Mở và quản lý quán cafe không phải là việc dành cho mọi người. Rất nhiều bạn trẻ mong muốn có một quán cafe vừa tạo ra nhiều lợi nhuận, vừa có dịch vụ tốt khiến khách hàng hài lòng. Chỉ có gần một nửa trong số họ thành công, phần lớn mọi người chỉ đạt được 1 trong 2 tiêu chí, số còn lại thường sẽ đóng cửa sau một thời gian ngắn.

Xem thêm: Những lý do khiến bạn thất bại khi mở quán cafe

Thực tế, đạt được mục tiêu trên không quá khó. Bằng cách làm cho quán cafe của bạn hoạt động hiệu quả hơn, bạn có thể tăng lợi nhuận của quán trong khi vẫn cho phép nhân viên tập trung nhiều hơn vào việc làm hài lòng các khách hàng. Vậy làm thế nào để một quán cafe có đông khách mà nhân viên vẫn có thời gian quan tâm tới từng khách? Thuê nhiều nhân viên hơn chăng? Không, điều đó chỉ làm tăng chi phí và thêm vấn đề cho quán mà thôi. Phương án đúng đắn ở đây là bạn cần tối ưu khâu quản lý quán cafe thật mượt mà.

1. 1. Giảm thời gian cho khâu đầu vào

Việc kiểm kho và đặt hàng lại nguyên vật liệu là quá trình ngốn rất nhiều thời gian và công sức của bạn lẫn nhân viên. Thay vì đứng ở vị trí bị động, bạn nên xem lại các hoá đơn trong quá khứ để biết tần suất bạn nhập nguyên liệu như hạt cafe, đường, siro và ly cốc, sau đó sử dụng dữ liệu này để tạo sẵn lịch đặt hàng trong tương lai. Bằng cách này, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn cho việc kiểm kê và lấp đầy kho, do đó có thể rảnh tay cho những việc quan trọng hơn.

Ngoài ra, bằng cách phân tích lịch sử đặt hàng, bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách giảm tần suất mua các nguyên vật liệu ít sử dụng, thay vào đó tập trung vào các sản phẩm được sử dụng nhiều hơn với số lượng lớn hơn và chiết khấu cao hơn từ nhà cung cấp.

Trong trường hợp này, sẽ thật đơn giản nếu quán cafe của bạn có một phần mềm quản lý bán hàng và quản lý kho. Vài cái nhấp chuột là bạn sẽ có toàn bộ số liệu rồi!

Xem thêm: Thế nào là một phần mềm quản lý quán cafe?

2. 2. Lập kế hoạch hợp lý cho mọi nhân viên

Khung cảnh quen thuộc ở các quán cafe thường là nhân viên í ới gọi món, chỉ trỏ nhau phục vụ nước hay dọn bàn, trong khi sẽ phải thay phiên nhau pha chế. Thay vào đó, quán cafe của bạn có thể lập ra một thời gian biểu cụ thể cho từng nhân viên. Ví dụ một nhân viên sẽ phải đứng quầy gọi món trong khung giờ nào, dọn nhà vệ sinh vào thứ mấy và để ý bãi xe vào thời gian nào chẳng hạn.

Bạn cũng có thể ứng dụng các phần mềm tạo lịch làm việc trên điện thoại, giúp nhân viên tra cứu dễ dàng cũng như tiết kiệm thời gian theo dõi của bạn. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp việc quản lý quán cafe trở trên trơn tru và hiệu quả.

3. 3. Cho phép nhân viên dễ dàng đổi ca

Có nhiều việc quan trọng để bạn làm hơn là nghe điện thoại và đồng ý việc nhân viên xin đổi ca đột xuất. Thay vì phải quản lý những thứ nhỏ nhặt này, bạn nên trao quyền cho nhân viên để tự thoả thuận thay đổi ca làm việc với những người khác.

Xem thêm: Quản lý nhân viên quán cafe thế nào cho tốt?

Dĩ nhiên, mọi sự thay đổi cần có báo cáo để bạn có thể quản lý vào cuối ngày. Tính năng quản lý nhân viên theo ca đều đã xuất hiện trên nhiều phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe, do đó việc cân nhắc trang bị chúng cho quán của bạn cũng không tồi chút nào.

