Nhân viên kho là công việc mà ai cũng nghĩ khá đơn giản và ít được quan tâm. Nhưng thực tế, khâu quản lý kho hàng trong kinh doanh rất quan trọng, liên quan đến vấn đề thất thoát và doanh thu của công ty. Vậy nhân viên kho cần phải làm những công việc gì?
Lập hồ sơ kho
Để quản lý mọi thứ dễ dàng, nhân viên kho phải lập sơ đồ kho thể hiện lối đi, vị trí đặt các loại hàng hóa. Tiếp đến, bạn phải có trách nhiệm ghi thẻ bài cho mỗi mặt hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, hạn sử dụng. Thẻ bài được gắn vào kệ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hàng hóa. Bạn nên đặt mã vạch cho từng loại sản phẩm để truy xuất dữ liệu trong hệ thống một cách nhanh hơn.
Xem thêm: Cách đặt mã vạch để quản lý kho hiệu quả
Làm thủ tục xuất nhập hàng hóa
Đối với một kho hàng, việc nhập và xuất hàng hóa diễn ra khá thường xuyên. Công việc của nhân viên quản lý kho là kiểm tra chứng từ, các giấy tờ liên quan mỗi khi xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định. Tiếp đến, bạn cần kiểm số lượng và ghi phiếu nhập hoặc xuất kho cẩn thận để việc đối chiếu hàng hóa sau này được đơn giản hơn.
Tồn kho tối thiểu là lượng hàng hóa cần dự trữ trong kho nhằm đáp ứng các trường hợp phát sinh. Việc xác định lượng tồn kho tối thiểu giúp cửa hàng có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nhưng lượng tồn kho cần có định mức phù hợp để tránh phát sinh chi phí kho quá cao.
Bạn có trách nhiệm theo dõi, đối chiếu số lượng xuất nhập hàng ngày với định mức tồn kho tối thiểu, nếu nhận thấy số lượng này có biến động lớn thì cần báo cáo để cấp trên thay đổi cho phù hợp. Mỗi loại hàng hóa đều phải có tồn kho tối thiểu, không để xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng trong kho.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý kho bằng file excel chỉ với phép tính cơ bản
Để việc tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa dễ dàng thì cách sắp xếp hàng hóa rất quan trọng. Đầu tiên, nhân viên kho phải phân loại các mặt hàng, ví dụ như mặt hàng thời trang thì cần phân chia áo, quần, váy,... thành từng khu vực khác nhau. Bạn còn trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho một cách gọn gàng, khoa học, đảm bảo có chỗ trống mỗi khi nhập hàng vào.
Đồng thời bạn phải bố trí khu vực riêng cho các mặt hàng dễ hư hỏng, đặt biển cảnh báo để mọi người chú ý hơn khi vân chuyển, từ đó hạn chế đổ vỡ... Bên cạnh đó, bạn phải thường xuyên kiểm tra các khâu phòng cháy chữa cháy, kiểm soát độ ẩm để đảm bảo an toàn cho kho hàng.
Công việc kiểm kê hàng hóa diễn ra hàng ngày, khi thiếu hụt số lượng, nhân viên quản lý kho sẽ báo cáo cấp trên và làm thủ tục đặt hàng. Đồng thời thống kê các sản phẩm bị hư hỏng, gần hết hạn cần thanh lý gấp, rồi lập danh sách gửi cho phòng bán hàng để có các biện pháp xử lý như giảm giá, khuyến mãi...
Kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp bạn thống kê được số lượng hàng một cách chính xác, phát hiện nhanh các trường hợp thất thoát để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngoài ra, điều này còn giúp bạn chủ động trong việc xác định lượng hàng cần có, đáp ứng nhu cầu mua hàng một cách nhanh chóng, tạo được thiện cảm tốt từ khách hàng.
Công nghệ sẽ giúp cho công việc của nhân viên kho trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý kho do MAYBANHANG.NET cung cấp đã được hơn 8.000 khách hàng tin tưởng và sử dụng, chi phí chỉ từ 99.000đ/tháng. Chúng tôi tặng ngay 14 ngày dùng thử miễn phí, sẵn sàng hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho bạn 24/7.