Khác với bán lẻ, quản lý kho của một cửa hàng cafe không phải đơn giản chỉ nhập được bao nhiêu, bán được bao nhiêu và còn tồn bao nhiêu hàng hoá. Thực tế bạn bán cốc cafe nhưng lại nhập bột cafe, hoặc cà phê nguyên liệu dạng nước. Và mỗi một sản phẩm lại có một công thức riêng. Do đó, việc quản lý kho của cửa hàng cafe thực chất là quản lý tồn kho nguyên vật liệu, chứ không phải là quản lý tồn kho hàng hoá.

Mục đích chính của việc quản lý kho nguyên vật liệu này là xác định số lượng tồn kho hiện tại, để có quyết định nhập hàng chính xác, tránh tình trạng hết rồi mới biết để nhập, và kiểm tra số lượng thực tế có khớp với số liệu trên phần mềm hay không để xác định nguyên nhân và điều chỉnh về con số thực tế. Vậy để quản lý được kho nguyên vật liệu của cửa hàng hiệu quả bạn cần làm gì?

Nhập số liệu vào phần mềm chính xác và đúng quy trình

Nếu muốn quản lý chi tiết và chính xác tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, bạn cần sử dụng phần mềm. Việc khai báo công thức của các sản phẩm lên phần mềm sẽ chiếm không ít thời gian của bạn, bao gồm việc khai báo hàng hóa, danh sách nguyên vật liệu, sau đó thiết lập định lượng cho từng mặt hàng. Với một danh sách khoảng 100 sản phẩm thì sẽ mất khoảng một buổi chiều là có thể bán hàng.

Bạn cần nhập nguyên vật liệu hàng ngày lên phần mềm với công thức có sẵn: Tồn = Tồn đầu kì + Nhập - Xuất

Kiểm kho thường xuyên để hạn chế tối đa sai sót

Quản lý kho là việc không hề đơn giản, sẽ có rất nhiều vấn đề xung quanh việc nhập và xuất mà bạn không kiểm soát được, chẳng hạn nhân viên quên không nhập phiếu nhập hàng vào phần mềm, nhân viên nhập kho  sai số liệu, nhân viên bán hàng không nhập vào phần mềm, bán nhầm sản phẩm, công thức sai lệch nhiều… Điều này khiến số liệu trên phần mềm sai lệch so với thực tế và chỉ có kiểm kho bạn mới biết điều này.

Bao nhiêu lâu thì kiểm kho một lần và kiểm kho diễn ra vào lúc nào?

Kiểm kho là bạn cân đo đong đếm nguyên vật liệu. Trong khi kiểm kho bằng phần mềm, bạn không nên thực hiện thao tác bán hàng để tránh sai lệch kết quả phép đếm. Tốt nhất các cửa hàng nên kiểm kho vào cuối ngày làm việc.

Do đặc thù của mô hình cafe là công thức pha chế sẽ không hoàn toàn đúng với thực tế, vì vậy thời gian kiểm kho cách nhau càng lâu, lượng sai lệch kho càng lớn, số tồn kho càng không chính xác. Có một thuận lợi là thông thường, nguyên vật liệu sử dụng sẽ hết dần, vì thế việc kiểm kho sẽ nhanh hơn. Bạn nên kiểm kho hàng ngày với khoảng 10 nguyên vật liệu hay sử dụng nhất, 3 ngày với những nguyên vật liệu khác và nên có kiểm kho đột xuất với những nguyên vật liệu ít kiểm kho.

Nhìn chung, việc quản lý kho cần có một quy trình làm việc khoa học và kỉ luật từ việc bán hàng, đến nhập hàng phải chính xác và đầy đủ, đến việc kiểm kho định kỳ. Khi quy trình được vận hành một cách đều đặn, bạn sẽ thấy việc quản lý kho cũng rất nhanh và đơn giản chứ không đau đầu như bạn nghĩ.

Xem thêm:

• - 5 lời khuyên để quản lý quán café hiệu quả

TRẢI NGHIỆM PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE - MIỄN PHÍ 14 NGÀY DÙNG THỬ