly mỗi lần cũng giống như ném tiền xuống cống vậy. Vừa phí điện, vừa phí nước. Hãy chờ khay đựng ly bẩn đã đầy rồi mới mở máy, và bạn có thể tiết kiệm đáng kể tiền điện nước lẫn xà phòng đấy.

Hiện nay, thị trường Việt Nam còn có cả những loại máy rửa ly không cần chạy điện. Nếu muốn tiết kiệm tối đa, đây là một sản phẩm đáng giá cho bạn.

Xem thêm: Mách bạn cách chọn ly cực chuẩn cho đồ uống quán cafe

4. 4. Ngâm ly cốc vào nước nóng

Điều này càng hiệu quả nếu quán của bạn có bán kèm các loại đồ ăn như mì gói hoặc bán ngọt. Hãy đổ nước ấm vào bồn, ngâm ly cốc và chén đĩa đã qua sử dụng trước khi rửa. Điều này khiến các vết bẩn mềm ra và dễ cọ rửa hơn, tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc cho bạn khá nhiều nhé.

5. 5. Hãy tận dụng thời tiết

Các loại máy lạnh rất tốn điện. Khi thời tiết cho phép, đừng ngại mở cửa sổ để lấy gió mát từ bên ngoài vào quán. Sẽ tốt nhất nếu bạn cân nhắc vấn đề nhiệt độ và thông gió ngay từ lúc thiết kế mặt bằng không gian quán. Điều này giúp bạn tiết kiệm khá nhiều cho chi phí mở quán cafe sau đó.

6. 6. Kiểm soát công thức pha chế

Kiểm soát công thức là một mẹo đơn giản để giảm chi phí cho quán cafe của bạn. Đây là một kỹ thuật được sử dụng bởi tất cả các thương hiệu cafe lớn và cafe chuỗi trên toàn thế giới. Hãy tìm một công thức lý tưởng giữa chất lượng và chi phí cho đồ uống của bạn, thậm chí hãy nhờ một vài khách hàng quen thuộc cho ý kiến. Điều này sẽ giữ cho chi phí của bạn nằm trong tầm kiểm soát.

7. 7. Giới hạn những phần tặng kèm

Nếu khách hàng của bạn thường được tặng kèm đĩa hạt dưa khi tới quán, có thể bạn nên suy nghĩ đến việc cắt giảm số hạt dưa tặng kèm. Điều này sẽ giảm chi phí và rác thải của quán. Nếu một khách hàng muốn nhiều hơn, bạn vẫn có thể mang thêm cho họ. Điều này lại không quá gây ảnh hưởng tiêu cực đến khách hàng, bạn nên tận dụng nó ngay.

8. 8. Sử dụng các bóng đèn tiết kiệm điện

Tiền điện chiếu sáng là một trong những khoản lớn nhất trong chi phí mở quán cafe. Đổi sang sử dụng bóng đèn tiết kiệm điện là cách nhanh chóng và hiệu quả để cắt giảm hoá đơn hàng tháng của bạn, cũng là biện pháp bảo vệ môi trường hơn.

Xem thêm: Bạn cần mặt bằng mở quán cafe? Hãy cân nhắc kỹ!

9. 9. Cắt giảm chi phí menu

Sẽ rất lý tưởng nếu quán cafe của bạn đang sử dụng một phần mềm quản lý hoặc phần mềm bán hàng. Dùng phần mềm bán hàng để theo dõi việc kinh doanh và xác định đồ uống nào bán tệ nhất trong quán, từ đó cắt giảm hoặc loại bỏ hẳn ra khỏi menu. Điều này đặc biệt cần thiết nếu món đó cần tới những nguyên liệu đắt tiền mà bạn lại không thể tận dụng khi chế biến thức uống khác trong thực đơn.

Một lợi thế khác nếu bạn có sử dụng phần mềm quản lý quán cafe là sẽ không phải tốn tiền cho chi phí in ấn và các loại giấy tờ. Không cần nhiều sổ sách, không cần kẹp giấy gọi món, không cần in lại menu mỗi khi hư hỏng hoặc có thay đổi. Rất là tiết kiệm!

10. 10. Giảm số lượng nhà cung cấp

Lại có thể tận dụng tính năng quản lý kho của phần mềm quản lý quán cafe nữa rồi! Bạn có thể theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại quán, quyết định cắt giảm hoặc loại bỏ việc nhập một số nguyên liệu pha chế nếu nó không cần thiết và chiếm quá nhiều chi phí.

