In hóa đơn cho khách là một hoạt động thường xuyên và quan trọng trong kinh doanh. Bên cạnh đó, tồn tại một quy luật phổ biến mà bạn có thể chưa biết. Đó là: hầu hết các nhà hàng, cửa hàng tại Việt Nam cũng như trên thế giới đã in hóa đơn bằng giấy in nhiệt. Vì sao lại có điều kì lạ ấy? Chúng ta cùng làm rõ trong chủ đề ngày hôm nay nhé!

Mục lục:

1. Lợi ích của việc in hóa đơn
2. Giấy in nhiệt là gì?
3. Cấu tạo của giấy in nhiệt
4. Nguyên lý hoạt động của phương pháp in nhiệt
5. Ứng dụng của giấy in nhiệt
6. Lợi ích của giấy in nhiệt
7. Sự khác biệt giữa các loại giấy in
8. Giá giấy in nhiệt
9. Cách chọn mua giấy in nhiệt chất lượng tốt
10. Hướng dẫn lắp giấy và in thử trang mẫu
11. Tuổi thọ giấy in
12. Cách lưu trữ và bảo quản
13. Tại sao hóa đơn nhiệt bị mờ?
14. Làm thế nào để khôi phục hóa đơn bị mờ?
15. Cách để hóa đơn nhiệt của bạn tồn tại mãi mãi

1. Lợi ích, tầm quan trọng của việc in hóa đơn

Hoá đơn (tiếng Anh: Invoice hoặc Bill) là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa các chủ thể trong nền kinh tế. Nó thường được sử dụng như giấy biên lai hay giấy biên nhận. Vì vậy nó còn là bằng chứng chứng nhận cho việc mua bán, chuyển nhượng hàng hoá, dịch vụ giữa hai bên.

Lợi ích khi phát hành, in hóa đơn

Đối với người quản lý cửa hàng, doanh nghiệp:

• Kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh.
• Giúp cửa hàng ghi điểm trong tâm trí khách hàng vì sự chuyên nghiệp, minh bạch trong mọi giao dịch.
• Hóa đơn là công cụ mạnh mẽ giúp tránh tình trạng nhân viên gian lận tiền, hàng hóa khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng.
  Tìm hiểu cách sử dụng hóa đơn để chống thất thoát tại đây

Đối với nhân viên bán hàng:

• Chống nhầm lẫn khi tính tiền.
• Giảm mất mát hàng hóa do xuất nhầm, xuất thừa hàng cho khách.

Đối với khách hàng:

• Dễ dàng kiểm tra lại quá trình thanh toán có xảy ra nhầm lẫn hay không.
• Dễ dàng kiểm tra số lượng, giá cả của từng món hàng.
• Nắm bắt được khuyến mãi, ưu đãi đã được áp dụng đầy đủ hay chưa.
• Có chứng từ để đổi trả hoặc khiếu nại khi hàng hóa gặp vấn đề.
• Thống kê, theo dõi chi tiêu cho một kế hoạch quản lý tài chính thông minh.
• Minh bạch giao dịch nếu khách hàng đang mua hàng hóa, dịch vụ cho người khác.

2. Giấy in nhiệt là gì?

Giấy in nhiệt (giấy in hóa đơn) là một loại giấy mịn đặc biệt được phủ một lớp chất liệu có khả năng thay đổi màu sắc khi tiếp xúc với đầu in tạo nhiệt trong máy in nhiệt. Ngay sau khi văn bản, hình ảnh được tạo ra, chúng sẽ đông cứng lại và được bảo toàn ở trạng thái bền vững.

3. Cấu tạo của giấy in nhiệt

3.1. Lớp phủ bảo vệ trên (Topcoat layer)

• Bảo vệ hình ảnh, thông tin trên giấy in, giúp chúng không bị mở đi hay biến đổi bởi các yếu tố từ môi trường ngay cả lúc trước và sau khi in.
• Giảm mài mòn đầu in
• Giữ đầu in nhiệt sạch sẽ khi nó tiếp xúc với giấy in
• Cung cấp chỗ neo tốt hơn cho mực in, giúp nó bền hơn khi bị uốn, gập
• Tập trung nhiệt từ đầu in vào lớp phủ nhạy nhiệt

3.2. Lớp phủ nhạy nhiệt (Thermal layer)

Nằm sau lớp bảo vệ Topcoat, lớp này được phủ chất nhạy nhiệt. Khi nó tiếp xúc với nhiệt độ cao của đầu in sẽ biến đổi thành màu đen, hiển thị lên thông tin in của người dùng.

3.3. Lớp sơn cách điện (Precoat layer)

Có tác dụng cải thiện khả năng cách nhiệt, độ mịn, độ đồng đều và khả năng cố định của lớp nhiệt. Nó giúp các thông tin, hình ảnh được hiển thị bền hơn, đẹp hơn.

3.4. Lớp giấy cơ bản (Base stock / Base paper)

Là lớp giấy thông thường mà bạn vẫn hay thấy. Hai lớp bảo vệ, lớp nhiệt và lớp sơn được phủ lên lớp giấy này. Lớp giấy cơ bản có độ dày nhất định, quyết định đến chất lượng sản phẩm sau khi in.

3.5. Lớp phủ bảo vệ sau (Backcoat layer)

Được sử dụng để xử lý tĩnh điện và chống lại chất kết dính.

4. Nguyên lý hoạt động của phương pháp in nhiệt trực tiếp

Thông tin, hình ảnh trong bản in được tạo ra thông qua việc truyền trực tiếp nhiệt năng cho giấy in. Chất nhạy nhiệt trên giấy sẽ chuyển màu đen khi tiếp xúc với đầu in nhiệt mà không cần ruy-băng mực hay hộp mực. Việc in nhiệt được thực hiện bằng các máy in nhiệt nhỏ, gọn, không cần bảo trì nhiều.

5. Ứng dụng của giấy in nhiệt

• In hoá đơn tại các cửa hàng bán lẻ như cửa hàng tiện lợi, siêu thị, cửa hàng quần áo, v..v..
• In hóa đơn tại các nhà hàng ẩm thực như quán cafe, quán bar, quán cơm văn phòng, quán nhậu, bếp ăn tập thể, canteen, v..v..
• In hoá đơn và nhật ký ATM trong lĩnh vực ngân hàng
• Ngoài ra, còn dùng trong lĩnh vực vận tải, Logistics, y tế, v..v...

6. Lợi ích khi sử dụng giấy in nhiệt

Bạn đang hỏi tại sao giấy in nhiệt được chọn để in hóa đơn?
Câu trả lời là: loại giấy này đã làm cho việc in ấn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Nó cho phép các doanh nghiệp, siêu thị, nhà hàng, cửa hàng bán bán lẻ cung cấp các bản in nhanh chóng, rõ ràng cho khách hàng của họ. Sự xuất hiện của giấy in nhiệt chất lượng cao đã tạo ra một cuộc cách mạng trong thế giới giấy bởi các ưu điểm tuyệt vời của chúng. Sau đây, chúng ta cùng điểm qua 5 lợi ích khi bạn sử dụng giấy in nhiệt cho cửa hàng của mình nhé.

6.1. Độ chính xác và chất lượng

Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, bạn sẽ in ra hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn, biên lai, phiếu vận chuyển, vé số, v..v.. cho khách hàng của mình. Vì vậy, điều tối quan trọng là giấy phải rõ ràng và dễ đọc.

Giấy in nhiệt có một lớp phủ nhạy nhiệt mịn, đều trên bề mặt của nó. Khi đi qua đầu máy in đã được nung nóng, các “tế bào” nhạy nhiệt này sẽ xảy ra phản ứng và tạo thành hình ảnh có độ nét cao. Quá trình này không sử dụng mực, vì vậy bạn không phải lo lắng về các vết nhòe, có thể làm cho hình ảnh hoặc thông tin khó đọc.

6.2. In nhanh hơn

Tất cả chúng ta đều biết máy in thông thường có thể chạy chậm như thế nào vì nó sử dụng các dải băng để truyền mực vào giấy. In nhiệt tạo ra hình ảnh nhanh hơn nhiều so với giấy thông thường.

Đầu in nhiệt tạo ra hình ảnh tính bằng mili giây, dẫn đến nhiều dòng hơn mỗi giây. Hình ảnh khô ngay lập tức cũng làm gia tăng tốc độ in hóa đơn một cách đáng kinh ngạc. Từ đó, giúp khách hàng của bạn có trải nghiệm mua sắm tốt vì đã tiết kiệm rất nhiều thời gian xếp hàng chờ đợi trước quầy thu ngân.

6.3. Chi phí bảo trì thấp

Một ưu điểm chính của việc sử dụng giấy in nhiệt là nó hầu như không cần bảo trì. In nhiệt trực tiếp không sử dụng mực, vì vậy bạn không cần phải thường xuyên thay thế hộp mực đắt tiền. Việc bảo trì duy nhất cần thiết là thỉnh thoảng lau đầu máy in để giữ cho đầu máy in sạch sẽ.

Chi phí bảo trì giảm hơn nữa vì những sửa chữa phức tạp hiếm khi xảy ra. Máy in giấy nhiệt trực tiếp có rất ít bộ phận chuyển động nên rất khó bị kẹt giấy so với các loại máy in khác. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc bởi việc bảo trì đơn giản và chi phí bảo trì thấp hơn.

6.4. Giảm chi phí in ấn

Giấy in nhiệt dạng cuộn có giá thấp hơn nhiều so với các dạng giấy và phương pháp in khác. Khi sử dụng giấy thông thường, không chỉ bản thân giấy đắt hơn mà còn có thêm chi phí mực in. Trên thực tế, việc thay mực hoặc hộp mực theo thời gian sẽ tốn nhiều chi phí hơn so với bản thân máy in.

Vì giấy in nhiệt sử dụng nhiệt để tạo ra hình ảnh nên không cần mực in, hộp mực hoặc ruy-băng. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản tiền đáng kể bằng cách sử dụng giấy in nhiệt. Trong in nhiệt, giấy nhiệt là vật tư tiêu hao duy nhất bạn cần quan tâm.

6.5. Bền bỉ hơn

Máy in nhiệt có rất ít bộ phận chuyển động, điều này làm cho chúng đáng tin cậy và bền hơn nhiều so với máy in mực. Máy in nhiệt hầu như không bao giờ bị kẹt giấy, và ngay cả khi chịu áp lực của khối lượng công việc lớn, liên tục.

Một máy in nhiệt chất lượng sẽ luôn tạo ra hình ảnh sắc nét, bền đẹp ngày này qua ngày khác, chịu được khí hậu và các yếu tố dễ gây hư hỏng từ môi trường xung quanh.

7. Sự khác biệt giữa giấy nhiệt và giấy thông thường

Cả hai đều là phương tiện phổ biến trong ngành công nghiệp in ấn. Tuy nhiên, sự khác biệt của giấy in nhiệt so với giấy in thông thường ở chỗ nó được phủ một hỗn hợp thuốc nhuộm nhạy cảm với nhiệt.
Khi được làm nóng đến điểm nóng chảy, thuốc nhuộm phản ứng gây ra sự chuyển sang dạng có màu đen. Đầu in trong máy có thể làm nóng các vùng giấy một cách chính xác và nhanh chóng.
Giấy nhiệt có nhiều lớp, mặc dù bạn sẽ không nhận ra được các lớp của nó bằng cách nhìn bằng mắt thường.

7.1. Có thể sử dụng giấy in nhiệt cho máy in thông thường không?

Không nên sử dụng giấy in nhiệt trong máy in thông thường. Giấy nhiệt được thiết kế để hoạt động trong máy in nhiệt, sử dụng nhiệt thay vì mực in.

Lớp phủ bảo vệ phía trên của giấy in nhiệt (Topcoat layer) làm cho bề mặt giấy bóng hơn, trơn hơn và khó ăn mực hơn vì vậy dễ bị nhòe hơn.

Ngược lại bạn không thể cho giấy thông thường vào máy in nhiệt. Giấy in nhiệt là phương tiện duy nhất có thể được sử dụng cho loại máy in này. Vì nguyên lý hoạt động của máy in nhiệt là đầu in của nó làm nóng giấy in nhiệt có chứa lớp thuốc nhuộm nhạy nhiệt để tạo ra hình ảnh hoặc ký tự. Giấy in thông thường không có lớp phủ đặc biệt này nên không có bất cứ hình ảnh nào xuất hiện sau khi in.

7.2. Cách xác định hóa đơn có phải là giấy in nhiệt hay không

Cách 1. Cào bằng móng tay của bạn
Cách đơn giản nhất để xác định giấy in nhiệt là dùng móng tay cào lên bề mặt giấy.
Như đã nói ở trên, giấy in nhiệt có một lớp phủ nhạy cảm với nhiệt trên bề mặt của nó, khi bạn dùng móng tay cào lên bề mặt giấy, trong quá trình này sẽ có nhiệt sinh ra và giấy in nhiệt có thể hiện ra các vết đen trên bề mặt của nó. Đây là cách dễ nhất để xác định đó có phải là giấy in nhiệt hay không.

Để đảm bảo đúng là giấy in nhiệt, hãy tiến hành kiểm tra trên cả hai mặt và xem bạn có thể nhìn thấy các vết đen hay không. Nếu sau khi cào, bạn không thấy bất kỳ chấm đen hoặc vùng đen nào ở hai mặt thì đó không phải là giấy in nhiệt.

Cách 2. Quan sát và cảm nhận bề mặt giấy

Một cách khác để kiểm tra xem đó có phải giấy nhiệt hay không là quan sát và cảm nhận bề mặt giấy rồi so sánh nó với giấy in thông thường. Giấy in nhiệt nổi bật với bề mặt bóng, mịn hơn.

Nhưng trong vài trường hợp, một số giấy thông thường cũng có bề mặt rất mịn. Vì vậy việc quan sát và cảm nhận bề mặt giấy không phải là cách tốt nhất để xác định đó có phải là giấy in nhiệt hay không.

Cách 3. Kiểm tra giấy trên máy in nhiệt

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, cách tốt nhất để xác định giấy in nhiệt là kiểm tra nó bằng máy in nhiệt. Nếu bạn cho giấy in thông thường vào máy in nhiệt, nó sẽ không tạo ra bất cứ thứ gì trên những loại giấy này vì chúng không có lớp phủ nhạy nhiệt trên bề mặt. Ngược lại, nếu cuộn giấy cho ra hình ảnh và văn bản đã in thì chính xác đó là giấy in nhiệt.

8. Giá giấy in nhiệt là bao nhiêu? Nó có đắt không?

Hàng ngày, cửa hàng của bạn mang sản phẩm, dịch vụ đến tận tay người tiêu dùng; giúp khách hàng tính toán khoản phải trả và thực hiện thu ngân.

Nhưng hôm nay, chúng ta hãy dành một chút thời gian để nói về một phần khác không kém quan trọng của quy trình giao dịch. Đó là in hóa đơn.

Máy in hóa đơn là một thiết bị tiện dụng, và hầu hết các chủ cửa hàng, nhà hàng coi nó như một thứ mua một lần và sau đó lãng quên đi trong năm đến mười năm tiếp theo, cho đến khi nó bị hỏng hoặc phải thay thế.

Điều thường không được chú ý là từ một đến sáu triệu bạn trả cho một chiếc máy in hóa đơn với chất lượng hợp lý chỉ là khoản chi phí đầu tiên. Nếu nó được sử dụng ở mức độ vừa phải, bạn có thể chi khoảng 15 đến 60 triệu cho mực và giấy. Số lượng bao nhiêu phụ thuộc rất nhiều vào loại máy in bạn sử dụng, chúng thuộc một trong ba loại: in kim, in phun và in nhiệt.

Sự khác biệt chính giữa ba loại này là:

• Máy in kim sử dụng ruy băng, giá thành rẻ nhưng phải thay thế thường xuyên; chúng cũng chậm nhất.
• Máy in phun nhanh hơn và hộp mực của chúng dùng được lâu hơn một vài lần, nhưng cũng có giá cao hơn so với ruy băng.
• Máy in nhiệt in nhanh hơn và không cần mực. Tuy nhiên, giấy in lại có giá nhỉnh hơn giấy in thông thường một chút.

Nhưng việc in ấn không chỉ dừng lại ở máy in và giấy in. Một yếu tố quan trọng khi đánh giá chi phí của việc in ấn là mực in.

Giấy in hóa đơn thông thường có thể có giá là 200 đồng cho mỗi mét giấy in khổ 75mm, giấy in nhiệt có giá khoảng 215 đồng cho mỗi mét khổ 80mm. Có vẻ như giấy in thông thường đã chiếm ưu thế chăng?

Không phải vậy, bạn cần phải tính cả chi phí về mực in nữa.

Hầu hết các doanh nghiệp có xu hướng muốn biên lai có hình thức khác biệt, thường bao gồm logo. Đối với điều đó, tồn tại hai lựa chọn: In sẵn trên giấy tiêu chuẩn, gần như có thể tăng gấp đôi chi phí cho mỗi cuộn, hoặc sử dụng giấy in nhiệt và in logo trên mỗi hóa đơn mà không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào về giấy hoặc mực.

Thực ra có một lựa chọn thứ ba, nhưng nó không phải là một lựa chọn tốt: Sử dụng giấy thông thường và để thiết bị in phun hoặc kim in logo trên mỗi hóa đơn.

Tại sao điều này khả thi với in nhiệt, mà lại không với in mực?
Một phần là do chi phí. Sử dụng phương pháp này tiêu tốn nhiều mực hơn đáng kể, trong khi với nhiệt thì thêm logo hay hình họa là miễn phí.

Với máy in kim, tốc độ và chất lượng là điều đáng quan ngại: Việc in từng dòng logo trên mỗi biên lai sẽ làm chậm máy đáng kể và nhiều máy in kim bị hạn chế về khả năng thực hiện đồ họa. Máy in phun có thể thực hiện công việc nhanh hơn máy in kim một chút, nhưng việc tạo ra một họa tiết lớn, thường được in bằng nhiều mực ướt, đó có thể là một thách thức khi phải đảm bảo khô ngay lập tức nếu không mực có thể bị lem làm hỏng logo của bạn.

In nhiệt không gặp phải vấn đề nào trong số các vấn đề kể trên, không có vấn đề gì về tốc độ, sử dụng mực hoặc thời gian khô. Vì vậy, bất cứ khi nào cần thay thế phần cứng in ấn của bạn, hãy dành một chút thời gian để tìm ra những gì bạn cần, không chỉ về thiết bị mà còn về cách bạn muốn hóa đơn của mình trông và cảm nhận như thế nào. Bạn có thể tiết kiệm cho mình nhiều thời gian khi in ấn và nhiều triệu đồng chi phí phát sinh.

9. Cách chọn mua giấy nhiệt chất lượng tốt

Khi vận hành cửa hàng, bạn có cả tá chi phí cần chi trả hàng tháng như: mặt bằng, lương nhân viên, điện, nước, internet, đóng gói hàng, vận chuyển hàng,... và cả giấy in nhiệt. Nếu bạn đang tìm cách để cắt giảm chi phí của mình thì 5 mẹo chọn mua giấy in nhiệt sau đây sẽ giúp ích cho bạn.

9.1. Chọn loại giấy chất lượng

Khi bạn mua giấy in nhiệt, hãy luôn chọn những loại có chất lượng tốt. Chúng tồn tại lâu hơn và chịu mài mòn tốt hơn nhiều. Giấy in chất lượng cao đặc biệt lý tưởng nếu bạn đang sử dụng hóa đơn làm tài liệu quảng cáo, chẳng hạn như đặt logo, số phiếu giảm giá hoặc thông báo khuyến mãi trên đó.

9.2. Chọn đúng kích thước giấy

Để có bản in đẹp, đầy đủ thông tin bạn cần lựa kích thước giấy nhiệt phù hợp với kích thước máy in của bạn. Nếu kích thước giấy nhỏ hơn kích thước quy định của máy in, thông tin in ra sẽ bị mất. Ngược lại nếu khổ giấy in lớn hơn kích thước của máy in bạn sẽ không thể lắp đặt giấy vào máy. Vì vậy hãy đảm bảo bạn biết chắc kích thước máy in của bạn trước khi đặt mua những cuộn giấy.

9.2.1. Kích thước giấy in nhiệt phổ biến

• Giấy in nhiệt k58 có bề ngang khổ giấy 58mm. Đường kính 45mm. 1 thùng 100 cuộn. Mỗi cuộn được bọc lớp giấy bạc và dán 2 đầu giúp bảo quản lâu ngày mà không làm giảm chất lượng giấy.
• Giấy in nhiệt k80 có bề ngang khổ giấy 80mm. Đường kính 45mm. 1 thùng 100 cuộn. Mỗi cuộn được bọc lớp giấy bạc và dán 2 đầu giúp bảo quản lâu ngày mà không làm giảm chất lượng giấy.

9.2.2. Cách xác định kích thước cuộn giấy phù hợp

Kích thước cuộn giấy in nhiệt được xác định bởi:

• Khổ giấy hay còn gọi là chiều ngang cuộn giấy
• Đường kính toàn bộ cuộn giấy
• Kích thước lõi là đường kính của ống mà giấy được cuộn trên đó

Biết kích thước cuộn giấy là bước đầu tiên để chọn và sử dụng nó trong máy in của bạn. Bạn hãy xem model máy in hóa đơn rồi tra cứu thông số kỹ thuật của nó. Bạn sẽ nhận được thông tin kích thước chính xác của cuộn giấy mà nó tương thích.

9.3. Mua với số lượng lớn

Mua vật tư giấy với số lượng lớn giúp bạn tiết kiệm chi phí vận chuyển. Nó cũng tiết kiệm thời gian của bạn khi chỉ cần đặt hàng một lần thay vì thực hiện nhiều đơn hàng trong một tháng. Một điều tốt nữa là khi mua bất cứ thứ gì bạn cần với số lượng lớn thì nhiều nhà sản xuất sẽ giảm giá đáng kể, giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài.

9.4. Chọn nhà phân phối đáng tin cậy cho mối quan hệ lâu dài

Đừng vội vàng quyết định. Đánh giá các lựa chọn của bạn một cách cẩn thận. Bạn đang mua sắm từ một nhà phân phối có uy tín? Sản phẩm giấy của họ có đạt tiêu chuẩn của bạn không?

Hãy nghĩ đến hoàn cảnh, khi bạn cần mua giấy in nhưng không thể liên lạc được với đầu mối cung cấp của bạn. Bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu: tìm kiếm các đầu mối cung cấp mới, so sánh, thẩm định và cân nhắc các quyết định của mình.

Thật kinh khủng vì những điều ấy làm lãng phí thời gian và công sức của bạn.

Thành công của mỗi doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào các đối tác của nó. Vì vậy bạn cần phải chọn những đối tác cho mối quan hệ tương hỗ dài lâu. Điều đó bao gồm các công ty cung cấp nguồn cung ổn định, đúng hạn và đúng giá cả. Để mua các sản phẩm giấy in nhiệt, hãy chọn chúng tôi - MAYBANHANG.NET là nhà phân phối giấy in nhiệt và các thiết bị bán hàng với hơn 10 năm kinh nghiệm.

9.5. Bắt đầu với một đơn hàng nhỏ

Một cách an toàn để kiểm tra “năng lực đối tác” là đặt một lô nhỏ vật tư giấy. Quan sát các tương tác của bạn với công ty. Nhân viên có giúp ích cho bạn không? Họ có dễ nói chuyện không? Họ có hiệu quả trong việc xử lý các thay đổi liên quan đến đơn đặt hàng của bạn không? Họ có đáp ứng yêu cầu của bạn không?

10. Hướng dẫn cách lắp giấy in nhiệt vào máy in và in thử trang mẫu

Hệ thống điểm bán hàng POS đã trở thành mô hình thanh toán thống trị ở hầu hết các cửa hàng bán lẻ hoặc nhà hàng. Trong đó, máy in hóa đơn và cuộn giấy in nhiệt đóng một vai trò thiết yếu trong hệ thống bởi chúng có thể in chi tiết hóa đơn thanh toán trong vài giây ngắn ngủi. Vì vậy, sẽ là tốt nhất nếu bạn đảm bảo rằng máy in luôn còn giấy.

10.1. Làm sao để biết cuộn giấy in sắp hết?

Bạn cần quan sát các hóa đơn khi chúng được in ra. Nếu có các đường màu đỏ trên hóa đơn điều đó cho thấy rằng cuộn giấy sắp hết.

10.2. 7 bước để lắp đặt một cuộn giấy mới

• Bước 1: chuẩn bị cuộn giấy in với các thông số, kích thước phù hợp với máy in
• Bước 2: gỡ bỏ miếng giấy dán ở hai đầu và lớp giấy bạc phủ bảo vệ cuộn giấy
• Bước 3: tắt máy in rồi ấn nút “Open” để mở nắp máy
• Bước 4: nhấc bỏ cuộn giấy đã dùng hết
• Bước 5: đưa cuộn giấy mới vào khoang chứa và kéo ra một chút giấy
• Bước 6: đóng nắp máy in
• Bước 7: Loại bỏ phần giấy thừa mà ta đã kéo ra ở bước 5 rồi bật máy

Lưu ý: giấy in hóa đơn nhiệt chỉ in được một mặt là mặt có lớp phủ nhạy nhiệt, vì vậy bạn phải đảm bảo mặt nhiệt tiếp xúc với đầu in nhiệt. Cụ thể hơn, bạn phải để mặt trong của giấy in ngửa lên phía trên như hình sau:

10.3. Hướng dẫn cách in thử trang mẫu

Cuối cùng, để đảm bảo bạn đã lắp giấy đúng cách, bạn cần in thử một trang mẫu để kiểm tra. Cách thực hiện như sau:

• Đảm bảo rằng nguồn của máy in đang TẮT
• Nhấn và giữ nút FEED
• BẬT nguồn máy in, và nhả nút FEED ra khi giấy in bắt đầu được đẩy ra

11. Tuổi thọ của giấy in nhiệt là bao lâu?

Tuổi thọ của giấy nhiệt trực tiếp có thể kéo dài khoảng 7 đến 15 năm, tùy thuộc vào loại giấy bạn sử dụng và cách bạn bảo quản chúng.

12. Cách lưu trữ và bảo quản giấy in nhiệt

Điều kiện bảo quản không chỉ ảnh hưởng đến thời hạn sử dụng giấy mà còn ảnh hưởng đến cả bản in. Sau đây là các khuyến nghị để có thời hạn sử dụng tối ưu

• Bảo quản các cuộn giấy nhiệt chưa sử dụng tránh ánh nắng và nguồn nhiệt trực tiếp
• Lưu trữ chúng trong vùng tối hoặc ánh sáng yếu
• Khu vực bảo quản phải thoáng mát và khô ráo (độ ẩm lý tưởng từ 60-75%)
• Nhiệt độ môi trường thấp hơn 25 độ C
• Tránh nén cuộn giấy. Không đặt vật liệu nặng lên các cuộn giấy hoặc xếp quá nhiều cuộn với nhau

13. Tại sao hóa đơn nhiệt bị mờ?

Giấy nhiệt có một lớp phủ chất thuốc nhuộm nhạy cảm với nhiệt độ cao. Lớp này vẫn hoạt động cho dù việc in ấn đã hoàn thành. Vì thế, giấy in nhiệt dễ bị tác động bởi nhiệt độ môi trường và tia UV. Khi hóa đơn nhiệt phải tiếp xúc lâu với các yếu tố trên cuối cùng sẽ gây ra hiện tượng phai màu dần dần.

Nếu bạn muốn thử nghiệm, hãy đặt một chiếc hóa đơn mà bạn không cần đến dưới bàn là nóng trong khoảng 10 giây. Nhiệt từ bàn là sẽ làm đổi màu giấy thành đen. Các chất ăn mòn, dầu và độ ẩm cũng là những yếu tố nên tránh xa.

14. Làm thế nào để khôi phục hóa đơn bị mờ?

Ở môi trường thông thường, bạn dễ dàng nhận thấy hóa đơn bị mờ đi sau 7 đến 8 tháng. Tuy vậy bạn không nên lo lắng vì việc khôi phục giấy in nhiệt bị mờ khá đơn giản. Đây là 2 cách để làm điều ấy.

• Cách 1. Scan và khôi phục hóa đơn trên máy vi tính
  Sử dụng máy Scan để quét bản in nhiệt giống như các tài liệu khác. Mở hình ảnh vừa scan được trong một phần mềm chỉnh sửa ảnh như Photoshop. Làm tăng độ tương phản của ảnh sẽ giúp những nét mực mờ nhạt đậm trở lại.
• Cách 2. Làm nóng hóa đơn
  Nếu bạn không am hiểu về Photoshop, bạn có thể khôi phục nó bằng cách đặt máy sấy tóc của bạn ở chế độ nhiệt thấp và sau đó thổi không khí nóng trực tiếp về phía hóa đơn cho đến khi dòng chữ hiện ra. Lưu ý, không bao giờ tạo nhiệt ở mặt trước vì điều này sẽ khiến toàn bộ bề mặt chuyển sang màu đen. Giữ nguồn nhiệt cách biên lai khoảng 30cm và nhớ kiểm tra xem nhiệt có truyền đến tờ giấy bị mờ hay không.

15. Cách để hóa đơn nhiệt của bạn tồn tại mãi mãi

Các bản in nhiệt cuối cùng sẽ mờ đi cho dù chúng tồn tại trong bao lâu. Cách duy nhất để lưu trữ chúng an toàn mãi mãi là tạo và giữ một bản sao kỹ thuật số của chúng trên các dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây như Google Drive. Khi cần, bạn chỉ cần tải về và in lại một cách dễ dàng. Bản sao thường có giá trị như bản gốc trong hầu hết các trường hợp