“Nếu một việc xấu CÓ THỂ xảy ra, nó CHẮC CHẮN SẼ xảy ra!” - Định luật Murphy.

Người ta hay nói những điều xấu thường cùng xảy ra vào thời điểm tồi tệ nhất có thể. Một khách hàng của chúng tôi từng gặp vấn đề với nhà cung cấp cafe vào thời điểm giáp Tết, và tin tốt là họ đã dự trữ sẵn nguyên liệu đủ để kinh doanh cafe cho đến hết mùa nghỉ lễ đó. Còn bạn, kế hoạch dự trù khẩn cấp cho quán của bạn là gì?

Vẫn là khách hàng trên - chia sẻ rằng có một lần cả máy pha cafe, lò nướng và tủ lạnh tại quán của họ bị hỏng cùng một lúc vì cháy nổ đường dây điện, và nó diễn ra đúng vào dịp cuối tuần đông khách. Trong quá khứ, chỉ cần một trong ba vấn đề trên cũng đã có thể khiến chủ quán xoắn xuýt cả lên. Nhưng đáng ngạc nhiên là mặc dù cả ba vấn đề cùng xảy ra và khiến nhân viên trong cửa hàng trở nên lo lắng, họ lại hầu như không bị sụt giảm chút doanh thu nào vào thời điểm đó cả. Tất cả đều nhờ có những kế hoạch B được vạch sẵn.

Xem thêm: Hiểu rõ rủi ro khi quản lý chi phí mở quán cafe

Từ những chia sẻ đó, chúng tôi nhận ra rằng việc có một kế hoạch dự phòng cho những điểm mấu chốt khi kinh doanh cafe thực sự rất quan trọng. Có thể nó sẽ không giúp quán của bạn phát triển nhanh hơn, nhưng chắc chắn nó sẽ giữ bạn tránh xa sự thất bại.

Vì vậy, dưới đây là những chia sẻ mà tôi nghĩ rằng bạn nên biết để giảm thiểu tổn thất có thể xảy ra bởi bất kỳ sự cố nào trong việc kinh doanh cafe.

1. Máy pha cafe bị hỏng

Khi bạn đang bán cafe và máy pha cafe quyết định “nghỉ phép” đột xuất, làm gì cho ngầu bây giờ?

Đơn giản thôi, hãy phục vụ cafe phin truyền thống cho khách. Quán của bạn nên có sẵn một số loại phin hoặc giấy lọc cafe cho những lúc thế này. Cafe bột thì khá đơn giản, bạn có thể tìm mua ngay lập tức từ các nhà cung cấp hay thậm chí là trong siêu thị. Với phương án này, bạn có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng về cafein theo cách hơi khác một chút mà thôi.

Nếu bạn đề xuất một mức giá đặc biệt hoặc tặng kèm vài chiếc bánh quy miễn phí nữa thì thật tuyệt. Hầu hết khách hàng sẽ chấp nhận chuyện đó như là một phần may mắn cho bữa cafe của họ.

Vậy nếu máy pha cafe của bạn phải sửa chữa trong nhiều ngày? Hãy thử phương pháp cafe pha lạnh. Tin tôi đi, thậm chí bạn có thể kinh doanh cafe như thường ngay cả khi cái máy cafe bị hỏng hẳn. Thật đấy!

Tóm lại, bạn luôn cần có những dự trù cho trường hợp liên quan mật thiết đến việc sản xuất đồ uống tại quán. Nó tốt hơn nhiều so với việc đặt bảng thông báo KHÔNG CÓ CAFE và để khách hàng ghé qua cửa hàng đối thủ đúng không?

Xem thêm: Cafe pha lạnh - vì sao có lợi nhuận tốt hơn khi kinh doanh cafe?

2. Máy rửa ly bị hỏng

Các loại máy rửa ly đang ngày càng phổ biến trong các quán cafe nhờ thao tác nhanh chóng và tiết kiệm không gian của quán. Nhưng nếu một ngày nọ chiếc máy này đình công, cửa hàng của bạn có thể nhanh chóng bị tràn ngập bởi ly và cốc bẩn.

