Với chủ của một cửa hàng mới mở hoặc lần đầu tiên áp dụng phần mềm vào cửa hàng, họ luôn đưa rất nhiều nhu cầu cũng như đòi hỏi cần phần mềm đáp ứng. Đa phần không nắm bắt được cách thức quản lý cửa hàng bằng phần mềm như thế nào cho hiệu quả. Do đó, tìm kiếm kinh nghiệm và lắng nghe tư vấn về triển khai hệ thống quản lý bán hàng từ các chuyên gia trong lĩnh vực bán lẻ là những điều cần thiết bạn nên làm.

Xác định những điều quan trọng nhất trong quản lý

Vì chưa có nhiều kinh nghiệm, chủ cửa hàng mới mở luôn đưa ra một yêu cầu: “Tôi muốn quản lý tất cả”. Vậy “tất cả” là gì? Có phải là: Phần mềm để bán hàng, tính tiền cho khách? In hóa đơn? Quản lý kho? Quản lý thu chi? Quản lý khách hàng? Quản lý công nợ?... Khi bạn yêu cầu tất cả, có nghĩa bạn đang không biết thực sự điều gì là quan trọng nhất, việc cần làm trước và việc cần làm sau.

Thực tế, có rất nhiều công việc quan trọng cần thực hiện, bạn cần phải xác định thứ tự các công việc ưu tiên. Thông thường, việc giữ chất lượng dịch vụ, chăm sóc và giữ khách hàng là điều quan trọng nhất của cửa hàng mới mở. Vậy bạn cần thiết lập một quy trình vận hành mượt mà, bán hàng, in hóa đơn nhanh chóng và quản lý tiền chặt chẽ, tạo một trải nghiệm thật tốt cho khách hàng khi mua sản phẩm tại cửa hàng của bạn.

Tại sao không nên tìm một phần mềm quá phức tạp?

Không nên tìm một phần mềm quá phức tạp, vì nó sẽ ngốn của bạn cả công sức và tiền bạc. Đơn cử như nghiệp vụ quản lý kho: nghiệp vụ này yêu cầu bạn phải nhập hàng đầy đủ, thường xuyên, bán hàng không được thiếu sót, phải kiểm kê hàng hóa nếu không làm được hàng ngày thì ít nhất cũng phải hàng tuần. Bạn sẽ phải tốn thêm nguồn lực về con người và thời gian để có thể sử dụng thành thạo trong khi mô hình cửa hàng của bạn thực chất không cần dùng đến những tính năng đó. Nghiêm trọng hơn là khi bạn không tỉnh táo để nhận ra: một cửa hàng mới mở chưa có khách thì bắt đầu bằng một phần mềm phức tạp là vô nghĩa.

Đối với một cửa hàng mới, chỉ cần công việc: bán hàng – in hóa đơn – quản lý doanh số vận hành một cách trơn tru là bạn đã thành công được một nửa. Công việc còn lại sẽ dành cho việc phát triển khách hàng, bạn có thể tạo ra các chương trình Marketing nhằm thu hút khách hàng đến với sản phẩm – dịch vụ của mình.

Thêm nữa, việc sớm đưa một quy trình quản lý bán hàng bằng phần mềm vào vận hành chính thức sẽ giúp bạn dành nhiều thời gian nghiên cứu về thị trường, sản phẩm, lên kế hoạch mở rộng kinh doanh khi cửa hàng đang trên đà phát triển.

Lên kế hoạch triển khai hệ thống và bố trí nguồn lực

Bạn nên dành 3 ngày tập trung tìm hiểu kỹ một vài phần mềm với sự tư vấn của đơn vị cung cấp, lựa chọn cho mình một phần mềm đáp ứng những điều bạn cho là quan trọng. Hãy để ý đến chi phí đầu tư như: chi phí mua phần mềm, chi phí tuyển nhân viên, chi phí thời gian và các chi phí phát sinh để học cách sử dụng phần mềm thành thạo. Chọn thời điểm, sau đó tập trung triển khai trong thời gian ngắn nhất để có thể áp dụng chính thức vào cửa hàng (thời điểm tốt nhất là trong 4 ngày trước khai trương).

Thấu hiểu những đắn đo, cân nhắc của các chủ cửa hàng, phần mềm MAYBANHANG.NET đã cho ra đời những tính năng thiết yếu nhất và tốt nhất đáp ứng nhu cầu quản lý bán hàng cho các cửa hàng mới mở trong thời gian đầu. Mọi ứng dụng của MAYBANHANG.NET được thiết kế tối ưu cho các màn hình chạm giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng và tạo hứng khởi. Tại các điểm thanh toán, nhân viên bán hàng chỉ cần đến ba thao tác để hoàn thành một chu trình bán hàng: chọn sản phẩm, tiến hành thanh toán và in hóa đơn. Việc tối ưu này giúp việc bán hàng dễ dàng, khách hàng không phải chờ đợi còn nhân viên thì có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng.

Thêm nữa, thời gian triển khai một hệ thống bán hàng – in hóa đơn – quản lý doanh số như phần mềm quản lý bán hàng MAYBANHANG.NET diễn ra rất ngắn:

- 2h với mô hình nhà hàng – café: 50 – 100 sản phẩm trong Menu và setup cho 10 – 50 bàn.

- 1 – 3 ngày với mô hình tạp hóa, siêu thị mini, thời trang (500 – 1000 sản phẩm).

Để kết lại, bạn nên trao đổi với bạn bè có kinh nghiệm và lắng nghe lời tư vấn từ những chuyên gia trong ngành bán lẻ về kế hoạch triển khai phần mềm cho cửa hàng mới mở. Càng nắm được nhiều thông tin và có sự chuẩn bị kỹ càng, bạn càng có nhiều cơ hội thành công.

Trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng- MIỄN PHÍ 14 NGÀY SỬ DỤNG