Trong 4 năm qua, có dịp tiếp xúc, làm việc với hơn 2.000 chủ cửa hàng ở mô hình bán lẻ cũng như cafe, nhà hàng, tôi chợt nhận ra rằng người Việt mình còn tạo nhiều sơ hở để nhân viên gian lận quá. Các vấn đề cơ bản mà ở nước ngoài người ta đã làm rất tốt như trang bị camera, sử dụng két đựng tiền chuyên dụng, phân quyền chặt chẽ cho nhân viên hay đơn giản như việc bắt buộc thu ngân phải in hoá đơn chính là mấu chốt để loại bỏ triệt để tình trạng thụt két.

Xem thêm: Tại sao cần sắm két đựng tiền cho quầy thu ngân?

Đừng bao giờ nghĩ lợi nhuận ổn định thì không cần quan tâm đến thất thoát. In hoá đơn không phải là khoản chi vô ích, trái lại, nó sẽ giúp bạn hạn chế 95% thất thoát và gia tăng gấp đôi doanh số bán hàng. Ở góc nhìn của người tiêu dùng, việc nhận hoá đơn cũng giúp họ đảm bảo rằng mình không bị thu ngân qua mặt. Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ đề cập tới những lợi ích của việc in hoá đơn mà nhiều chủ cửa hàng vẫn chưa nhận thức hết được.

1. Thẩm mỹ, chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian

Trước tiên, một tờ hoá đơn in bằng máy chắc chắn sẽ đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn việc viết hoá đơn bằng tay với dòng chữ nguệch ngoạc. Đồng thời, thao tác in hoá đơn chỉ mất 1 giây để bấm máy, giúp tiết kiệm tối đa thời gian thanh toán của thu ngân và hạn chế nhiều sai sót không đáng có như tính tổng tiền sai, thối tiền nhầm.

2. Khách hàng yên tâm, tin tưởng vào giá cả của cửa hàng

Hóa đơn chính là lời cam kết minh bạch của cửa hàng với khách. Khi chi tiền, ai cũng muốn mình mua đúng giá, không bị chủ cửa hàng hoặc nhân viên nói thách. Nếu không có hoá đơn hoặc ghi hoá đơn bằng tay, khách hàng sẽ phản cảm nếu phát hiện ra cùng một sản phẩm nhưng lại có giá khác nhau vào mỗi lần ghé mua.

Nếu hoá đơn có tên sản phẩm và giá cả được in ra rõ ràng, chính xác từ phần mềm quản lý bán hàng có quản lý tem mã vạch, chắc chắn khách hàng sẽ tin tưởng 100% rằng mình đã không bị hớ khi chi tiền. Từ đó, họ sẽ thường xuyên quay lại cửa hàng của bạn hơn những nơi ghi hoá đơn bằng tay.

Xem thêm: Tại sao mã vạch giúp tiết kiệm 80% chi phí đào tạo nhân viên?

3. Không tạo sơ hở cho nhân viên gian lận

Bạn có đảm bảo rằng nhân viên mà mình mới tuyển vào vài ngày trước là một người trung thực không? Có thể họ chưa bao giờ gian lận, nhưng nếu bạn tạo nhiều sơ hở trong khâu quản lý thì "lửa gần rơm lâu ngày cũng bén", nhân viên sẽ lén lút làm điều xấu sau lưng bạn: Tính tiền sai cho khách, thu tiền nhưng không nhập lên phần mềm, giảm giá cho người thân,...

Nếu tiến hành in hoá đơn, mọi chuyện sẽ khác. Mỗi lần hoá đơn được in ra, doanh thu sẽ được cập nhật ngay lập tức và tồn kho được trừ đi tương ứng trên phần mềm quản lý bán hàng, số tiền nhân viên có thể thụt két chắc chắn sẽ bằng 0.

4. Khách hàng thay mặt chủ cửa hàng giám sát nhân viên

Để chắc chắn rằng nhân viên luôn phải in hoá đơn, bạn chỉ cần làm tấm bảng hiệu lớn đặt ở quầy thu ngân "Quý khách sẽ được miễn phí và tặng thêm 100% giá trị đơn hàng nếu không nhận được hoá đơn hoặc nhân viên thu sai số tiền trên hoá đơn". Khi ấy, khách hàng sẽ thay mặt bạn giám sát nhân viên, đảm bảo nhân viên luôn làm đúng luật.

Ngồi ở nhà hoặc bất cứ đâu, bạn hoàn toàn nắm được những thay đổi về doanh thu, tồn kho ngay trên điện thoại. Chỉ cần số liệu thực tế lệch với trên phần mềm một chút thôi, bạn đã hoàn toàn có cơ sở để quy trách nhiệm cho nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc cứ bắt buộc in hoá đơn thì nhân viên chẳng có đường nào để gian lận.

Xem thêm: Cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả với 5 bước đơn giản

5. Bạn cần làm gì để quản lý tốt việc in hoá đơn?

Chỉ với vài điều trên thôi tôi nghĩ cũng đủ để bạn xem xét nghiêm túc việc có nên in hóa đơn hay không. Sau khi nhận thức được tầm quan trọng của việc in hoá đơn, chắc chắn bạn cần áp dụng quy trình này thật chỉn chu cho cửa hàng của mình. Hãy huấn luyện nhân viên kỹ lưỡng để đảm bảo họ không lơ đãng đến mức quên in hoá đơn, đồng thời, trang bị ngay tấm bảng nhắc nhở khách kiểm tra hoá đơn khi mua hàng.

Trong giai đoạn đầu triển khai, chắc chắn cả bạn và nhân viên sẽ còn bỡ ngỡ, đôi lúc xảy ra sai sót. Vì thế, bạn cần phải thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở để nhân viên xem việc in hoá đơn như một thói quen. Hãy đảm bảo rằng những trường hợp sau đây không còn xuất hiện tại cửa hàng nữa:

- Chỉ in hoá đơn khi cảm thấy thật sự cần.

- Nhân viên thi thoảng quên in, chủ cửa hàng cũng không quan tâm nhiều.

- In hóa đơn đầy đủ nhưng quên đưa cho khách hàng.

Lưu ý, nếu nhân viên nào thường xuyên mắc lỗi khi in hoá đơn, chắc chắn họ đã có dấu hiệu gian lận. Hãy giám sát thật chặt nhân viên đó, kết hợp với camera để bắt tại trận nếu họ thụt két.

In hoá đơn chính là bí quyết chống thất thoát hoàn hảo mà hơn 85.000 chủ cửa hàng trên toàn quốc đang áp dụng. Hãy là người tiếp theo trải nghiệm và thành công. Để có thể in hoá đơn, chắc chắn bạn cần sự trợ giúp của phần mềm quản lý bán hàng. Chúng tôi gửi tặng bạn 14 ngày dùng miễn phí phần mềm ưu việt nhất hiện nay với đầy đủ tính năng quản lý kho và doanh thu cho mọi loại hình cửa hàng. Đăng ký ngay!