Nhân viên thu ngân là một vị trí rất quan trọng trong cửa hàng, có trách nhiệm quản lý các công việc liên quan đến thanh toán và hóa đơn. Tuy nhiên, nếu không tuân thủ đúng quy trình, họ có thể gây thất thoát hàng trăm triệu đồng cho cửa hàng.

Để hạn chế tối đa các lỗi quy trình từ vị trí này, cửa hàng cần có những quy định chặt chẽ và ứng dụng quản lý bằng phần mềm quản lý bán hàng. Dưới đây là một số lỗi quy trình mà nhân viên thu ngân có thể mắc phải:

1. Thu ngân không in hóa đơn cho khách hàng

Một trong những lỗi phổ biến nhất của nhân viên thu ngân là không nhập hóa đơn vào phần mềm hoặc thậm chí đã nhập nhưng không in hóa đơn cho khách hàng. Mục đích của việc này là để biển thủ một phần tiền bán hàng vào cuối ngày. 

Xem thêm: Ai gây ra thất thoát nhiều nhất trong nhà hàng?

2. Thu ngân nhập thiếu số lượng hàng hóa thanh toán

Thu ngân sẽ sử dụng mánh khóe để nhập bớt đi số lượng hàng thực tế khách mua vào hóa đơn. Từ đó, lượng tiền thanh toán trên hóa đơn sẽ giảm đi so với lượng hàng tiêu thụ dù cho khách hàng đã trả đủ. Nếu tình trạng này kéo dài, cửa hàng của bạn sẽ lãnh đủ thiệt hại.

Xem thêm: Quản lý nhân viên thu ngân thế nào để chống thất thoát cho nhà hàng?

Tuy nhiên, hai trường hợp gian lận này chỉ xảy ra nếu quầy thu ngân của cửa hàng không có két đựng tiền chuyên dụng vì két đựng tiền chỉ mở ra khi hóa đơn được in.

3. Thu ngân lạm dụng chương trình chiết khấu

Thao tác chiết khấu cho khách hàng thường được các cửa hàng thực hiện thủ công. Điều này, vô tình tạo cơ hội cho nhân viên thu ngân tự do giảm giá thu lợi bất chính cho bản thân hoặc người thân, bạn bè. Như vậy, chi phí để thực hiện chương trình chiết khấu đã không đến được đúng đối tượng, không làm gia tăng doanh số và sự hài lòng của khách, giảm khả năng kéo khách quay lại mua hàng trong tương lai.

4. Thu ngân tích điểm khách hàng thân thiết sai quy định

Một số cửa hàng áp dụng chương trình tích điểm bằng thẻ cho khách hàng. Thu ngân có thể lợi dụng điều này để tích điểm cho bản thân hoặc người thân với hóa đơn của khách hàng khác khi họ không để ý. Điều này làm ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng, về lâu dài sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín và tính cạnh tranh với các cửa hàng đối thủ khác.

5. Cố ý làm hư hỏng máy móc để tránh bị phát hiện gian lận

Sẽ thật tệ nếu máy móc thiết bị bị hư hỏng ngay lúc bạn kiểm kê doanh thu và tệ hơn khi nguyên nhân là do nhân viên thu ngân cửa hàng gây ra để tránh bị phát hiện gian lận. Thông tin của cửa hàng sẽ không được đồng bộ nếu cửa hàng sử dụng nhiều thiết bị khác nhau. Và mọi hóa đơn hay thao tác bán hàng sẽ mất hết!

Trên đây là 5 lỗi quy trình mà nhân viên thu ngân khi mắc phải có thể khiến cửa hàng bị thất thoát nặng nề. Để tránh những gian lận không đáng có, đồng thời đạt được hiệu quả kinh doanh tốt hơn, với cương vị là chủ cửa hàng, bạn cần làm tốt các khâu quản lý, thắt chặt những quy định trong việc sử dụng nhân sự, sử dụng các thiết bị công nghệ hỗ trợ hiện đại như camera hay phần mềm quản lý bán hàng.

Trong rất nhiều phần mềm hiện hành, chúng tôi xin giới thiệu cho bạn phần mềm MAYBANHANG.NET - phần mềm quản lý bán hàng được tin dùng bởi hơn 15.000 cửa hàng trên toàn quốc. Bạn sẽ có thể:

- Phân quyền chi tiết và chặt chẽ: Bạn có thể cài đặt phân quyền trên phần mềm, từ đó có thể cấp những quyền cơ bản và hạn chế được một số thao tác của thu ngân. Đồng thời, thực hiện kiểm kho thường xuyên và đối chiếu với thông tin trên phần mềm. Khi đó, bạn sẽ có thể quản lý nghiêm ngặt và yên tâm hơn với nhân viên thu ngân của cửa hàng.

- Cập nhật được tình hình doanh số ngay lập tức sau khi in hóa đơn: Dù máy của cửa hàng có hư hỏng hay mất kết nối internet thì toàn bộ dữ liệu vẫn bảo toàn, mọi thao tác được thực hiện bởi thu ngân sẽ được lưu lại.

- Quản lý tình hình cửa hàng từ xa: Phần mềm MAYBANHANG.NET đã được tích hợp tính năng quản lý từ xa trên mọi thiết bị mà bạn có. Do đó, bạn không cần luôn có mặt ở cửa hàng mà vẫn có thể quản lý chặt chẽ tình hình kinh doanh của mình.

- Cài đặt đồng bộ mã thẻ khách hàng với phần mềm: Mỗi lần tích điểm thì phần mềm sẽ tích lũy cho đúng người. Các chương trình khuyến mãi được cài đặt tự động, số tiền được giảm cho mỗi đơn hàng sẽ được hiển thị trên hóa đơn.

Đăng ký dùng thử 7 ngày miễn phí Phần mềm quản lý bán hàng để trải nghiệm sự đổi mới trong quy trình và phòng chống được thất thoát nhé!

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 7 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG