Đến thăm chị Tú và tiệm Net Hoàng Long trên con phố Lê Văn Việt - Quận 9 vào một buổi chiều khi chị đang tiếp một vị khách hàng đến ký dùng dịch vụ lắp đặt phòng Net. Chị Tú là kế toán trưởng của Công ty TM&DV Vi Tính Hoàng Long sở hữu Chuỗi 3 Tiệm Net, lần đầu tiên gặp gỡ, chúng tôi thực sự bất ngờ bởi sự nhiệt tình và cởi mở của chị.

Net Hoàng Long tại buổi trao giải cho các game thủ giành chiến thắng.

Ngay khi cuộc trao đổi kết thúc, chị Tú liền quay ra giới thiệu chúng tôi với anh Phong – tên vị khách hàng:

- “À, anh Phong có cần phần mềm quản lý bán hàng hông? Bên anh này cung cấp nè, đơn giản, dễ dùng và có nhiều cái tiện lợi lắm. Bên em đăng ký dùng cho Hoàng Long 2 rồi, mỗi tháng lời được hơn 10 triệu đồng tiền cơm đó, mà trước kia chỉ có 5 triệu thôi.”

Anh em chúng tôi phấn khích theo:

- “Vậy thì tốt quá rồi! Tụi em mừng lắm vì biết phần mềm vận hành và quản lý đúng như mong muốn của chị lúc ban đầu, lại góp phần giúp tăng doanh số cho Hoàng Long.”

Còn anh Phong, quá ngạc nhiên về câu chuyện “tăng gấp đôi tiền lời” của chị Tú nên liền hỏi ngay:

- “Là sao vậy chị?”

Chị Tú như chỉ chờ mọi người thắc mắc để rồi kể tiếp:

- “Ban đầu, anh Trường – sếp Tổng bên công ty em thấy phần bán đồ ăn, thức uống cho các game thủ ở tiệm Net Hoàng Long 2 rất lộn xộn. Khách hàng phải chờ lâu, quản lý doanh số, thu chi bị lộn hết, nên ảnh đi tìm phần mềm quản lý bán hàng và gặp ngay MAYBANHANG.NET. Phần em, cũng muốn làm sao theo dõi được doanh số thức ăn, đồ uống và quản lý được nhân viên. Sau mấy tháng chạy phần mềm, em thấy tiện lắm! Các báo cáo giờ đây không cần phải làm excel nữa, riêng mảng cơm lên được 60 suất/ngày, lợi nhuận đạt trên 10 triệu đồng, trong khi trước đó chỉ có 30 suất/ngày và 5 triệu đồng tiền lời.”

Dịch vụ tốt là nguồn doanh thu lớn bởi dịch vụ tốt sẽ làm hài lòng những khách chơi hiện tại và thu hút thêm số lượng khách hàng đến tiệm Net.

Câu chuyện không còn chỉ đơn giản là ở khâu bán hàng phải thuận tiện mà còn đòi hỏi phải áp dụng chuẩn quy trình quản lý. Trước kia, khi chưa áp dụng phần mềm quản lý bán hàng MAYBANHANG.NET, tiệm Net Hoàng Long có 100 máy. Các game thủ gọi món trực tiếp qua chương trình chat giữa máy con và máy chủ. Sau đó, nhân viên thu ngân bán hàng ghi order ra giấy chuyển cho nhân viên phục vụ đưa xuống bếp, tiếp đó bộ phận bếp chế biến và mang lên cho khách. Công đoạn từ lúc khách gọi đồ ăn đến lúc nhận món ăn mất khá nhiều thời gian. Còn giờ đây, thu ngân ngồi trực tiếp ngay máy chủ, chỉ cần đăng nhập vào máy bán hàng của MAYBANHANG.NET, chọn đúng máy khách ngồi, nhấn in bếp, bếp sẽ chế biến món ăn và mang lên. Thu ngân chọn thanh toán, in hóa đơn và thu tiền của khách. Như vậy, tiết kiệm được thời gian di chuyển, việc doanh số và lợi nhuận tăng gấp đôi là điều tất yếu.

Quay trở lại câu chuyện, anh Phong gật gù rồi góp thêm:

- “Mình cũng được nghe nói đến tính năng in bếp và tăng hiệu suất bán hàng qua các phần mềm dành cho nhà hàng, café rồi.”

