Phần lớn những cửa  hàng có số lượng khách hàng nhiều, việc quản lý một danh sách khách hàng hiệu quả thật sự là một vấn đề rất khó.

Khối lượng khách hàng lớn thì việc trùng tên khách hàng là không thể tránh khỏi, dẫn tới việc bán hàng lệch công nợ, xem báo cáo doanh số theo khách hàng không chính xác. Sau đây là một vài gợi ý để việc theo dõi khách hàng một cách khoa học.

1 Tạo mã khách hàng

- Khi nhập thông tin khách hàng vào phần mềm bạn nên bổ sung mã khách hàng. Vậy tại sao nên có thông tin mã khách hàng?

Với một cửa hàng thì việc có nhiều khách hàng trùng tên là điều không tránh khỏi. Do đó cần có mã để phân biệt những khách hàng trùng tên. Cách hay nhất là lấy chính số điện thoại của khách làm mã. Mỗi khách hàng thường có một số điện thoại và đảm bảo rằng số điện thoại này là duy nhất, nên bạn có thể dùng làm mã mà không lo bị trùng lặp.

- Khi đã tạo một khách hàng có mã, nếu bạn nhập lại mã đó thêm lần 2 hệ thống sẽ tự động hiểu là khách đã có và không cho nhập lần nữa.

2. Tạo mã khách hàng để theo dõi báo cáo công nợ chính xác

- Việc tạo mã giúp bạn quản lý công nợ chính xác từ bước bán hàng ghi nợ cho đến khi thu hết nợ của khách hàng.

Nếu theo dõi khách hàng bằng mã ngay từ bước đầu là bước bán hàng ghi nợ, bạn sẽ có thể quản lý công nợ của một khách hàng xuyên suốt quá trình từ khi khách hàng mua nợ đến khi trả hết nợ cho cửa hàng, mà không bao giờ nhầm lẫn một đồng nào, cụ thể:

Bước 1:  Khi bán nợ, bạn chỉ cần tạo hóa đơn và chọn khách hàng bằng cách tìm đúng mã khách hàng đó, công nợ đảm bảo sẽ không bao giờ bị lệch, còn khi bạn tạo hóa đơn và chỉ chọn tên khách hàng thôi thì xác suất bị nhầm lẫn giữa những khách hàng trùng tên là rất lớn => Dẫn tới sai lệch công nợ

Bước 2: Cũng tương tự như vậy tới bước thu nợ khách hàng: Khi thu nợ bạn đăng nhập vào trang quản lý và vào phần thu chi, vào phần thu nợ khách hàng, lúc này bạn chỉ cần bấm chọn khách hàng bằng cách tìm đúng mã, lập tức sẽ xuất hiện tổng công nợ của khách hàng đó trong suốt quá trình bạn bán hàng tới thời điểm tra cứu, bạn chỉ cần lập một phiếu thu nợ khách hàng là xong.

Nhìn vào hình ảnh thì bạn thấy, chỉ cần chọn đúng mã sẽ hiển thị đầy đủ tên khách hàng (1) và toàn bộ công nợ của KH như (2). Bạn chỉ cần nhập số tiền vào phần thanh toán (3) và bấm Lưu (5) là hoàn thành quá trình thu nợ chính xác.

3 Tạo mã khách hàng để xem báo cáo doanh số chính xác

- Không ít các cửa hàng đã tạo ra 2, 3 khách hàng trên phần mềm, trong khi 2,3 cái tên đó thực chất chỉ là một người. Việc này làm bạn gặp rắc rối và mất nhiều thời gian cho việc kiểm tra báo cáo doanh số.

Nếu bạn có số điện thoại của khách làm mã, thì khi kiểm tra báo cáo doanh số khách hàng chỉ cần gõ đúng mã sẽ hiển thị tên và đầy đủ chính xác báo cáo doanh số của khách hàng trong khoảng thời gian cần tìm kiếm.

4  Mã khách hàng cần thiết cho việc điều chỉnh công nợ khách hàng

Vì một lý do nào đó bạn muốn điều chỉnh lại công nợ khách hàng, lúc này việc điều chỉnh chỉ thực hiện được khi khách hàng đó đã được tạo mã từ trước.

- Nếu không có mã khi bạn điều chỉnh công nợ hệ thống sẽ hiểu bạn đang nhập công nợ của một khách hàng mới. Lúc này không những công nợ không được điều chỉnh mà còn xuất hiện thêm công nợ của một khách hàng  mới.

Trên đây là cách thức quản lý danh sách khách hàng khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, sẽ giúp các chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo chính xác và hiệu quả.

>>Xem thêm:

• - CÁCH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ
• - Giảm chi phí kinh doanh khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng- MIỄN PHÍ 14 NGÀY SỬ DỤNG