Có quá nhiều nghiệp vụ phức tạp tồn tại trong mô hình đại lý, nhà phân phối, một trong nguyên nhân chính là do số lượng hàng hóa cực kỳ khổng lồ và chuyển đổi liên tục. Tuy vậy, đa số các đại lý hiện nay vẫn còn sử dụng phương pháp truyền thống nên hậu quả mà họ gặp phải nhiều nhất là thất thoát hàng hóa, không quản lý được công nợ, thu chi và xuất nhập kho.

Và phần mềm quản lý bán hàng dành cho nhà phân phối ra đời nhằm giải quyết những bài toán khó phát sinh trong quá trình hoạt động của loại hình đại lý, nhà phân phối.

1. Báo cáo tự động

Để có thể giúp nhà phân phối quản lý rõ ràng đến từng chi tiết, có 40 đầu mục báo cáo khác được thiết kế riêng chỉ để phục vụ nhu cầu này, sau đây là một số loại báo cáo tiêu biểu.

♦ Báo cáo doanh số

Bạn có thể nắm bắt hiệu quả kinh doanh tại cửa hàng thông qua hệ thống các báo cáo như: báo cáo doanh số chi tiết theo ngày, tổng hợp theo ngày, theo hóa đơn, theo hàng hóa, theo khách hàng.

♦ Báo cáo đặt hàng

Để theo dõi các đơn đặt hàng, bạn có thể tìm kiếm trong danh mục báo cáo đặt hàng, theo hóa đơn, theo hàng hóa, theo nguyên liệu hay chi tiết theo hàng hóa. Thêm nữa, bạn cũng có thể xem báo cáo đặt hàng theo chi tiết của từng khách hàng, nhóm khách hàng, theo dõi đặt hàng của từng nhân viên, tên hàng hóa, mã hàng hóa, nguồn cung ứng.

♦ Báo cáo lợi nhuận

Các thông số về đầu vào, đầu ra đã được cập nhật trên phần mềm từ trước.Từ báo cáo lợi nhuận, bạn có thể nắm bắt được lợi nhuận mà cửa hàng thu được một cách chính xác và đầy đủ.

♦ Báo cáo kho

Báo cáo kho bao gồm: báo cáo hàng tồn kho, xuất nhập tồn, hủy hàng, xuất kho, chuyển kho nội bộ. Từ các báo cáo này giúp bạn biết được số lượng hàng hóa chính xác trong kho, chủ động giải phóng hàng tồn, chủ động xuất nhập hàng, chủ động quay vòng vốn lưu động và hạn chế tối đa thất thoát.

♦ Báo cáo nhập hàng

Để có thể kiểm soát số lượng hàng hóa nhập vào, bạn có thể theo dõi báo cáo nhập theo hàng hóa hoặc báo cáo nhập tổng hợp theo nhà cung cấp.

♦ Báo cáo thu chi

Qua Báo cáo thu chi, bạn có thể theo dõi tổng hợp tình hình thu chi của cửa hàng theo các giao dịch như: Thanh toán tiền nhập hàng, trả nợ nhà cung cấp, khách hàng thanh toán tiền mặt, các khoản thu chi khác theo thời gian.

♦ Tra cứu hóa đơn

Danh mục Tra cứu hóa đơn giúp bạn tra cứu chi tiết mọi loại hóa đơn cũng như tra cứu lịch sử các hóa đơn.

2. Quản lý công nợ

Có hai loại công nợ: Công nợ nhà cung cấp và công nợ khách hàng.

Theo cách làm truyền thống, để quản lý tốt công nợ, sau khi bán hàng phải giữ lại hóa đơn và nhập vào sổ sách hoặc lưu lại bằng excel. Nhưng quá trình rà soát lại công nợ gặp nhiều khó khăn, bởi vì lượng khách hàng của đại lý - nhà phân phối rất nhiều, tích lũy theo thời gian, chỉ cần 3-4 tháng việc rà soát càng thêm khó khăn, kèm theo đó chỉ cần hóa đơn bị mất trong quá trình bảo quản sẽ làm cho bạn càng khó rà soát công nợ hơn.

Báo cáo công nợ

Số hóa toàn bộ số liệu, công nợ sẽ được hệ thống ghi nhận tự động. Ngoài ra, tính năng nhắc nợ sẽ là một trợ thủ đắc lực trong việc thu hồi nợ, bằng cách in số tiền nợ lên hóa đơn khi khách mua hàng, khách sẽ biết họ đang nợ bạn bao nhiêu tiền, bạn có thể vừa bán hàng vừa nhắc nhở khách trả nợ.

Danh mục Báo cáo công nợ thống kê đầy đủ từng công nợ từ chi tiết đến tổng hợp cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp theo hướng dễ quản lý và dễ tìm kiếm. Bạn cũng có thể dễ dàng kiểm tra được lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, sản phẩm,…của từng khách hàng, từng nhà cung cấp.

3. Quản lý kho

"Kho" nỗi sợ hãi của mọi nhà phân phối, với ma trận nhập; xuất; trả hàng; tồn kho; chuyển kho làm cho hàng hóa trở nên lẫn lộn, không kiểm soát được và khó truy xuất. Với các phân mục được phân chia rõ ràng để quản lý hiệu quả.

♦ Trả hàng nhà cung cấp

♦ Nhập hàng tồn đầu kỳ

♦ Xuất kho

♦ Nhập kho

Bạn có thể nhập kho để nhận lại hàng hóa đã xuất kho lúc trước. Chức năng nhập kho giúp bạn kiểm soát được vấn đề này, xem lại các phiếu nhập kho một cách dễ dàng.

♦ Hủy hàng

Khi hàng hóa của bạn bị hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng, bạn cần hủy hàng hóa để có thể quản lý hàng tồn một cách chính xác.

♦ Cân chỉnh số lượng tồn

Cân chỉnh số lượng tồn (Kiểm kho) là quá trình kiểm tra và đối chiếu số lượng tồn của hàng hóa trên phần mềm so với số lượng tồn thực tế. Từ đó điều chỉnh số lượng tồn của hàng hóa trên phần mềm về khớp với thực tế khi có sự chênh lệch.

♦ Chuyển kho nội bộ

Chuyển kho nội bộ giúp bạn luân chuyển hàng hóa giữa các kho (khi có nhiều kho) tùy theo tình hình ở cửa hàng.

♦ In mã vạch

Là danh mục mà tại đây phần mềm giúp bạn mã hóa các mã sản phẩm và xuất file Barcode. Bạn có thể sử dụng file Barcode này để in và gán tem mã vạch cho sản phẩm.

4. Thu chi

Bất kể bạn nhập hàng đầu kỳ nợ tiền nhà cung cấp hay cho người mua nợ lại tiền hàng, hệ thống sẽ ghi nhận tự động và tự thống kê chi tiết bạn đang nợ tiền nhà cung cấp nào, số tiền là bao nhiêu, nợ vào thời gian nào và đối với các khoản bạn cho người mua hàng nợ cũng tương tự.

5. Đơn hàng

Các đơn hàng sẽ được hiển thị khi có khách đặt hàng. Tính năng này đáp ứng nhu cầu cho loại hình đại lý - nhà phân phối có phát sinh nhu cầu khách hàng đặt hàng sau đó mới thanh toán.

6. Hóa đơn

Danh mục Hóa đơn giúp bạn có thể theo dõi thông tin chi tiết của từng hóa đơn cũng như tra cứu lịch sử các hóa đơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện trả hàng nếu như cấu hình cửa hàng cho khách hàng trả lại

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 14 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG