Dù bạn là chủ cửa hàng hay quán ăn, quy mô nhỏ lẻ hay chuỗi nhà hàng lớn với doanh thu khủng thì việc tổ chức sự kiện dành cho khách hàng là điều nên làm thường xuyên để thu hút khách hàng mới và tạo sự gắn kết với các khách hàng trung thành cũ.

Maybanhang.net xin gửi tặng các chủ cửa hàng bản Hướng dẫn từng bước tổ chức sự kiện khách hàng hiệu quả, các bạn nghiên cứu và áp dụng nhé.

 I. Lên kế hoạch và chuẩn bị

1. Chọn loại hình sự kiện phù hợp

• Bạn nên chọn loại hình sự kiện nào? Để trả lời tốt nhất nên tập trung vào khách hàng của bạn: Khách hàng của bạn là ai? Họ thích loại hoạt động nào? Có thể tổ chức nhiều loại sự kiện ví dụ như tri ân khách hàng, sinh nhật cửa hàng, ra mắt sản phẩm dịch vụ mới hoặc đơn giản chỉ là một buổi tự làm sản phẩm handmade, quyên góp cho hoạt động từ thiện….

• Lịch sử: hãy xem lại các sự kiện tại chỗ đã từng được tổ chức tại cửa hàng của bạn. Sự kiện nào tạo được tiếng vang, sự kiện nào bị chìm vào quên lãng? Và bạn hãy chọn cách làm hiệu quả để tổ chức cho sự kiện lần này.
• Đối thủ: Xem đối thủ của bạn đã từng tổ chức sự kiện gì thành công, phân tích yếu tố làm nên thành công đó và áp dụng vào cho bạn.
• Thời điểm: Cân nhắc thời điểm hoặc mùa nào trong năm để tổ chức sự kiện, ví dụ tháng 2 thì có thể lồng ngày Valentine vào. Để ý đừng chọn ngày gần kỳ nghỉ, mùa mưa bão hoặc tránh những ngày cuối tuần mùa hè khi mọi người đổ xô đi tắm biển.

  2. Lên kế hoạch trước

Sự kiện không nên tổ chức ngẫu hứng mà phải luôn có danh sách kế hoạch thực hiện. Bạn càng chuẩn bị tốt bao nhiêu thì ngày thực hiện càng hiệu quả bấy nhiêu. Bạn có thể lên danh sách những việc cần làm 1 tháng – 2 tuần – 1 tuần – 1 ngày trước và cả trong ngày xảy ra sự kiện. Những công việc được giao cụ thể cho từng nhân viên và người đứng đầu sẽ đi vòng quanh để đảm bảo là mỗi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.

3. Xác định ngân sách

Bạn phải xác định xem bạn có thể dành bao nhiêu tiền cho sự kiện này. Cố gắng đừng bị thâm hụt ngân quỹ hoặc hết tiền trước khi sự kiện diễn ra. Liệt kê những thứ cần chi tiêu để tổ chức một sự kiện thành công bao gồm cả việc thuê công ty tổ chức sự kiện (nếu có), lương nhân viên, loa đài ánh sáng, đồ ăn uống, tài liệu quảng cáo… tính tổng rồi cộng thêm 10-20% để ngân sách của bạn không bị bó buộc quá.

Nếu muốn giảm chi phí, bạn có thể hợp tác cùng tổ chức sự kiện với cửa hàng hoặc tổ chức khác để chia sẻ các khoản chi và cùng nhau quảng bá sản phẩm. Bạn cũng có thể đề xuất với nhà cung cấp để quảng cáo thêm cho sản phẩm với điều kiện tài trợ một phần cho sự kiện của bạn.

Lưu ý là kiếm soát ngân sách không có nghĩa là rẻ tiền. Tìm cách để giảm chi phí nhưng đừng hi sinh chất lượng sự kiện của bạn chỉ để tiết kiệm vài đồng bạc lẻ. Nếu phải làm việc gì đó thì hãy làm đúng. Đừng có trở nên rẻ tiền. Nếu bạn không đủ tiền thì đừng làm. 

4. Sử dụng chiến thuật marketing đa dạng

Lượng khách đến tham dự sự kiện của bạn có được do công bạn quảng cáo trước đó, vì thế bạn nên dành thời gian và nguồn lực cho công việc này!

Có nhiều chiến thuật marketing, cả online và offline bạn có thể tham khảo: 

• Gửi thiệp giấy để mời

• Gửi email mời

• Tạo một sự kiện trên Facebook với nút mời tham gia

  

• Post bài viết trên mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram…) và có thể trả tiền quảng cáo để chạy các bài này

• In băng rôn để trước cửa cửa hàng

• Để tờ rơi ở các cửa hàng có liên kết

• Phát tờ rơi ở các điểm mua hàng

• Trong một số trường hợp, gọi điện và mời trực tiếp các khách hàng quan trọng

5. Hãy để báo chí, blog, facebook, diễn đàn…. nói về sự kiện của bạn càng nhiều càng tốt. Cả tin tốt và tin xấu đều mang đến sự tò mò và thúc đẩy người ta đến chỉ để kiểm chứng tin đồn.

 II. Kinh nghiệm cho ngày tổ chức event

1. Đừng chăm chăm bán hàng

Nếu sự kiện của bạn bộc lộ ý đồ chỉ để bán hàng, nó sẽ gây ác cảm với khách hàng. Tổ chức sự kiện là nhằm giúp khách hàng có sự trải nghiệm tốt chứ không phải chỉ nhăm nhăm bắt khách hàng móc ví ra mua hàng của bạn. Bạn sẽ muốn tạo cảm xúc để kết nối khách hàng với thương hiệu của mình. Một chú hề làm bóng cho bọn trẻ con. Một spa mini để chăm sóc da mặt hoặc xoa bóp nhẹ nhàng cho khách hàng nữ…

Các sự kiện được tạo ra nhằm giúp việc bán hàng trong lâu dài, gây ấn tượng tốt cho khách hàng để họ có thể giới thiệu truyền miệng cho người khác. 

2. Âm nhạc phù hợp

Xuyên suốt sự kiện là âm nhạc, có thể dịu nhẹ dành cho không gian tinh tế cao cấp hoặc sôi nổi với khách hàng trẻ tuổi. Bạn có thể thuê nhạc sống nếu có điều kiện.

3. 3. Phục vụ đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống miễn phí

Đồ uống có chút cồn sẽ giúp khách hàng lâng lâng, hưng phấn và cảm thấy thoải mái, muốn mua sắm hơn. Và sau khi người ta uống, người ta sẽ cởi mở hơn và dễ tính hơn trong việc đánh giá sản phẩm của bạn.

4. 4. Tặng quà mang về

Một chút quà mang thương hiệu của cửa hàng là một kỉ niệm đẹp đối với khách hàng. Hiệu quả nhất là bạn có thể chuẩn bị một số lượng quà nhất định cho những người đến sớm hoặc bốc thăm trúng quà.

5. 5. Ghi hình lại sự kiện

Quay phim và chụp ảnh ngoài mục đích để làm tài liệu quảng cáo sau này còn là để bạn ngồi xem lại chương trình của mình diễn ra thế nào, có đạt được mục đích hay không, điểm gì cần khắc phục cho lần tổ chức sau.

III. Sau sự kiện 

1. Chia sẻ ảnh và tường thuật lại sự kiện

Post ảnh lên Facebook, Instagram hoặc những mạng xã hội bạn có tài khoản. Cảm ơn những người có mặt, nhắc đến những người tham gia, tag những người bạn quen biết.

2. 2. Cân nhắc đến “cơ hội thứ 2”

Với những người không có cơ hội tham gia sự kiện, bạn có thể để ngỏ khả năng được quan tâm ví dụ như kéo dài giảm giá đến cuối tuần chẳng hạn.

3. 3. Đánh giá kết quả

Cả nhóm ngồi lại với nhau và bình luận về sự kiện. Có việc gì không ổn? Việc gì đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu? Hãy để mọi người phát biểu. Ghi chép lại các ý kiến và rút ra các bài học cho lần sau.

4. 4. Lên kế hoạch cho sự kiện lần sau

Bạn không chỉ tổ chức sự kiện mỗi năm một lần mà vẫn hi vọng khách hàng nhớ đến mình. Hãy tổ chức thường xuyên tùy điều kiện của mình nhưng nhớ cải thiện để khách hàng ngày càng có sự trải nghiệm tốt hơn ở cửa hàng của bạn.

Sau những lần tổ chức sự kiện thành công, thông thường bạn sẽ thấy doanh thu cửa hàng của mình có sự tăng đột biến. Để biết chính xác doanh số, lợi nhuận, hãy dùng Phần mềm bán hàng và quản lý cửa hàng với báo cáo thu chi, lợi nhuận được cập nhật liên tục và cực kì chính xác - Dùng thử 14 ngày miễn phí!