Dù có một số cảnh báo về chất lượng, trà sữa vẫn luôn là thức uống được giới trẻ và nhân viên văn phòng ưa thích suốt nhiều năm qua. Kinh doanh trà sữa thành công sẽ mang lại lợi nhuận cao, nhưng đạt được điều đó không thật sự dễ. Tại Việt Nam, có hàng ngàn quán trà sữa ra đời và không ít trong số đó đóng cửa chỉ sau 3 tháng. Phần lớn các thất bại khi mở quán trà sữa liên quan đến việc không có một qui trình bán hàng và quản lý quán hiệu quả. Khi đó những vấn đề sau sẽ liên tục phát sinh:

• ♦ Nhân viên nói còn bàn nhưng vào lại kín hết bàn.
  ♦ Khách vào sau lại được mang món ra trước.
  ♦ Nhân viên không nhớ khách nào ngồi ở bàn nào nên mang món ra nhầm bàn.
  ♦ Khách dặn trà sữa ít đá, ít đường mà nhân viên vẫn để lượng đá, đường như bình thường.
  ♦ Cùng là trà sữa mà mỗi ngày một vị khác nhau.
• ♦ Khi tính tiền phải chờ nhân viên tính bằng tay, có khi bị sai số tiền.
• • ♦ Nhân viên gian lận, doanh thu bị thất thoát.

Là chủ quán, làm thế nào để quán của bạn khắc phục dễ dàng những vấn đề trên?

Xem thêm: Bí quyết kiếm lời khủng của trà sữa GONG CHA

1. CHUẨN HÓA QUY TRÌNH BÁN HÀNG

1. « Dễ dàng nắm được số lượng bàn trống

Nhân viên dễ dàng nắm được bàn nào trống để báo cho khách với phần mềm quản lý quán trà sữa. Bàn có khách sẽ màu đỏ, bàn trống màu xám.

« Order nhanh bằng menu điện tử

Chỉ với một chiếc máy tính bảng trên tay, bạn có thể order cho khách nhanh chóng ngay tại bàn, giúp quy trình phục vụ trở nên chuyên nghiệp và tiện lợi hơn. Khách sẽ nhìn được đầy đủ hình ảnh các thức uống, vì thế, việc chọn món sẽ nhanh hơn. Ngoài ra, nhân viên sẽ đỡ tốn thời gian chạy đi chạy lại để chuyển phiếu order, nhờ vậy có thể tập trung vào việc phục vụ khách.

Nếu quán của bạn theo mô hình thanh toán trước, nhân viên thu ngân kiêm luôn order, bạn nên trang bị cho quầy thu ngân một màn hình cảm ứng để tăng tốc độ phục vụ. Khách hàng nhìn vào màn hình phụ sẽ dễ dàng thấy được hình ảnh, giá tiền các món mình đã gọi. Đồng thời, thiết bị còn giúp bạn giới thiệu các món mới, các chương trình khuyến mãi và tích hợp sẵn đầu đọc thẻ để tích điểm cho khách.

« Tăng tốc độ pha chế, dễ dàng ghi chú cho từng thức uống, phục vụ đúng thứ tự

Nếu khách ngồi tại quán để thưởng thức, bạn pha chế chậm một chút cũng không sao. Nếu quán theo mô hình take away, tốc độ pha chế và thứ tự phục vụ ảnh hưởng rất lớn tới doanh thu của bạn. Khi dùng phần mềm quản lý quán trà sữa, chỉ với 1 nút “in bếp”, lập tức ở quầy pha chế sẽ in ra đầy đủ thông tin thức uống cần làm. Khách nào gọi trước sẽ được in phiếu ra trước, nhân viên chỉ cần pha chế đúng theo thứ tự.

Nếu quầy pha chế kế bên quầy order, bạn không cần in bếp. Thay vào đó, bạn chỉ cần in tem để dán thẳng lên ly trà sữa. Trên tem sẽ có đầy đủ tên thức uống, số thứ tự. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép ghi chú riêng cho từng món (ít đá, không đá, ít đường,...) để phục vụ nhu cầu đa dạng của từng khách hàng.

« In tạm tính để khách kiểm tra trước khi thanh toán

Nếu bạn theo mô hình thanh toán sau, khách hàng sẽ yên tâm hơn vì được kiểm tra lại các món đã gọi trước khi tính tiền. Nếu quán áp dụng phụ thu khi thuê phòng riêng để tổ chức sự kiện, thu ngân chỉ cần tùy chọn % phụ thu. Phần mềm sẽ tự động tính tổng số tiền với độ chính xác tuyệt đối. Sau khi in tạm tính, thu ngân nếu muốn giảm số lượng món thì phải được quản lý đồng ý để tránh gian lận. Quản lý và thu ngân đều chỉ được thực hiện các thao tác theo phân quyền của chủ quán.

« Loại bỏ thất thoát chỉ với thao tác in hóa đơn

Thật đấy! Khi in hóa đơn, doanh thu sẽ lập tức được cập nhật lên phần mềm, tồn kho nguyên liệu lập tức trừ xuống. Cuối ngày, bạn chỉ cần đối chiếu xem số tiền trong két đựng tiền có khớp với trên phần mềm quản lý quán trà sữa hay không. Để chắc chắn nhân viên luôn phải in hóa đơn, bạn chỉ cần đặt câu khẩu hiệu “Nếu không nhận được hóa đơn, quý khách vui lòng liên hệ (số điện thoại của bạn) để được miễn phí 100%” ở những nơi dễ thấy nhất trong quán. Ngoài ra, ở các quán trà sữa có nhiều lầu, để chắc chắn nhân viên thu ngân không bị phục vụ qua mắt, thu tiền khách nhưng không đưa lại thu ngân, bạn chỉ cần bật tính năng cho in hóa đơn 2 liên. Khi đó, 1 liên sẽ được đưa cho khách, 1 liên thu ngân để trên bàn cho tới khi nhận đủ tiền từ phục vụ thì mới hủy hoặc cất đi.

Nếu quán có nhiều tầng, bạn cũng có thể để các tầng hoạt động độc lập. Khi đó nhân viên chịu trách nhiệm order và thu tiền tại tầng của mình. Ngoài máy tính bảng, bạn nên trang bị thêm cho nhân viên một chiếc máy in bluetooth gọn nhẹ, có thể đeo trên người để in tạm tính và in hóa đơn trực tiếp cho khách. Đó chính là bộ đôi hoàn hảo để tạo nên một quầy thanh toán lưu động.

« Linh động áp dụng khuyến mãi, tích điểm để thu hút và giữ chân khách hàng

Đối tượng các quán trà sữa thường là học sinh, sinh viên nên rất cần có chương trình khuyến mãi hấp dẫn hoặc áp dụng tích điểm để tăng doanh thu và giữ chân khách hàng trung thành. Với phần mềm quản lý quán trà sữa, bạn sẽ dễ dàng áp dụng tự động các chương trình khuyến mãi đa dạng, phong phú. Phần mềm sẽ tự động giảm giá phù hợp với chương trình khuyến mãi. Đồng thời, việc tích điểm khi thanh toán cũng trở nên quá dễ dàng. Bạn chỉ cần phát cho khách một chiếc thẻ tích điểm, mã số thẻ tương ứng với mã khách hàng trên phần mềm. Mỗi khi khách thanh toán, chỉ cần đưa thẻ để nhân viên thu ngân quét, lập tức điểm sẽ được tích và sử dụng trong những lần mua sau.

« Việc bán hàng không bao giờ gián đoạn ngay cả khi không có mạng

Không ngừng ứng dụng công nghệ hiện đại để hoàn thiện phần mềm, MAYBANHANG.NET tự hào là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam ra mắt tính năng bán hàng ngay cả khi không có kết nối mạng. Với tính năng này, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm rằng quá trình thanh toán tại quán không bao giờ bị gián đoạn. Ngoài ra, đối với các quán order trước, phần mềm còn hỗ trợ tính năng "tạm dừng" dành cho trường hợp nhóm khách đông order lâu quá. Với nút tạm dừng, bạn vẫn tiếp tục order cho khách sau nhưng vẫn bảo lưu những món của khách trước.

2. TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ

2. « Quản lý chính xác nguyên liệu sử dụng trong ngày

Khi đã thành thạo cách pha các loại trà sữa và cách làm các loại thạch phổ biến, bạn sẽ dễ dàng định lượng nguyên liệu cho từng loại thức uống. Khi một món bất kỳ được bán ra, phần mềm sẽ ngay lập tức trừ tồn nguyên liệu của món đó. Cuối ngày, nhân viên chỉ cần kiểm tra, đối chiếu số liệu trên phần mềm và trên thực tế. Nếu sai sót vượt mức có thể chấp nhận, nhân viên sẽ phải giải trình với bạn.

« Quản lý chính xác doanh số theo thời gian thực

Tất cả hóa đơn, doanh số, lợi nhuận liên tục được cập nhật lên phần mềm. Từ điện thoại hay máy tính, bạn sẽ dễ dàng theo dõi mọi diễn biến tại quán. Những biểu đồ về doanh thu, lợi nhuận, mặt hàng bán chạy, nhân viên bán tốt là cơ sở đáng tin cậy để bạn phân tích và định hướng hoạt động trong tương lai của quán.

« Quản lý chính xác từ A tới Z dù bạn không ở quán

Bạn không cần tốn nhiều thời gian gọi điện, nhắn tin hỏi nhân viên về tình hình bán hàng nữa. Chỉ cần một chiếc điện thoại tích hợp ứng dụng EzMobile, bạn sẽ dễ dàng quản lý từ xa mọi hoạt động của quán. Tất cả hóa đơn, doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, công nợ đều được cập nhật liên tục. Dù đang ở nhà hay đang đi du lịch, cả quán trà sữa luôn nằm trọn trong tay bạn.

« Quản lý chính xác tình hình kinh doanh của chuỗi cửa hàng

Khi sở hữu một chuỗi cửa hàng trà sữa, chắc chắn bạn sẽ không thể có mặt cùng lúc tại các cửa hàng. Nhiều chủ quán luôn rơi vào tâm lý đứng ngồi không yên, ở quán này lại lo lắng không biết quán kia đang thế nào, không biết chương trình khuyến mãi có phù hợp với tất cả cửa hàng không. Với tính năng quản lý chuỗi của MAYBANHANG.NET, bạn có thể quản lý trọn vẹn tình hình kinh doanh của cả chuỗi; dễ dàng so sánh quán nào bán tốt, quán nào bán chưa tốt để đưa ra giải pháp phù hợp nhất. Dù bạn sở hữu chuỗi 3 hay 30 cửa hàng, việc quản lý vẫn sẽ rất nhẹ nhàng.

Để kinh doanh trà sữa thành công, bạn cần thật sự nghiêm túc đầu tư để chuẩn hóa quy trình bán hàng và quy trình quản lý ngay từ ngày đầu khai trương. Vì thế, MAYBANHANG.NET tặng bạn 14 ngày dùng thử phần mềm quản lý quán trà sữa. Hãy đăng ký ngay để sớm trải nghiệm cảm giác của một người chủ quán hiện đại nhé.