Đối với mỗi chủ cửa hàng, việc đầu tư vào phần mềm bán hàng luôn cần một sự cân nhắc đúng đắn. Việc xác định sai nhu cầu, chọn sai phần mềm đôi khi dẫn đến việc quản lý bán hàng không những không được như mong đợi mà còn làm cho công việc quản lý bán hàng tệ đi, hiệu suất bán hàng giảm và bạn còn phải đau đầu hơn để giải quyết những sai sót không đáng có đó. Theo dõi ngay 5 bước đơn giản dưới đây để lựa chọn đúng phần mềm bán hàng cho mình nhé

Bước 1: Xác định nhu cầu của cửa hàng

Trong bước này, bạn cần xác định tất cả các tính năng, nhu cầu và dịch vụ mà bạn muốn sử dụng để quản lý cửa hàng của bạn – bạn có cần quy trình kiểm tra không, có nhu cầu quản lý hàng tồn kho hay quản lý quan hệ  khách hàng hay không? Bạn cần phải xác định rõ nhất những nhu cầu mình cần, bây giờ bạn có thể giấy bút và liệt kê nó ra ngay.

Bạn đã có một phần mềm quản lý bán hàng trước đó và đang suy nghĩ nâng cấp phần mềm? Xác định các tính năng còn thiếu trong hệ thống quản lý hiện tại của bạn và lưu ý tất cả những vấn đề mà bạn đang gặp phải để biết được liệu rằng sau khi nâng cấp lên bạn có thực sự giải quyết tốt vấn đề hay không, hãy liên hệ trực tiếp với nhân viên tư vấn để biết rõ nhất.

Nhìn vào bất cứ thay đổi hiệu quả nào mà bạn có thể làm. Có những nhu cầu quan trọng trong kinh doanh của bạn cũng cần được đơn giản hóa? Bạn nên ghi lại tất cả. Điều đó là tốt nhất để có thể trao đổi với nhân viên. Tuy nhiên, nâng cấp phần mềm có thể giúp bạn nâng cao năng suất và hiệu quả trong đội ngũ nhân viên đồng thời tang hiệu suất kinh doanh của cửa hàng nếu bạn thực sự áp dụng tốt nó vào công việc kinh doanh

Bước 2: Nghiên cứu các thiết bị phần cứng cần thiết

Phần cứng là máy in, đầu đọc mã vạch, máy in mã vạch,… Phần cứng là những công cụ cấp thiết và quan trọng trong việc sử dụng phần mềm và vận hành hoạt động của cửa hàng. Giám sát nhân viên vận hành phần mềm thông qua những thiết bị phần cứng đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả cho cửa hàng. Phần cứng cần tích hợp với những thiết bị bạn đang sử dụng như máy tính, ipad, máy tính bảng android…Bạn cần lên danh mục những thiết bị cần có và số lượng phù hợp của mỗi loại.

Trong trường hợp bạn đã có sẵn các thiết bị phần cứng hãy kiểm tra lại thương hiệu và đặc tính của máy để tham khảo xem nó có tích hợp được với các hệ thống phần mềm khác không để tận dụng.

Bước 3: Đề ra mức ngân sách cho việc mua hệ thống phần mềm

Chi phí của mỗi một hệ thống phần mềm là khác nhau tùy thuộc  vào quy mô của cửa hàng  (số lượng nhân viên, khách hàng, sản phẩm, điểm bán hàng.vv) và các vấn đề mà cửa hàng cần. Nói chung, với những phần mềm offline truyền thống thì bạn sẽ mất khoảng từ  3 triệu đến 8 triệu đồng.

Giá cho các phần mềm online dựa trên đám mây hiện đại phục vụ sự di chuyển của chủ cửa hàng ở bất cứ nới nào thì giá từ  49.000 - 99.000 mỗi tháng tùy thuộc mà quy mô và nhu cầu của cửa hàng.

Việc lựa chọn giữa một phần mềm offline trả tiền một lần và mất phí nâng cấp định kỳ phụ thuộc vào bản chất và tài chính của doanh nghiệp bạn. Đóng tiền một lần có thể giúp bạn tránh tình trạng thanh toán định kỳ nhưng thường sẽ đòi hỏi những hợp đồng thời gian và nó sẽ không được linh hoạt trong việc hỗ trợ các vấn đề của cửa hàng hoặc phải trả phí để được hỗ trợ. Mặt khác, lựa chọn một phần mềm thanh toán định kỳ giúp bạn việc quản lý cửa hàng có thể mở rộng hơn, có thể được nâng cấp, hạ cấp hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào, làm nó lý tưởng hơn cho các cửa hàng mới thành lập và thay đổi liên tục.

Bước 4: Nhận định và so sánh các hệ thống phần mềm

Nghiên cứu về các hệ thống phần mềm hiện có. Đây là việc mà bạn cần phải tham khảo dựa trên những kinh nghiệm của những người kinh doanh cùng mô hình. Họ có kinh nghiệm trọng việc vận hành cửa hàng và có thể đã sử dụng qua rất nhiều phần mềm để tìm được một phần mềm phù hợp và tối ưu hóa việc quản lý kinh doanh vì thế nhận được những chia sẻ và kinh nghiệm từ những người kinh doanh cùng mô hình là vô cùng có ích cho bạn.

Thực hiện việc tìm kiếm phần mềm trên các trang web của các nhà cung cấp phần mềm bán hàng khác nhau. Sau đó gọi cho nhà cung cấp phần mềm mà bạn lựa chọn để họ có thể hỗ trợ bạn tìm hiểu về phần mềm và các dịch vụ mà họ cung cấp. Với một phần mềm online thì dịch vụ chăm sóc sau khách hàng là điều cực kỳ quan trọng.

Bước 5: Dùng thử phần mềm

Tất cả những điều mà bạn được giới thiệu hoặc đọc thông tin trên các trang web bạn cần hiện thực bằng việc trải nghiệm những tính năng của phần mềm đó. Cách đơn giản nhất là bạn yêu cầu nhà cung cấp phần mềm cung cấp cho bạn một tài khoản dung thử  miễn phí. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều cho khách hàng dung thử phần mềm của họ miễn phí, vì vậy bạn nên tận dụng để tìm hiểu kỹ về phần mềm bạn định sử dụng.

Kiểm tra tốc độ, chức năng và sự thân thiện của các giải pháp của từng phần mềm. Cũng cần phải suy nghĩ về việc làm thế nào để chuyển đổi từ phần mềm cũ sang một phần mềm mới. Làm thế nào để quá trình chuyển dữ liệu về khách hàng và sản phẩm, nhà cung cấp.vv sang để làm việc? Hỏi kinh nghiệm từ các nhà kinh doanh cùng ngành hoặc yêu cầu chính nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

Trên đây là 5 bước mà chúng tôi muốn gửi tới bạn, hy vọng rằng với 5 bước đơn giản trên đây sẽ giúp bạn có được sự lựa chọn chính xác và phù hợp nhất với mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!

7Trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng- MIỄN PHÍ 7 NGÀY SỬ DỤNG