Theo thống kê hiện nay ở Việt Nam, 85% các cửa hàng cafe hiện đang được quản lý theo phương pháp truyền thống. Trong khi đó, ở Singapore con số đó chỉ là 22%. Điều gì khiến 1 đất nước phát triển như Singapore dần chuyển đổi cách thức quản lý quán cafe? Thu hút khách hàng hay tạo sự chuyên nghiệp? Tăng tốc độ bán hàng hay cải thiện sự chính xác? Hôm nay tôi sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này.

1. Quản lý truyền thống là như thế nào?

Quản lý truyền thống là những phương thức quản lý quán cafe từ lâu nay dựa theo kinh nghiệm những cửa hàng khác, hoặc được sang nhượng. Từ những năm 90 đến nay, các phương thức gần như không thay đổi. Sự thể hiện rõ ràng nhất của phương thức này là dùng sổ sách cùng 1 chiếc máy tính nhỏ bên cạnh. Sau khi bán một ngày, người chủ cửa hàng dựa vào thông tin trong sổ để thống kê doanh số và doanh thu. 

Vậy cách thức này có lợi gì và hại gì?

Đầu tiên chúng ta không thể phủ nhận cách thức này đã mang lại nguồn sống cho đa số các cửa hàng cafe hiện tại. Ưu điểm là không cần trang bị, đầu tư gì nhiều. Bạn chỉ cần 1 quyển sổ, 1 cái máy tính và sử dụng ngôn từ của mình để quản lý nhân viên, quản lý cửa hàng và bán hàng. 

Tuy nhiên xã hội ngày càng phát triển, các khách hàng dần khó tính hơn, yêu cầu cao hơn về sản phẩm, phục vụ và thỏa mãn các giác quan khi mua hàng. Phương thức bán hàng này dần lỗi thời. Tốc độ bán hàng không có quy trình nên chậm chạp, thiếu chuyên nghiệp. Việc dùng sổ sách để quản lý doanh thu hay quản lý nguyên vật liệu tốn rất nhiều thời gian. Ngoài ra điều quan trọng hơn là sự chính xác không tuyệt đối, thường xuyên dẫn đến thất thoát và sai sót trong thống kê báo cáo.

Vì vậy mọi thứ đã dần thay đổi!

Xã hội dần thay đổi, những quán cafe truyền thống cần chuyển mình?

2. Quản lý theo phương thức hiện đại.

Những năm 2001-2004, việc một số chuỗi cửa hàng cafe nước ngoài bắt đầu gia nhập thị trường Việt Nam dẫn đến một sự thay đổi tiếp cập mới mẻ cho khách hàng. Ngoài cạnh tranh về sản phẩm, các cửa hàng bắt đầu đối mặt với cạnh tranh dịch vụ. Một số chủ cửa hàng cafe tiên phong đã tìm cách thay đổi cách quản lý truyền thống và đạt hiệu quả bất ngờ. Từ đó sự chuyển dịch dần bắt đầu.

Theo tạp chí kinh tế Forbes dự đoán năm 2008, năm 2014 là thời điểm bùng nổ các thiết bị bán hàng, các cửa hàng cafe sẽ khó cạnh tranh ở thời điểm này. Hiện nay đã là năm 2018, trải qua 4 năm với mốc 2014, có lẽ chính các chủ cửa hàng là người hiểu nhất những khó khăn đang gặp phải.

Vậy quản lý theo phương thức hiện đại gồm những gì?

Tùy theo loại hình cửa hàng cafe đang áp dụng, nhưng tựu chung việc quản lý sẽ được chuyển giao cho máy móc hỗ trợ bởi 1 điều quan trọng "Con người có thể sai, máy móc thì không". Phần mềm quản lý bán hàng, máy in hóa đơn, máy in tem ....  là những công cụ cần thiết để bạn chuyển hóa mô hình.

Hãy thử tưởng tượng đặt chính mình là một khách hàng. Khi bạn vào 1 cửa hàng được phục vụ nhanh chóng, cách thức chuyên nghiệp, có hóa đơn để kiểm tra đối chiếu và 1 cửa hàng mọi quy trình đều nằm ở lời nói người chủ. Bạn sẽ cảm thấy sự khác biệt rõ ràng ở đây. 

Ngoài ra, chi phí của các bộ sản phẩm không lớn nhưng lại giải quyết được các vấn đề chi phí khác. Ví dụ phần mềm bán hàng với giá chỉ khoảng 3 bữa ăn sáng/tháng nhưng lại bớt được tiền lương thuê nhân viên kho, tiền thất thoát từ hàng hóa bị mất, hết hạn sử dụng (khoảng 30% doanh thu hàng tháng) , chi phí rủi ro khi tính sai sót cho khách, thống kê sổ sách không chính xác .... 
Tạp chí Forbes đã có thống kê những cửa hàng cafe sử dụng cách quản lý hiện đại tiết giảm được chi phí 40% so với các cửa hàng truyền thống. Ngoài ra chính việc tăng tốc bán hàng lên khoảng 30-50% và phong cách phục vụ chuyên nghiệp chính là điểm nhấn giúp khách hàng luôn ở bên bạn. Đó mới là điều cần nhất.

Thế giới đã thay đổi. Các cửa hàng cafe đều đã dần thay đổi.

Còn bạn?

>> Phần mềm quản lý quán cafe toàn diện

>> 5 bí quyết tăng doanh thu quán cafe

 Trải nghiệm 14 ngày miễn phí sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.