Chị Tú nhoẻn miệng cười và có chút đắc ý:

- “Không chỉ có tăng hiệu suất bán hàng, doanh số và lợi nhuận tăng theo, mình hoàn toàn có thể định lượng nguyên vật liệu cho từng món ăn ngay trên phần mềm nhằm tránh thất thoát bởi những lý do không đáng có. Trước đó, lợi nhuận phần tiền cơm mỗi tháng chỉ đạt 5 triệu đồng, mà từ khi dùng phần mềm MAYBANHANG.NET, lợi nhuận tăng gấp đôi, mà chi phí bên em bỏ ra mua nguyên vật liệu: thịt, cá… cũng đâu có khác gì lúc trước. Bên em quy định luôn: 1 kg gạo được bao nhiêu suất cơm hay 1 phần mì xào bò cần bao nhiêu gram thịt, như vậy sẽ tiết kiệm tối đa tiền mua sắm Nguyên Vật Liệu đầu vào. Chưa hết, áp dụng phần mềm, bên em có thể quản lý cả phần thẻ game. Chẳng hạn như bên em nhập về 10 triệu tiền thẻ, mỗi lần khách mua có thể bán 10k, 20k… Nói chung là tất cả các dịch vụ ăn uống, các hoạt động liên quan đến kho đều có thể quản lý rất mượt.”

Quy trình quản lý bán hàng chuẩn hơn nhờ áp dụng phần mềm giúp doanh số tăng gấp đôi

Anh Phong hỏi tiếp khi chạm đến vấn đề thất thoát – “nỗi đau” không chỉ của riêng anh mà còn của nhiều chủ cửa hàng khác:

- “Vậy, nếu nhân viên không nhập phần mềm thì sao, chị? Tức là đi chợ 2kg nhưng chỉ nhập vào phần mềm 1kg, hoặc bán cho khách mà không nhập vào phần mềm in hóa đơn?”

Chị Tú giải thích như một chuyên gia:

- “Mình có quản lý hết chứ. Bình thường, lúc trước bếp cứ nghe sao làm vậy, nhưng giờ thì phải có phiếu in bếp thì mới được làm mà, mình cũng phải kiểm tra các phiếu vào cuối ngày. Bên em chạy được mấy tháng rồi, riêng phần cơm từ 5 triệu đồng lên trên 10 triệu đồng là ổn định rồi. Nhờ áp dụng phần mềm, quy trình quản lý sát sao hơn nên nhân viên cũng làm chuẩn hơn trước. Cái em thấy tâm đắc nhất, ấy chính là mọi thứ thực sự rất dễ dàng và đơn giản, các con số minh bạch và thấy có lợi nhiều hơn. Hi hi. Mấy cái này, anh hỏi thêm các anh bên MAYBANHANG.NET nè, mấy ảnh là chuyên gia đó.”

Qua cuộc đối thoại giữa anh Phong và chị Tú, chúng tôi hiểu ra vấn đề anh phong đang lo lắng, chính là ở khâu quản lý nhân viên và kiểm soát thất thoát. Riêng câu hỏi của anh Phong, cá nhân tôi đã nghe và được đặt hỏi trực tiếp cũng khá nhiều. Tôi phân tích thêm:

- “Dạ, đúng là phần mềm mà không có người dùng thì cũng coi như bỏ đi ạ. Ví như máy bay mà không có người lái thì sẽ không thể bay đến đâu được. Cái hay là nếu dự kiến 8h bay từ TP. Hồ Chí Minh ra Hà Nội, mà 9h máy bay vẫn còn ở HCM là mình biết ngay sẽ có vấn đề và xử lý luôn. Nên nếu nhân viên không dùng phần mềm như quy trình đã đặt ra, là có vấn đề ở nhân viên. Hoặc như số liệu các tháng trước chuẩn, hôm nay nhìn nó lạ quá, doanh số quá thấp là anh có thể biết và khắc phục xử lý ngay.”

Anh Phong ngẫm nghĩ một lúc rồi xin số di động của chúng tôi để tiện khi nào setup phòng Net mới để tiện liên hệ và trao đổi kỹ hơn. Lúc này trời đã xế chiều, chị Tú quay trở lại công việc còn chúng tôi cũng xin phép ra về. Ra tới cửa, chị Tú dặn chúng tôi qua lắp đặt sớm phần mềm cho tiệm Net Hoàng Long 3 ở dưới Biên Hòa.

Một buổi chiều thật đẹp! Theo các bạn, kiểm soát tránh thất thoát dễ hay khó? Đây là vấn đề muôn thuở mà chỉ có người trong cuộc mới có thể cảm nhận và mong muốn tìm giải pháp phù hợp.