Hiện nay hầu hết các cửa hàng đều hoạt động từ 12 đến 14 tiếng một ngày, vì vậy để bán hàng hiệu quả thì việc phân chia phiên bán hàng là rất cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu này, phần mềm MAYBANHANG.NET đã hỗ trợ tính năng “kết phiên” để giúp các chủ cửa hàng thuận tiện hơn trong việc quản lý doanh số theo phiên bán hàng.
Mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm bán hàng một phiên trong ngày, các chủ cửa hàng sẽ thường xuyên đối chiếu doanh số kết phiên trong ca với doanh số bán hàng theo nhân viên ở trên trang http://quanly.maybanhang.net (Phần doanh số kết phiên là phần báo cáo ứng dụng cài đặt trên máy tính, phần doanh số bán hàng theo nhân viên là phần báo cáo trên trang Web quản lý). Tuy nhiên có những lúc bạn thấy doanh số kết phiên lệch so với doanh số bán hàng theo nhân viên, sau đây là 4 lý do làm cho 2 số liệu này không khớp nhau, các chủ cửa hàng có thể lưu ý để kiểm tra khi gặp trường hợp này.
Đã có những khách hàng phản ánh với chúng tôi rằng: “Tại sao doanh số của tôi bán từ sáng tới giờ lại ít hơn so với doanh số kết phiên?”.
Nguyên nhân là do ngày hôm trước cửa hàng đã quên kết phiên, điều này làm cho phiên bán hàng hôm nay sẽ bao gồm cả doanh số của ngày hôm trước. Hoặc hôm trước bạn đã kết phiên rồi nhưng vì lý do nào đó lại bật phần mềm và tạo thêm hóa đơn sau đó thoát phần mềm mà không kết phiên. Việc này đồng nghĩa rằng phiên bán hàng của bạn được bắt đầu từ khi mở lại phần mềm và doanh số kết phiên sẽ bao gồm cả những hóa đơn được tạo thêm ở cuối ngày hôm trước.
Bạn cần lưu ý trước khi bắt đầu một phiên mới thì phiên bán hàng trước phải được kết phiên hết.
Phần mềm sẽ lên doanh số vào ngày giờ mà máy tính đã cài đặt. Vì một lý do nào đó mà ngày giờ của máy tính bị sai thì doanh số sẽ lên vào ngày sai và điều tất nhiên là khi bạn tra cứu doanh số theo ngày hôm nay sẽ không thấy. Tuy nhiên, khi kết phiên vẫn sẽ hiển thị đầy đủ doanh số bán được trong phiên.Trường hợp này bạn cần tìm lại những hóa đơn đã bán rồi sửa về đúng ngày thực tế.
Đôi lúc vì hóa đơn bị sai và bạn lên trang http://quanly.maybanhang.net để xóa hoặc sửa hóa đơn đó. Điều này làm thay đổi doanh số so với ban đầu tuy nhiên ở phần kết phiên không cập nhật những thay đổi này mà vẫn giữ nguyên các số liệu cũ.
Bạn cần lưu lại những thao tác xóa sửa để cuối phiên bán hàng đối chiếu lại với phần doanh số kết phiên.
Cửa hàng bạn phân chia mỗi ngày ít nhất là 2 phiên bán hàng và không phải hóa đơn nào tạo ra cũng được thanh toán luôn trong phiên đó. Nhất là đối với mô hình nhà hàng, quán café, bạn sẽ thường xuyên gặp tình trạng khách vào và chọn món ở thời điểm phiên trước nhưng họ có thể ngồi ăn uống trò chuyện tới tận phiên sau mới thanh toán, lúc này hóa đơn đó sẽ được tính vào doanh số kết phiên cho ca sau nhưng lại lên doanh số cho nhân viên ca trước. Điều này làm cho 2 số liệu doanh số ở 2 nơi của bạn bị lệch.
Các chủ cửa hàng cần kiểm tra tổng giá trị của các hóa đơn tạo phiên trước nhưng thanh toán phiên sau để đối chiếu với phần chênh lệch giữa 2 số liệu.
Trên đây là 4 trường hợp thường xảy ra với các cửa hàng dùng tính năng kết phiên, khi biết được các trường hợp này thì bạn sẽ nhanh chóng tìm được ra nguyên nhân lệch doanh số mà không phải đặt câu hỏi thắc mắc tại sao.
Trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng- MIỄN PHÍ 14 NGÀY SỬ DỤNG