Để mở được một quán cafe là điều không hề dễ dàng, bạn đã phải tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để đầu tư. Sau ngày khai trương, bạn bỗng phát hiện ra vẫn có nhiều nỗi trăn trở khác, một trong số đó chính là vấn đề thất thoát.
Việc thất thoát ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của bạn. Thất thoát nguyên vật liệu, hàng hóa sẽ làm tăng chi phí đầu vào. Thất thoát tiền bạc sẽ làm giảm doanh thu đầu ra, khiến lợi nhuận của bạn bị ảnh hưởng đáng kể. Hơn nữa, những thất thoát này sẽ làm sai lệch các báo cáo bán hàng, khiến bạn hình dung sai về hiệu quả kinh doanh của quán. Điều này dẫn đến nhiều suy nghĩ tiêu cực, thậm chí có nhiều người đã từ giã giấc mộng kinh doanh chỉ sau 1-2 tháng khai trương.
Trên thực tế, không phải chủ quán nào cũng có thể dành cả ngày ở quán để kiểm soát thất thoát. Hôm nay, MAYBANHANG.NET sẽ cùng bạn tìm hiểu các bước để khắc phục thất thoát trong quán cafe một cách hiệu quả nhất. Trong mỗi bước, bạn sẽ “bắt gặp” những nguyên nhân dẫn đến thất thoát mà trước giờ bạn đã vô tình bỏ qua.
3 bước để đảm bảo không bao giờ thất thoát nguyên liệu, hàng hóa
♦ Bước 1: Định lượng công thức pha chế
Không kiểm soát được nguyên vật liệu là một trong những vấn đề phổ biến của các quán cafe. Nguyên nhân chủ yếu là do các chủ quán không thực hiện triệt để ngay từ đầu. Sau một thời gian kinh doanh, họ nhận ra cửa hàng đang có thất thoát nguyên vật liệu nhưng ở mức độ chấp nhận được. Vậy nên đa số chủ quán chọn cách vẫn thả lỏng nguyên vật liệu vì sợ phải thay đổi nhiều thứ ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của quán.
Thế nhưng, nếu bạn nghĩ xa hơn thì sẽ nhận thấy được tác hại của việc thất thoát nguyên vật liệu không chỉ dừng lại ở việc tăng chi phí đầu vào. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới cảm nhận của khách hàng về chất lượng thức uống. Hôm qua, thức uống ngon. Hôm nay, thức uống lại nhạt vị hơn, thậm chí cảm thấy như rất ít cafe mà chỉ toàn là đá. Nếu là bạn, bạn có tiếp tục quay lại quán không? Quán của bạn đã mất uy tín rồi đấy.
Ngay từ hôm nay, bạn cần làm việc lại với nhân viên pha chế để định lượng chính xác nguyên vật liệu, công thức pha chế cho từng món. Điều này không tốn nhiều thời gian nhưng sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ.
♦ Bước 2: Đảm bảo rằng nhân viên của bạn pha chế tốt
Khi đã định lượng công thức pha chế rõ ràng, bạn đã thành công bước đầu. Sau đó, bạn cần phải đảm bảo rằng nhân viên của mình pha chế đúng theo định lượng đó. Nếu không, công sức bạn bỏ ra để định lượng nguyên vật liệu sẽ trở nên vô nghĩa.
Để đảm bảo nhân viên pha chế đúng công thức, bạn cần tuyển dụng và đào tạo nhân viên kỹ lưỡng. Bên cạnh đó, chính sách đãi ngộ hợp lý cũng cần được đưa ra để có thể thu hút nhân sự pha chế tốt và tránh trường hợp nhân viên làm được 1-2 tháng rồi xin nghỉ. Vì khi ấy, bạn lại tốn công sức đào tạo cho nhân viên mới và mất thêm một thời gian để họ chuẩn hóa kỹ năng pha chế của mình.
♦ Bước 3: Không để cho nhân viên pha chế có cơ hội gian lận
Bạn đã làm tốt việc tạo công thức và đào tạo nhân viên pha chế thành công. Bạn đang yên tâm và rất tự hào về điều đó. Bạn thoải mái hơn trong khâu quản lý vì bạn tin chắc rằng mọi thứ đều đang đi đúng quy trình. Thế nhưng lỡ nhân viên trước mặt bạn thì làm việc nghiêm túc nhưng khi không có bạn ở quán thì nghĩ ra đủ mọi cách để lách luật thì sao?
Chắc chắn rằng bạn không có nhiều thời gian để tính toán bằng sổ sách hay excel vào cuối mỗi ngày xem đã bán được những món này thì dùng hết bao nhiêu nguyên vật liệu. Điều này dẫn đến việc cứ một tuần hoặc một tháng thì mới kiểm tra một lần. Khi ấy, nhân viên bạn sẽ có đủ mọi loại lý do để giải thích vì sao nguyên vật liệu lại bị thất thoát. Thậm chí những thức uống đóng chai cũng có thể bị thất thoát vì hàng chục lý do nghe có vẻ hợp lý.
Những gì bạn cần lúc này là một phần mềm giúp bạn quản lý nguyên vật liệu và hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng. Phần mềm quản lý quán cafe của MAYBANHANG.NET sẽ giúp bạn định lượng nguyên vật liệu dễ dàng. Mỗi khi một món nước được bán ra, phần mềm sẽ tự động trừ ngay lập tức các nguyên vật liệu cấu thành món đó. Nếu đó là nước đóng chai, phần mềm sẽ tự động trừ tồn kho của món đó. Cuối ngày, bạn chỉ cần 1 cú click chuột sẽ thấy ngay báo cáo tồn kho và tồn nguyên vật liệu hoàn toàn chính xác. Sau đó, bạn chỉ cần so sánh với báo cáo kiểm kho thực tế tại cửa hàng để đối chiếu. Nếu sai sót vượt mức có thể chấp nhận, hôm sau, nhân viên pha chế sẽ phải trình bày lý do ngay với bạn. Điều này sẽ tập cho nhân viên tác phong làm việc nghiêm túc và có trách nhiệm. Bạn cũng dễ dàng theo sát và nắm được tình hình kinh doanh của quán.
Chúc mừng bạn đã giải quyết được một trong hai vấn đề nhức nhối nhất của các chủ quán cafe.
2 bước để đảm bảo không bao giờ thất thoát tiền bạc
♦ Bước 1: Nâng cao tính cẩn thận, kỹ lưỡng của nhân viên thu ngân
Nhân viên thu ngân thường xem đây chỉ là công việc tạm thời, nếu chỗ nào có lương và môi trường tốt hơn thì sẽ chuyển việc. Trường hợp thu ngân là sinh viên làm part-time, sau khi ra trường, chắc chắn họ cũng tìm một công việc tốt hơn và đúng với chuyên ngành đã học. Chính vì thế nên mức độ thay đổi nhân viên thu ngân ở các quán cafe khá thường xuyên. Cứ mỗi lần nhân viên mới vào làm việc, bạn lại phải lo lắng sợ nhân viên thối tiền dư hoặc quên thu tiền vào những giờ cao điểm. Thậm chí còn có trường hợp nhân viên loay hoay đi tới đi lui rồi làm rớt tiền ở đâu đó.
Để dẹp tan những nỗi lo này, bạn cần làm bài bản những việc sau:
- Ký hợp đồng lao động có thời hạn ít nhất 1 năm, chế độ lương phù hợp và nêu rõ điều khoản nhân viên muốn nghỉ việc phải báo trước 30-45 ngày.
- Đào tạo nhân viên cẩn thận, phân công việc rõ ràng, nhân viên thu ngân phải luôn túc trực ở quầy để thu tiền và thao tác trên phần mềm, không kiêm nhiệm các công việc khác.
- Bố trí nhân viên thu ngân tăng ca vào giờ cao điểm. Trường hợp quán thường xuyên đông khách, bắt buộc phải theo quy trình bài bản. Nhân viên phục vụ đến từng bàn để ghi order, sau đó đưa về quầy thu ngân để chọn món trên phần mềm quản lý quán cafe.
- Sử dụng két đựng tiền tự động mở khi in hóa đơn để quản lý tiền bạc một cách cẩn thận. Hầu hết các quán cafe, cửa hàng tạp hóa, siêu thị đều sử dụng loại két này.
♦ Bước 2: Không để nhân viên có cơ hội gian lận tiền bạc
Vào giờ cao điểm, quán quá đông khách sẽ rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên gian lận tiền bạc. Khi vắng mặt chủ quán, nhân viên có thể thông đồng với nhau để bán hàng, thu tiền và bỏ túi riêng. Không chỉ ở nhân viên thu ngân, nhân viên order cũng có thể gian lận. Họ có thể thu tiền khách nhưng không đưa lại thu ngân hoặc lén bỏ túi tiền thừa.
Không cần camera giám sát, bạn vẫn hoàn toàn yên tâm rằng nhân viên không có cơ hội gian lận tiền bạc nếu làm bài bản những việc sau:
- Tổ chức quy trình thanh toán rõ ràng: Bạn chỉ cần treo tại quán câu khẩu hiệu “Quý khách sẽ được miễn phí nếu không nhận được hóa đơn”. Khi ấy, thu ngân sẽ bắt buộc phải in hóa đơn cho khách. Một khi in hóa đơn, doanh thu sẽ cập nhật ngay lập tức trên phần mềm và báo về điện thoại cho bạn. Bạn cũng cần lưu ý phải in hóa đơn 2 liên, 1 liên đưa cho khách, 1 liên nhân viên thu ngân luôn để trên bàn, khi nào nhân viên phục vụ đưa lại tiền đầy đủ thì mới hủy liên đó.
- Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe có phân quyền nhân viên rõ ràng: Nhân viên thu ngân chỉ được quyền chọn món, xóa sửa món trước khi in tạm tính. Sau khi tin tạm tính, nhân viên muốn chỉnh sửa thì phải gọi quản lý đến để nhập mật khẩu. Đặc biệt, cả nhân viên lẫn quản lý đều không được xóa hóa đơn đã bán. Trường hợp lỡ in ra hóa đơn sai thì phải ghi chú riêng và giải trình với chủ quán.
- Có những chương trình đánh giá nhân viên định kỳ: Những nhân viên làm tốt sẽ được thưởng xứng đáng để đảm bảo nhân viên luôn làm việc đúng quy trình mà bạn đã đặt ra.
Chúc mừng bạn đã giải quyết được luôn cả hai bài toán khó mà bất cứ chủ quán cafe nào cũng gặp phải. Nếu bạn đã quyết định phải áp dụng phần mềm càng sớm càng tốt, hãy nhấn vào đây để trải nghiệm miễn phí 14 ngày phần mềm quản lý quán cafe tuyệt vời từ MAYBANHANG.NET. Chúng tôi cam kết cung cấp giải pháp tốt nhất và luôn đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.