Sau khi điều chỉnh, bạn nên xem xét liệu có thể sử dụng cùng một nhà cung cấp cho nhiều nguyên liệu hơn được hay không, bù lại thì bạn sẽ nhập thường xuyên hơn từ họ. Vừa nhập nhiều món hơn, vừa tăng tần suất nhập, vậy là bạn lại có cơ sở để thương lượng lại giá nhập rồi!

11. 11. Giảm bớt sử dụng ly nhựa dùng 1 lần

Mặc dù có vẻ hợp thời, nhưng các loại ly dùng 1 lần có thể tốn kém hơn so với việc đầu tư vào các loại ly thuỷ tinh có thể cọ rửa. Không còn đơn đặt hàng ly nhựa hàng tháng, không còn tốn không gian dự trữ số lượng lớn, lại giảm được rác thải cho quán, phương án này hoàn toàn đáng giá!

12. 12. Sử dụng các kênh tiếp thị trực tuyến miễn phí

Này ông bà chủ, người ta kéo nhau “lên mây” cả rồi, sao còn chưa lên?

Đưa quán cafe của bạn trở thành một địa điểm có thể tìm kiếm trên internet là một điều tuyệt vời! Đây là phương pháp tiếp thị siêu rẻ và có hiệu quả trong việc thu hút khách hàng mới, cũng như giữ liên lạc với các khách hàng cũ.

Xem thêm: 4 bước "thoát ế" cơ bản khi kinh doanh quán cafe

13. 13. Tận dụng thiết bị cũ nếu có thể

Tuỳ thuộc vào thiết bị, bạn có thể không cần phải mua một cái mới tinh. Hãy hỏi xung quanh hoặc tìm trên các trang rao vặt những thiết bị đã qua sử dụng, kiểm tra kỹ các lựa chọn của mình trước khi dốc ví ra cho những khoản “ngốn tiền” này nhé.

14. 14. Lắp đặt các loại ống và vòi nước tiết kiệm

Đơn giản nó sẽ giúp quán của bạn tiết kiệm từ 20% đến 40% hoá đơn tiền nước hàng tháng.

15. 15. Đầu tư cho các thiết bị tiết kiệm năng lượng

Như đã từng đề cập ở trên, tủ lạnh, máy lạnh, máy rửa bát hay bóng đèn, bạn đều có thể sử dụng những loại tiết kiệm năng lượng. Như vậy là bạn đang đầu tư cho một khoản tiết kiệm hàng tháng rồi đấy.

16. 16. Luôn nắm rõ chi phí mở quán cafe bạn bỏ ra

Bất kỳ quyết định nào bạn thực hiện cho quán đều sẽ tốn tiền. Điều đó đòi hỏi bạn hiểu rõ cách chi tiêu của mình. Hãy luôn nghĩ thực tế về chi phí tại quán và giữ chúng trong phạm vi an toàn của bạn. Tâm lý này sẽ giúp bạn giữ được mức chi phí thấp trong mọi tình huống. Nếu cần thiết, hãy tham khảo những người có kinh nghiệm để tránh những sai lầm không đáng có.

Xem thêm: Cần bao nhiêu vốn để kinh doanh quán cà phê?

17. 17. Hãy thưởng cho nhân viên

Thật rõ ràng! Nhân viên đã phối hợp cùng bạn tiết kiệm chi phí cho quán, và họ xứng đáng được thưởng vì điều này. Mục tiêu giảm chi phí luôn đòi hỏi nỗ lực của mọi người. Thừa nhận nỗ lực của họ và thưởng xứng đáng cho sự cố gắng của họ là bạn đang tự giúp mình đấy.

Tóm lại, cắt giảm và tiết kiệm chi phí giúp bạn tối đa hoá lợi nhuận cũng như tăng cơ hội “sống sót” trong những thời điểm kinh doanh tồi tệ. Điều này cần sự phối hợp của bạn và các nhân viên tại quán, đòi hỏi bạn có đầy đủ kế hoạch và công cụ để đưa ra phương án chính xác nhất. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn phần mềm quản lý bán hàng nào sẽ có ích nhất cho quán cafe của bạn, đừng ngại dùng thử phần mềm quản lý quán cafe của chúng tôi nhé!

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE - SỬ DỤNG MIỄN PHÍ 14 NGÀY