Ngày nay, hầu hết các siêu thị, nhà sách, cửa hàng bán lẻ đều đã áp dụng mã vạch để dễ dàng quản lý kho và tăng tốc độ thanh toán của thu ngân. Chắc chắn bạn từng có suy nghĩ rằng cửa hàng của mình nên dùng mã vạch. Nhưng không lâu sau, ý tưởng đó lại bị dập tắt vì bạn không rành về máy tính và cũng chẳng biết nên đặt mã vạch thế nào để quản lý hiệu quả.

Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đặt mã vạch đơn giản và dễ sử dụng nhất.

Xem thêm: Tại sao mã vạch giúp tiết kiệm 80% chi phí đào tạo nhân viên?

1. Mã hoá nhóm sản phẩm

Hãy dành 1-2 ký tự đầu tiên của mã vạch để mã hoá nhóm sản phẩm. Bạn có thể dùng số hay chữ đều được.

2. Mã hoá tên sản phẩm

Tương tự, bạn dùng 1-2 ký tự tiếp theo để mã hoá chính xác tên sản phẩm.

3. Mã hoá kiểu dáng, tính chất

Sau tên sản phẩm, 1-2 ký tự tiếp theo là sự lựa chọn lý tưởng để mã hoá kiểu dáng, tính chất sản phẩm.

4. Mã hoá kích thước

Nếu sản phẩm có nhiều kích thước, hãy dành 1-3 ký tự tiếp theo để diễn tả nó. Thông thường, người ta sẽ dùng S (nhỏ), M (vừa), L (lớn). Trong thời trang, bạn có thể dùng thêm các ký hiệu khác như XL, XXL hoặc các con số để chỉ size sản phẩm. 

Nếu sản phẩm không có sự khác biệt về kích thước, bạn có thể bỏ qua bước này.

5. Mã hoá màu sắc

Về màu sắc, người ta thường dùng 2 ký tự theo tên gọi màu bằng tiếng Anh để mã hoá chúng (nếu có). Nếu bạn và nhân viên bán hàng không rành tiếng Anh, bạn có thể thay thế bằng tiếng Việt hoặc các con số do mình tự quy ước.

Nếu sản phẩm không có sự khác biệt về màu sắc, bạn có thể bỏ qua bước này.

6. Mã hoá nhà cung cấp

Nếu cần mã hoá nhà cung cấp để tính chiết khấu hoặc để thanh toán công nợ cho họ, hãy thêm 1-2 ký tự vào mã vạch.

Nếu không cần thiết phải phân loại nhà cung cấp, bạn có thể bỏ qua bước này.

7. Mã hoá thời gian (ngày sản xuất/hạn sử dụng)

Trường hợp này hiếm khi xảy ra, thường chỉ áp dụng hạn sử dụng cho thực phẩm và năm xuất bản của sách. Bạn có thể dùng 2-6 ký tự để mã hoá ngày, tháng, năm hoặc mã lô hàng để dễ dàng quản lý.

8. Hãy đơn giản hoá mã vạch để quản lý kho hiệu quả

Sau các ví dụ trên, chắc chắn bạn đã nắm rõ cách đặt mã vạch sao cho dễ hiểu nhất. Mỗi sản phẩm sẽ có rất nhiều yếu tố có thể đưa vào mã vạch. Tuy nhiên, để tránh việc không thể nhớ nổi mã vạch sản phẩm, bạn cần chọn lọc những thuộc tính tiêu biểu nhất.

Bạn hoàn toàn có thể loại bỏ các thuộc tính ít quan trọng để có được những mã vạch ngắn gọn, dễ thuộc mà vẫn đảm bảo sẽ giúp bạn quản lý kho hiệu quả. Những chỗ in đỏ trong hình bên dưới là các thuộc tính không quan trọng:

Xem thêm: Ra mắt máy in mã vạch mới, hiện đại và siêu tiết kiệm

Hiện nay, để áp dụng mã vạch cho cửa hàng, bạn chỉ cần đăng ký sử dụng các phần mềm quản lý kho trên thị trường. MAYBANHANG.NET là một trong những phần mềm quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay, giúp bạn quản lý chính xác tất cả thao tác nhập, xuất, chuyển, kiểm kho bằng công nghệ mã vạch hiện đại.

Tại Việt Nam, đã có hơn 8.000 doanh nghiệp đăng ký sử dụng giải pháp quản lý kho của chúng tôi. Đây là phần mềm phù hợp với từng loại hình kinh doanh như doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ gia đình, cửa hàng bán lẻ, shop thời trang,... với mức phí trung bình chỉ 99.000đ/tháng.