Dĩ nhiên là lúc này bạn cần tách riêng một nhân viên tại quán để chịu trách nhiệm xử lý sạch sẽ đám ly bẩn này rồi. Tuy vậy, có một điều đơn giản khác bạn có thể làm là chỉ phục vụ với loại ly mang đi. Mặc dù điều này sẽ khiến chi phí của cửa hàng tăng lên cũng như không thân thiện với môi trường, nhưng nó sẽ giúp bạn giải vây trong thời gian máy rửa ly được sửa chữa. Dù sao đi nữa, hãy luôn nhớ đừng lạm dụng các loại ly sử dụng một lần nhé.

3. Lò nướng bị hỏng

Nếu quán của bạn thường xuyên dùng lò nướng để hâm nóng thức ăn và đồ uống, việc lò bị hư có thể sẽ khiến doanh thu của quán bị giảm sút vì không phục vụ được các món ăn. Lúc này, việc có sẵn một menu “dã chiến” khác sẽ giúp bạn vượt qua khó khăn.

Xem thêm: 6 ý tưởng để lãi lớn khi kinh doanh quán cafe

Dĩ nhiên các món bánh và thức ăn nguội sẽ được ưu tiên rồi. Tuy vậy, đừng bỏ qua những món nóng nếu bạn vẫn có thể phục vụ, nhất là vào mùa thu đông đang tới gần. Các biện pháp hâm nóng và chế biến món ăn thay thế như dùng chảo khô và lò nướng mini là ý kiến không tồi chút nào. Món bánh mì sandwich với lò nướng mini chưa bao giờ lỗi thời với thời gian phục vụ cực kỳ nhanh.

Riêng món bánh ngọt, bạn nên nhanh chóng đặt mua từ các tiệm bánh lân cận để phục vụ khách hàng có nhu cầu. Mặc dù có thể chi phí không tốt như khi chế biến tại quán, nhưng dù sao điều đó vẫn tốt hơn việc khách hàng tìm đến các quán cạnh tranh lân cận đúng không?

4. Máy tính và phần mềm bán hàng bị hỏng

Máy tính có cài sẵn phần mềm bán hàng tại quán bị hỏng ư? Đừng hoảng hốt! Một chiếc máy tính mini, một cuốn sổ tay và một cây bút để ghi chép doanh thu sẽ đủ thôi.

Tuy vậy, trong thời đại công nghệ số này, bạn luôn có những lựa chọn tiện lợi và năng suất hơn nhiều. Việc có thể chạy trên nhiều loại thiết bị hầu như đã là chuẩn mực cho mọi phần mềm bán hàng hiện nay. Lấy ví dụ với phần mềm quản lý quán cafe MAYBANHANG.NET của chúng tôi, bạn có thể cài đặt lên hầu như mọi thiết bị trong quán, từ máy tính cho đến iPad hay điện thoại, chỉ cần đăng nhập và mọi thao tác bán hàng sẽ luôn trơn tru. Đơn giản hơn việc sử dụng giấy bút nhiều đúng không?

Xem thêm: Cách quán cafe nhỏ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

5. Tủ lạnh bị hỏng

Đây thực tế lại là trường hợp dễ đối phó nhất. Kể cả vì lý do mất điện hay tủ bị hỏng, việc đóng kín cửa tủ sẽ khiến thực phẩm bên trọng được bảo quản trong một vài giờ tiếp theo. Tuy vậy, việc thay đổi thực đơn ít món hơn và hạn chế dư thừa khi chế biến đồ uống sẽ giúp cửa hàng tạm thời không gặp quá nhiều khó khăn khi tủ lạnh bị hỏng. Nếu quán có tủ kính để trưng bày các loại bánh ngọt, bạn có thể cân nhắc đưa một vài nguyên liệu cần bảo quản vào một góc tủ để đảm bảo chất lượng cũng là một ý hay đấy.

Và một điều quan trọng nhất, đó là bạn cần chắc chắn rằng mọi người đều biết phải làm gì khi có sự cố xảy ra tại quán. Vị trí các thiết bị, phương án cần thực hiện và thông báo cần thiết gửi tới khách hàng là những điều phải được nắm rõ. Như vậy, bạn và cộng sự sẽ có thể giữ cho khách hàng luôn hài lòng và công việc kinh doanh cafe luôn suôn sẻ đấy. Đừng quên tham khảo phần mềm quản lý quán cafe của chúng tôi để cửa hàng luôn hoạt động trơn tru và hiệu quả nhé!

DÙNG THỬ 14 NGÀY MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE