Bạn sắp mở cửa hàng, bạn mới mở cửa hàng, bạn đang kinh doanh tốt nhưng thật sự bạn đã biết ý nghĩa của những hóa đơn hàng ngày in cho khách là gì chưa ?
Trong suốt quá trình hỗ trợ, tư vấn, lắng nghe và chia sẻ cùng với gần 10.000 cửa hàng kinh doanh bán lẻ tôi rất muốn được chia sẻ về hiện trạng việc in hóa đơn bán lẻ tại các cửa hàng như sau:
+ Cửa hàng không in hóa đơn:
- Vì tiết kiệm chi phí không đầu tư máy in hóa đơn.
- Đã có máy in nhưng chủ cửa hàng và nhân viên không in hóa đơn cho khách lý do là khách hàng không cần, in nhiều tốn giấy, không phải là việc quan trọng.
- Ghi hóa đơn tay cho khách.
- Có máy in nhưng chỉ in khi cảm thấy thật sự cần hay có thống nhất in hóa đơn nhưng nhân viên thi thoảng quên, chủ cửa hàng không quan tâm nhiều.
+ Cửa hàng in hóa đơn:
- In hóa đơn đầy đủ và lưu lại nhưng không đưa cho khách hàng.
- In hóa đơn đầy đủ và nhân viên lưu lại bàn giao cùng doanh số cửa hàng khi kết ca.
- In hóa đơn cho khách và quản lý các hóa đơn đã in ra là một quy trình bắt buộc và rất quan trọng với cửa hàng.
Một điều đơn giản chắc hẳn hầu hết các bạn đều biết, hóa đơn chính là minh chứng cho việc cửa hàng bán đúng giá cho khách hàng và hạn chế những sai xót trong thanh toán cho khách hàng, hay nói cách khác hóa đơn chính là lời cam kết minh bạch của cửa hàng với khách hàng, chỉ bấy nhiêu thôi tôi nghĩ cũng đủ để xem xét nghiêm túc việc có nên in hóa đơn, nhưng không chỉ như vậy.
Tôi sẽ phân tích sâu hơn, việc in hóa đơn đúng cách ngoài ý nghĩa minh bạch thì còn là một công cụ quản lý chống thất thoát cực kỳ hiệu quả:
- Không in hóa đơn: nhân viên có thể vô tình hoặc đôi khi cố tình tính tiền sai cho khách hàng của bạn.
- Không in hóa đơn tạo điều kiện cho nhân viên gian dối cố tình không thực hiện thao tác bán hàng trên phần mềm, để thụt két khi bàn giao doanh số.
- In hóa đơn không đầy đủ, sẽ tạo điều kiện cho nhân viên gian dối khi có cơ hội sẽ không thực hiện thao tác bán hàng trên phần mềm, để thụt két khi bàn giao doanh số.
- Như vậy chỉ cần đảm bảo rằng tất cả khách hàng của bạn khi thanh toán đều nhận được hóa đơn thì bạn đã hạn chế thất thoát được 95% rồi đấy, tại sao lại như vậy?
- Khi các khách hàng của bạn đều nhận được hóa đơn thì đồng nghĩa với việc doanh số đã nằm trong phần mềm bán hàng của bạn và nhân viên sẽ phải bàn giao đúng với số tiền này, thụt két = 0
- Và quan trọng hơn chính khách hàng của bạn khi cầm hóa đơn sẽ là người giám sát nhân viên giúp bạn, và đặc biệt trong điều kiện này các nhân sẽ làm việc rất nghiêm túc và không còn ý nghĩ gian lận hay thụt két nữa.
Cách tốt nhất tôi rút ra và tư vấn cho nhiều khách hàng của mình đó là:
- In hóa đơn phải là 1 quy trình quản lý bắt buộc tại cửa hàng
- Chắc chắn rằng khách hàng phải nhận được hóa đơn khi thanh toán
- Hóa đơn sẽ được in ra 2 liên từ phần mềm bán hàng, 1 liên khách hàng giữ, 1 liên nhân viên giữ lại đến khi kết ca sẽ bàn giao cùng doanh số tiền mặt cho bộ phận quản lý cửa hàng. Tại sao lại nên in 2 liên và bàn giao hóa đơn cùng doanh số lúc kết ca?
Khi quy trình của bạn là kết ca có bàn giao hóa đơn cùng doanh số thì vô tình 1 điều là nhân viên phải in tất cả các hóa đơn cho khách thì mới có hóa đơn để bàn giao lúc kết ca. Điều đặc biệt ở đây các hóa đơn này chính là bằng chứng, vật chứng để khi xảy ra vấn đề về thất thoát hàng hóa hay tiền bạc thì nhân viên không thể chối cãi. Chính điều này sẽ giúp cho nhân viên của bạn không còn ý nghĩ gian lận trong đầu nữa và tập trung hơn vào công việc.
Ngoài ra nếu bạn thường xuyên không có ở cửa hàng, tôi cũng muốn chia sẻ thêm một vài kinh nghiệm để giám sát việc in hóa đơn một cách nghiêm túc mà các chuỗi cửa hàng thường xuyên áp dụng:
- Làm quy trình in hóa đơn thật nghiêm túc với nhân viên của bạn, nhân viên nào làm sai tức là dấu hiệu không rõ ràng, dấu hiệu gian lận.
- Sử dụng camera giám sát, để theo dõi việc in và đưa hóa đơn cho khách hàng, lưu ý các hoạt động bất thường xảy ra.
- Có thể đặt các biển báo thật nổi bật ngay quầy thanh toán để khách hàng giám sát nhân viên giúp bạn:
+ “ Vui lòng kiểm tra lại hóa đơn là giúp ích cho cửa hàng hoạt động hiệu quả hơn”.
+ “Hãy gọi về số hotline nếu không nhận được hóa đơn khi thanh toán, bạn sẽ nhận được phiếu quà tặng tương đương hóa đơn này”.
Khi áp dụng các biện pháp trên nếu phát hiện nhân viên của bạn thường xuyên xảy dấu hiệu bất thường, không làm đúng thao tác và quy trình đã đề ra, khả năng là nhân viên đã có dấu hiệu gian lận rồi đó, hãy rà soát lại toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên và hàng hóa tại cửa hàng và xem xét nghiêm túc hơn về vấn đề tuyển dụng và nhân sự của bạn.
Chắc hẳn tới đây bạn đã hiểu phần nào về ý nghĩa của việc in hóa đơn rồi đúng không? Đó chính là cách quản lý chống thất thoát đơn giản mà cực kỳ hiệu quả mà bạn có thể đã bỏ qua đó.
Chúc cửa hàng của bạn luôn buôn bán thành công và quản lý hiệu quả.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 14 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG