Các cụ có câu “Đồng tiền gắn liền khúc ruột” cực kì đúng trong hoạt động kinh doanh nói chung và nhà hàng nói riêng. Việc quản lý tiền bạc cẩn thận, tránh gian lận giúp người chủ nhà hàng nắm rõ được doanh thu, chi phí bỏ ra, lợi nhuận thu được, từ đó có những kế sách hợp lý để đầu tư và phát triển. Trường hợp có nhiều người cùng góp vốn làm ăn chung thì việc minh bạch tiền bạc cho nhà hàng lại càng quan trọng hơn vì nó tạo sự gắn kết và củng cố niềm tin giữa mọi người.

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để minh bạch tiền bạc cho nhà hàng? Hãy xây dựng những tiêu chuẩn đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền và sử dụng phần mềm như một công cụ hỗ trợ để đạt được mục đích đó.

1. Quy trình thanh toán chặt chẽ

Trong quá trình phục vụ khách đến ăn tại nhà hàng, nhân viên phục vụ bàn và thu ngân có thể có những gian lận xảy ra như sau:

-    Tuồn hàng từ bên ngoài vào bán (bia, rượu…)

-    Tự ý sửa giá trị hóa đơn xuống thấp để thu tiền riêng

-    Thu tiền nhưng không xuất hóa đơn cho khách hoặc tự ý xóa hóa đơn để đút túi riêng

Để đối phó với những hành vi này, nhà hàng cần đưa ra quy định bắt buộc nhân viên dùng Phần mềm quản lý nhà hàng trong các thao tác gọi món, in bếp, tính tiền và đặc biệt, luôn luôn phải in hóa đơn khi khách hàng thanh toán. Để khách hàng có thể thay bạn giám sát, hãy dán thông báo tại quầy thu ngân hoặc cuối mỗi trang menu “Quý khách sẽ được miễn phí toàn bộ bữa ăn nếu không nhận được hoá đơn” kèm theo số hotline của người quản lý.

Để thực hiện thành công quy trình trên, bạn cần yêu cầu nhân viên lưu lại đầy đủ các hoá đơn bằng cách in 2 liên (1 liên đưa khách, 1 liên lưu lại để tra cứu khi cần).

Ngoài ra, bạn có thể phân quyền nhân viên trên Phần mềm quản lý nhà hàng không cho phép nhân viên được sửa/xóa hóa đơn hoặc cho phép nhưng phải có giải trình đầy đủ bằng biên bản. Phần mềm sẽ lưu lại tất cả những hoạt động sửa/xóa và báo cáo về tài khoản của người quản lý.

Xem thêm: Trả lương nhân viên nhà hàng bao nhiêu để tối ưu chí phí

2. Bàn giao ca cẩn thận

Khi khâu thu tiền đã bài bản thì bạn cần dành thời gian để chuyên nghiệp hoá quy trình bàn giao tiền. Hãy đưa ra một khung giờ chuẩn để nhân viên bàn giao ca, liệt kê đầy đủ các đầu mục cần bàn giao, yêu cầu nhân viên kiểm đếm két kỹ càng trước khi ký vào phiếu giao ca. Bên cạnh đó, bạn cần soạn thảo quy định đền bù thoả đáng cho các sai phạm, mất mát tiền bạc (nếu có) để không xảy ra các tranh cãi giữa nhân viên với nhau.

Nếu nhà hàng của bạn có thuê quản lý, hãy yêu cầu họ phải có mặt để giám sát quá trình bàn giao ca. Họ sẽ là người đối chiếu số tiền được bàn giao trên thực tế với số liệu hiển thị trên Phần mềm quản lý nhà hàng. Nếu xảy ra sai lệch, quản lý nhà hàng có trách nhiệm cùng nhân viên thu ngân dò lại các hoá đơn để tìm ra nguyên nhân gây lệch số liệu và giải trình cụ thể cho chủ nhà hàng.

3. Quản lý hóa đơn, chứng từ đầy đủ

Các nghiệp vụ nhập chứng từ (phiếu thu, phiếu chi,...) của kế toán cũng cần được thực hiện bài bản, theo đúng trình tự và cần được phân quyền rõ ràng. Bạn không nên để nhân viên thu ngân kiêm luôn nghiệp vụ nhập chứng từ lên hệ thống vì khả năng sai sót cao do các nhân viên này thường không rành nghiệp vụ kế toán. Ngoài ra, việc trao hết quyền cho cùng một nhân viên cũng dễ khiến hoạt động gian lận diễn ra.

Vấn đề thời gian nhập chứng từ cũng cần được hết sức lưu ý. Chứng từ cần được cập nhật thường xuyên, liên tục, tốt nhất là mỗi 2 tiếng/lần. Các chủ nhà hàng cần tránh việc để dồn chứng từ đến cuối tuần hoặc cuối tháng mới cho nhân viên nhập, vì quy trình như thế rất dễ xảy ra sai lệch do nhầm lẫn hoặc thiếu sót chứng từ.

Từ các chứng từ được đưa lên hệ thống, Phần mềm quản lý nhà hàng sẽ tổng hợp và đưa ra báo cáo Thu – Chi đầy đủ và chính xác để người quản lý biết được tất cả các nguồn thu đầu vào, bao gồm cả bán hàng, trả hàng nhà cung cấp, rút tiền, đầu tư mới,... đến các khoản chi hàng tháng như mua nguyên vật liệu, điện nước, tiền thuê nhà, lương nhân viên,… Con số cuối cùng là con số thực lãi của nhà hàng và từ đó sẽ biết được hiệu quả hoạt động của nhà hàng trong tháng.

Xem thêm: Công cụ nào giúp chủ nhà hàng quản lý doanh thu chuẩn xác

4. Báo cáo đầy đủ, chính xác

Với hệ thống báo cáo toàn diện và đầy đủ, Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp cho người quản lý những loại báo cáo liên quan đến tài chính bao gồm: Báo cáo doanh số, lợi nhuận, hàng tồn kho, nhập hàng, công nợ, thu chi,… Nhờ công nghệ điện toán đám mây, các báo cáo này được cập nhật liên tục, đầy đủ. Người quản lý có thể xem được từ tài khoản của mình cho dù ở bất kỳ nơi đâu và trên tất cả các thiết bị từ máy tính, ipad hay điện thoại smartphone.

Do đặc điểm cần một số tiền đầu tư khá lớn, các nhà hàng hầu như đều được hình thành dựa trên cơ sở góp vốn giữa nhiều thành viên. Vì thế, tất cả cổ đông cần được cấp đầy đủ quyền tra cứu doanh thu, lợi nhuận, báo cáo thu chi,... và Phần mềm quản lý nhà hàng giúp người quản lý có thể dễ dàng đưa ra các báo cáo với thông tin đầy đủ và chuẩn xác.

Bên cạnh đó, bạn cần truyền đạt cho toàn bộ cổ đông nắm rõ các quy trình liên quan đến tiền bạc để đảm bảo mọi người cùng đồng lòng và hiểu được tình hình vận hành của nhà hàng. Tất cả thành viên cũng nên thống nhất với nhau về lịch báo cáo trực tiếp định kỳ, thường có thể là hàng tháng hoặc hàng quý để mọi người cùng thảo luận về hiệu quả kinh doanh, hiệu suất sử dụng vốn,...

Minh bạch về tiền bạc là hòn đá tảng cho mọi mối quan hệ về đầu tư, làm ăn và cũng là kim chỉ nam cho hoạt động kinh doanh của mọi nhà hàng. Hãy sử dụng Phần mềm quản lý nhà hàng để quản lý chặt chẽ dòng tiền, nắm rõ doanh thu, lợi nhuận, từ đó phát triển công việc kinh doanh của nhà hàng. Dùng thử 7 ngày miễn phí để kiểm nghiệm tính hiệu quả!

 ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 7 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG