Trong công việc kinh doanh nói chung, việc quản lý dòng tiền vô cùng quan trọng. Bạn phải biết mình đang có bao nhiêu tiền, có bao nhiêu nợ phải thu, bao nhiêu nợ phải trả để từ đó có kế hoạch phát triển tiếp theo. Tuy nhiên, quản lý công nợ từ trước đến giờ phần lớn dựa vào hóa đơn chứng từ và mỗi lần muốn tổng kết thì lại phải lôi giấy tờ sổ sách ra cộng trừ, vừa mất thời gian lại vừa không hiệu quả, thậm chí số liệu có thể thiếu chính xác nếu việc lưu trữ giấy tờ không cẩn thận.
Để giải quyết vấn đề này, các chủ cửa hàng, siêu thị hay nhà hàng, quán café đã sử dụng Phần mềm bán hàng và quản lý siêu thị/nhà hàng MAYBANHANG.NET để có những báo cáo chuẩn xác nhất về tình trạng công nợ, tài chính cũng như hiệu quả kinh doanh của mình. Được đánh giá là một công cụ quản lý công nợ đơn giản, chính xác và hiệu quả nhất hiện hay, phần mềm cung cấp những tính năng như sau:
1.1. Công nợ theo khách hàng (các khoản phải thu) đối với trường hợp cửa hàng cho phép bán chịu, khách được phép nợ một phần hoặc toàn bộ đơn.
1.2. Công nợ theo nhà cung cấp (các khoản phải trả) là những hóa đơn nhập hàng, mua hàng hóa, nguyên vật liệu của những cá nhân/đơn vị khác mà cửa hàng không phải trả hết hoặc được phép trả chậm trong một khoảng thời gian nào đó.
Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng file Excel để quản lý công nợ
2.1. Báo cáo công nợ khách hàng theo hóa đơn: bao gồm các thông tin danh sách khách hàng, số lượng hóa đơn, tổng số lượng, giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và còn nợ lại bao nhiêu.
2.2. Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng: toàn bộ số tiền khách hàng nợ với mã khách hàng, tên khách, nợ đầu kỳ, nợ cuối kỳ và số tiền đã nợ hoặc đã trả trong thời gian đó.
2.3. Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng: báo cáo cho từng khách hàng cụ thể với mã giao dịch, tên giao dịch, ngày tháng, ghi nợ, ghi có.
2.4. Báo cáo danh sách công nợ khách hàng: toàn bộ danh sách khách hàng đang nợ tại cửa hàng của bạn với mã khách hàng, tên, điện thoại, địa chỉ, số tiền còn nợ.
2.5. Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp: bao gồm tên nhà cung cấp, nợ đầu kỳ, ghi nợ, ghi có, nợ cuối kỳ.
2.6. Báo cáo chi tiết công nợ nhà cung cấp: con số cụ thể của từng nhà cung cấp với mã giao dịch, ngày giờ, tên giao dịch, số tiền ghi nợ, ghi có.
2.7. Báo cáo danh sách công nợ nhà cung cấp: toàn bộ danh sách nhà cung cấp mà cửa hàng đang nợ với số điện thoại, địa chỉ và dư nợ.
Các danh sách và báo cáo này hoàn toàn được tổng hợp tự động từ các hoạt động bán hàng có ghi nợ cho khách hay nhập hàng từ nhà cung cấp mà chưa thanh toán hết tiền. Khi có bất kỳ hoạt động thu – chi nào liên quan đến quản lý công nợ khách hàng hay nhà cung cấp, hệ thống sẽ cập nhật luôn lên các báo cáo, giúp người chủ cửa hàng theo dõi được mọi lúc, mọi nơi và nắm được chính xác tình trạng dòng tiền của mình.
Phần mềm sẽ gửi cảnh báo đến người quản lý hoặc nhân viên được phân quyền với trong trường hợp:
- Nợ khách hàng đến hạn phải thu
- Cho khách hàng nợ quá hạn mức cho phép
- Nợ nhà cung cấp sắp đến hạn phải thanh toán
Từ những cảnh bảo này, người quản lý sẽ chủ động lên kế hoạch thu hồi nợ kịp thời, tránh để nợ của khách hàng chuyển thành nợ xấu khó đòi, không bỏ sót nợ. Đồng thời chủ động trả nợ nhà cung cấp trước khi hết hạn, tránh tình huống nợ đến chân nhưng tiền thì đã đầu tư vào việc khác, làm giảm uy tín đối với nhà cung cấp vì trả nợ muộn hoặc không trả được nợ.
Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng dành cho nhà phân phối
Việc theo dõi, quản lý cũng như tiến hành việc thu hồi hay trả nợ là một việc đặc biệt quan trọng trong quá trình kinh doanh của siêu thị hay nhà hàng. Do sự “nhạy cảm” trong thông tin, các cửa hàng không nên để tất cả các nhân viên đều có thể xem được các báo cáo về công nợ của khách hàng hay nhà cung cấp.
Chính vì vậy, khi cài đặt cấu hình phần mềm, người quản lý cần để ý đến việc phân quyền đối với việc quản lý công nợ. Thông thường, tài khoản của người quản lý và nhân viên kế toán được phép truy cập vào những báo cáo này và cũng là những người có trách nhiệm theo dõi cũng như thu hồi hay chi trả các khoản nợ đó.
Quản lý công nợ chính xác có ý nghĩa lớn đối với hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, nó giúp người chủ cửa hàng, nhà hàng, siêu thị chủ động được dòng tiền và có kế hoạch đầu tư hiệu quả. Hãy kiểm nghiệm tính năng quản lý công nợ bằng phần mềm MAYBANHANG.NET với 14 ngày dùng thử miễn phí tại đây!
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 14 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG