Chủ động tiếp cận khách hàng, giao dịch nhanh chóng, và cùng với nền tảng bùng nổ của internet hiện nay là lý do để các cửa hàng online ngày càng phát triển, đây cũng sẽ là xu hướng kinh doanh trong thời gian tới.
Khi quy mô kinh doanh online mở rộng, một mình chủ cửa hàng không thể kiêm nghiệm tất cả công việc, do đó cần xây dựng đội ngũ nhân sự làm việc theo quy trình để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Đối với một cửa hàng kinh doanh online, đội ngũ nhân sự sẽ gồm các vị trí quản lý, nhân viên sale, nhân viên marketing, kế toán, kho và vận chuyển.
Tùy vào quy mô mà các chủ cửa hàng có thể tối giản mô hình hoặc 1 người sẽ kiêm nghiệm nhiều vị trí khác nhau. Xây dựng quy trình làm việc của các bộ phận có thể đánh giá hiệu suất và hiệu quả kinh doanh rõ ràng nhất.
Với một shop quần áo online, chủ cửa hàng có thể kiêm nghiệm quản lý, bán hàng, marketing và kế toán. Tuy nhiên, với chuỗi cửa hàng thời trang thì chủ cửa hàng không thể kiêm nghiệm nhiều như vậy.
Đây là vị trí quan trọng nhất, thường thì trong các shop online chủ cửa hàng thường kiêm luôn vị trí quản lý, nhưng với chuỗi nhiều cửa hàng hoặc cửa hàng lớn có nhiều cổ đông sẽ có một hoặc nhiều quản lý.
Quản lý cửa hàng có trách nhiệm quản lý toàn bộ công việc kinh doanh của cửa hàng, tuyển dụng nhân sự, làm việc với nhà cung cấp để lên kế hoạch nhập hàng. Ngoài ra, quản lý cửa hàng phải báo tình hình hoạt động, doanh số với chủ cửa hàng.
Hiện nay, nhiều cửa hàng áp dụng phần mềm quản lý bán hàng vào quy trình hoạt động. Với tính năng báo cáo doanh số tự động qua điện thoại giúp chủ cửa hàng và người quản lý nắm bắt được doanh số của cửa hàng tại mọi thời điểm mà không cần đợi đến kỳ báo cáo.
Là những người trực tiếp tư vấn và bán hàng, chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng. Ngoài ra, nhân viên bán hàng còn thực hiện công việc chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Khách hàng được chăm sóc tốt sẽ quay trở lại mua hàng những lần sau và sẽ trở thành đại sứ thương hiệu cho chính cửa hàng bạn, do đó để tập trung vào khâu chăm sóc khách hàng, nhiều cửa hàng tách riêng một bộ phận chuyên chăm sóc khách hàng.
Nhân viên bán hàng sẽ làm tốt khi họ có động lực kiếm tiền và có kỹ năng tốt. Do đó để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng, chủ cửa hàng nên có chính sách khen thưởng cũng như các chương chính đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng cho nhân viên.
Ưu điểm của kênh bán hàng online là có thể chủ động tìm kiếm khách hàng, thay vì thụ động đợi khách hàng đến như bán hàng truyền thống. Và công việc của bộ phận marketing chính là tìm kiếm khách hàng thông qua các kênh online như SEO, Fanpage, Quảng cáo,…
Công việc của nhân viên marketing là lên kế hoạch marketing, triển khai các kênh marketing và thu thập thông tin của khách hàng. Hai yếu tố quan trọng là số khách hàng tiếp cận và thông tin của khách hàng. Số khách hàng tiếp cận và số khách hàng mua hàng của nhân viên sale là hai mục tiêu khác nhau.
Ví dụ một shop kinh doanh giày xuất khẩu đặt mục tiêu trong tháng là 200 triệu. Với mức trung bình 1 triệu/đôi thì shop cần bán cho khoảng 200 khách hàng online. Shop có tỷ lệ chuyển đổi là 1/3, tức là cứ trung bình 3 khách hàng biết đến sản phẩm thì có 1 khách hàng mua, do đó chỉ tiêu khách hàng tiếp cận trong tháng của nhân viên marketing là 600 khách hàng.
Bộ phận marketing có vai trò quan trọng trong bán hàng online, với những shop quy mô nhỏ và hạn chế về nguồn lực, chủ shop có thể thuê dịch vụ marketing bên ngoài.
Thông thường, chủ cửa hàng hoặc quản lý cửa hàng sẽ kiêm luôn vị trí kế toán, nhưng với những chuỗi cửa hàng lớn, hàng hóa nhiều, đơn hàng nhiều, sẽ cần 1 nhân viên kế toán để kiểm soát hàng hóa, doanh số, thu chi…
Để tiết kiệm chi phí nhân lực và chủ động hơn trong việc quản lý, đặc biệt là quản lý doanh số, các chủ cửa hàng hiện nay có xu hướng áp dụng phần mềm quản lý bán hàng. Với mỗi giao dịch bán hàng, doanh số, công nợ đều được tự động cập nhật, đồng thời hàng hóa cũng tự động được trừ tồn trong kho, các chủ cửa hàng hoàn toàn nắm bắt được số liệu nhanh chóng và chính xác.
Nhân viên kho và vận chuyển có trách nhiệm quản lý hàng hóa, vận chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng, kiểm soát thời hạn giao hàng. Chủ cửa hàng có thể thuê nhân viêc vận chuyển trong địa bàn hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển bưu điện.
Quy trình đặt hàng, thanh toán và vận chuyển nhanh chóng, thuận tiện cũng là yếu tố quan trọng trong kinh doanh online, các chủ shop nên đặc biệt quan tâm đến quy trình này.
>>Học hỏi thêm kinh nghiệm:
Đăng ký dùng thử 14 ngày miễn phí