4. 4. Tối ưu hóa việc trưng bày món của quán

Tác dụng của khâu này chính là tối đa hoá lợi nhuận tại quán cafe của bạn. Việc bạn đang bán những sản phẩm nào có tác động rất lớn đến số tiền bạn kiếm được. Ví dụ: bạn sẽ chỉ kiếm được vài chục nghìn đồng mỗi khi bạn bán một túi cafe hạt, nhưng khi bạn biến chúng thành đồ uống thành phẩm thì biên độ lợi nhuận của bạn sẽ tăng theo cấp số nhân. Và dưới đây là một số cách để bạn tối đa hoá tỷ suất lợi nhuận cho quán cafe:

● Hạn chế các đồ uống có tỷ suất lợi nhuận thấp trong tầm mắt khách hàng.

● Tạo ra một bảng tiếp thị riêng cho các thức uống đặc biệt và cao cấp của quán.

● Chèn thêm các dấu hiệu thể hiện sự độc đáo hoặc sáng tạo trên những món có biên độ lợi nhuận cao như espresso hoặc americano.

Kiếm được nhiều tiền hơn trên mỗi thức uống tức là bạn đã tối đa hoá lợi nhuận của mình trên mỗi túi cafe hạt mà bạn mua đấy. Đừng bỏ qua mẹo này!

Xem thêm: Gặp khó khăn để tăng lợi nhuận cho quán cafe của bạn?

5. 5. Ưu tiên các hình thức tiếp thị trực tuyến hơn

Việc tiếp thị cửa hàng của bạn trực tuyến có thể khá tốn thời gian ban đầu, nhưng bạn có thể giảm thời gian đó bằng cách sử dụng một số loại quảng cáo tự động, và nó sẽ còn giảm nữa sau khi bạn đã quen thuộc với công cụ này.

Nhiều quán cafe tạo ra một thông điệp mới trên Facebook cho một thức uống nhất định trong mỗi tuần, và có ưu đãi đặc biệt chỉ với thức uống đó. Đừng nhầm việc này sẽ đi ngược lại quá trình tối đa hoá lợi nhuận ở trên! Việc bạn tiếp thị một ly macchiato có thể sẽ thu hút được nhiều khách hàng khác tới quán cafe của bạn, dù họ chẳng uống macchiato đâu nhé.

Với cách này, bạn có thể cắt giảm chi phí tiếp thị truyền thống, và tiết kiệm được thời gian trong khi tiếp cận với nhiều người hơn.

6. 6. Đầu tư vào công nghệ

Hệ thống POS (Point of Sale - Thiết bị bán hàng) sẽ cực hiệu quả trong mô hình kinh doanh cafe. Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn cập nhật và theo dõi hàng tồn kho. Bạn có thể tiết kiệm tới 10% chi phí vận hành và quản lý quán cafe chỉ đơn giản với việc giảm trộm cắp, lỗi đặt nhầm món cho khách hàng và cắt giảm thời gian bán hàng.

Tuy vậy, không phải hệ thống POS nào cũng có thể sử dụng. Bạn cần chú ý tới 3 yếu tố sau:

● Phần mềm quản lý bán hàng phải liên kết được với nhiều thiết bị, để bạn có thể phát triển thêm quán cafe trong tương lai.

● Cập nhật đầy đủ các thông tin như đơn hàng đã đặt, nguyên vật liệu còn trong kho và ngày giờ nhân viên nhập xuất đơn hàng.

● Dễ sử dụng và truy cập cho cả bạn và nhân viên. Tốt nhất là phần mềm có thể báo cáo được doanh số trên điện thoại và chạy được trên nhiều dạng thiết bị cảm ứng.

Xem thêm: Quản lý quán cafe toàn diện với phần mềm

Với 6 phương án ở trên, tôi tin là bạn có thể giúp quán cafe của mình hoạt động hiệu quả hơn, giúp cắt giảm chi phí và tăng biên độ lợi nhuận tại quán. Và hơn hết, bằng cách tiết kiệm thời gian cho nhân viên của mình, bạn có thể đảm bảo rằng họ sẵn sàng để quan tâm nhiều hơn đến khách hàng, khiến họ hài lòng và quay trở lại nhiều hơn nữa. Nghĩ đến những lợi ích đó, tại sao bạn không tìm hiểu một sản phẩm phần mềm bán hàng tối ưu xem thế nào nhỉ?

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ 14 NGÀY MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE