Bạn đã từng tin rằng bạn sẽ kiếm được tiền ngay trong ngày khai trương cửa hàng? Thực tế, khung cảnh ngày khai trương diễn ra lộn xộn, đặc biệt với mô hình kinh doanh dịch vụ ăn uống như nhà hàng hay quán nhậu: khách vào quán dồn dập, nhân viên chưa quen công việc, xếp bàn - gọi món - thanh toán - các hoạt động bị xáo trộn khi không được áp dụng quy trình chuẩn ngay từ đầu, gây phản cảm với khách hàng. Có thể ngày khai trương, khách tới rất đông nhưng doanh số thu về không như bạn mong đợi...

Ngày khai trương tưởng chừng diễn ra rất thuận lợi...

Dưới đây, tôi xin chia sẻ câu chuyện ngày khai trương của anh Thắng - chủ Quán 79 đồng thời là một khách hàng thành công của MAYBANHANG.NET. Trải qua ngày khai trương "sóng gió" với một loạt các sự cố xảy ra, anh tìm đến chuyên gia giải pháp quản lý bán hàng trong lĩnh vực nhà hàng, cafe, nhờ lắng nghe những lời tư vấn, kinh nghiệm chia sẻ và áp dụng triệt để, công việc kinh doanh của quán đã gặp rất nhiều thuận lợi cho đến nay.

Câu chuyện bắt đầu bằng cuộc gọi điện với giọng gấp gáp pha chút bối rối của anh Thắng: "Mai nhờ Thắng qua nhà hàng anh họp luôn nhé, với tư cách là nhà tư vấn và cố vấn quy trình bán hàng." Rồi anh nhẹ giọng thuật lại buổi khai trương "đáng nhớ": "Quán của anh hôm nay khai trương mà lộn xộn vô cùng, nhân sự đông, có mấy đứa cháu tới giúp anh mà khách tới rồi về nhiều không thể đếm xuể."

Sáng hôm sau, tôi đến sớm hơn để quan sát cách sắp xếp, bài trí không gian trong quán và hỏi thăm sơ qua tình hình hôm khai trương. Thật vinh dự và cảm thấy có chút áp lực khi anh Thắng quá tin tưởng, kỳ vọng ở tôi cũng như kinh nghiệm triển khai ở các quán ăn, quán nhậu đất Sài thành này.

Buổi họp đầu tiên chỉ có các thành viên chủ chốt bao gồm: anh Thắng - chủ quán, anh cổ đông - chủ một hiệu kính mắt khá lâu ở Thủ Đức, anh quản lý trẻ tuổi và tôi với vai trò lắng nghe và góp ý khi cần được tư vấn. Bắt đầu buổi họp, anh quản lý chia sẻ từng vấn đề diễn ra tại buổi khai trương: từ việc phục vụ chạy lên, chạy xuống liên tục, bếp làm món không kịp, thiếu nguyên vật liệu, thu ngân tính nhầm tiền, đang bán nhà hàng bị cúp điện do nhảy cầu dao, khách chờ lâu quá ra về, bia và nước ngọt lấy bán tùy ý, thu chi cũng tùy tiện, nhà vệ sinh bị bể ống chảy dơ cả sàn... Với mỗi vẫn đề, anh đều đề xuất phương án nâng cấp hay mua mới, đầu tư để hoàn thiện nhà hàng.

Trải nghiệm phần mềm quản lý nhà hàng- MIỄN PHÍ 14 NGÀY SỬ DỤNG

i anh cổ đông, anh Thắng đã tham khảo nhiều người quen, dự định ngày khai trương làm 60 bàn cho xôm tụ, với đội ngũ hậu cần: 7 bếp nấu, 20 người phục vụ, 1 thu ngân, chưa kể đến tiếp tân và các cô PG từ các hãng bia. Đội quản lý có 2 chủ, 1 quản lý và 1 kế toán. Chính anh Thắng cũng tham gia bưng món, tính tiền tay cho khách. Thấy quán khai trương rất đông vui, nhưng chốc lát niềm vui lại biến thành nỗi buồn bởi khách hàng chờ lâu quá, bắt đầu nóng nảy và ra về. Nhân viên ngày đầu ra quân rất đông, sang hôm nay nghỉ gần một nửa. Anh Thắng biết chắc có thất thoát bởi hơn 60 bàn và bán từ 5h chiều đến tối khuya mà doanh số thu về được hơn 20 triệu.

Mọi người bắt đầu trao đổi về từng vấn đề và cách khắc phục cũng như tận dụng các nguồn lực quen biết để xử lý tình huống và không muốn tình trạng như ngày khai trương hôm qua tái diễn lại. Nào là nhờ bà cô chuyên đi chợ đầu mối để gom hàng rau, cá thịt, vừa ngon vừa tươi, tuyển gấp dàn phục vụ, hiệu chỉnh lại bếp, menu làm ngắn lại tầm 20 món chính, sửa gấp đường nước, đường điện….

Sau 60 phút liệt kê và chia sẻ các giải pháp, đến lúc này, anh Thắng quay sang nhìn tôi và giới thiệu với những người còn lại: "Đây là Thắng - chuyên gia tư vấn giải pháp bán hàng ở các quán ăn, quán nhậu, quán bar, nhà hàng. Trước khai trương hắn có nhắc tôi cứ ưu tiên bán hàng, in bill cho chuẩn, tôi không nghe, cứ nghĩ mọi thứ đơn giản, nên mọi thứ đều làm cùng lúc, giờ loạn chưởng cả lên. Thắng chia sẻ để anh em ở đây gỡ rối cái nào." Giọng anh có chút khiêu khích và kỳ vọng.

Tôi đăm chiêu một chút, rồi quay sang hỏi lại anh Thắng: “Theo anh trong các vấn đề anh đã thấy hôm qua, thì cái nào anh nghĩ là quan trọng nhất cần cải thiện? Vì có rất nhiều thứ phải làm, nhưng một thời điểm chỉ làm tốt được một cái.”

Anh nói điều quan trọng trong ngày khai trương là khách hài lòng, bán hàng được nhanh, phục vụ chu đáo. Nhưng sao nó không như ý muốn, nhiều chuyện phát sinh mà rối như tơ vò.

Thấy anh vẫn chưa hài lòng và dừng chia sẻ, tôi tiếp tục: "Đúng vậy anh, bán lẻ nói chung và quán nhậu quan trọng nhất vẫn là bán hàng, doanh số tiền mặt. Hai yếu tố này cho anh biết hoạt động kinh doanh có ổn hay không. Vậy quy trình bán hàng hiện tại của anh đang gặp vấn đề bởi theo lý thuyết thì 20 phục vụ, 7 bếp là chạy ngon cho 60 bàn rồi đó chứ?"

Anh Thắng vỗ vai tôi một cái và nói: "Đúng. Chú mày hỏi đúng chỗ anh đang thắc mắc, hôm qua nhân viên đông thế mà sao nó chạy lung tung, rồi order, thu ngân, bếp không thông, hoá đơn bếp bị dồn ở thu ngân, không kịp in bếp, bếp làm không kịp, khách hàng đổi món, lúc tính tiền nhầm lẫn hết."

Anh quản lý tiếp lời: "Do máy tính chậm quá, anh phải thay màn hình chạm để hiệu suất nhanh hơn."

Tôi chia sẻ: "Nếu mình chưa chuẩn được quy trình, anh nên làm chậm lại và ổn định đội hình, xem khâu nào có vấn đề rồi xử lý, sau đó mới đẩy khối lượng lên. Em thấy ý kiến giảm lại các món nhậu tầm 20 món là tốt đấy anh. Vậy theo anh, nếu mình làm 30 bàn cho tối nay được không? Dù gì nhân lực giờ cũng có 7 phục vụ, chưa tuyển thêm được người mới, bếp lại không phải thiếu người, thiếu nguyên liệu. Riêng quy trình bán hàng, em nghĩ tạm thời order cho thẳng xuống bếp, để thu ngân quen phần mềm và không bị dồn cục, làm lại quy trình order, quy trình bếp, quy trình lên món, và quy trình tính tiền." 

Đối với việc kinh doanh nhà hàng - quán ăn, ngày khai trương là một ngày rất quan trọng. Ngày này giúp cho nhà hàng tạo được những ấn tượng đầu tiên đối với những khách hàng của mình. Tuân theo nguyên tắc vàng: khiến khách hàng hài lòng bằng quy trình bán hàng nhanh, phục vụ chu đáo sẽ tránh được những sự cố không muốn có trong ngày đầu khai trương.

Thanh toán tiền cho khách nhanh và chính xác nhờ phần mềm.

Đến đây mọi thứ dường như sáng tỏ với anh Thắng, anh nhỏm người dậy và chốt buổi họp: "Mình sẽ bắt đầu bằng 30 bàn, 3 bếp và 7 phục vụ. Ưu tiên tối nay bán 30 bàn thôi, anh muốn mọi thứ chạy ổn, không cơi nới bàn thêm như hôm qua, tạo thêm phát sinh, làm rối loạn đội hình."

Một tuần sau khi áp dụng "nguyên tắc vàng" cho quy trình quản lý bán hàng, anh Thắng gọi cho tôi nhờ hỗ trợ thêm phần quản lý thu-chi và quản lý kho bia, nước ngọt vì bên anh đã tuyển kế toán mới. Anh bật mí thêm: "Công việc giảm đi một nửa mà doanh số lại gấp rưỡi thật là tức cười."