• Tại các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, siêu thị… việc quản lý kho ngày càng chứng minh được tầm quan trọng của nó. Bởi lẽ, nếu thực hiện các khâu quản lý không chặt chẽ, kỹ năng quản lý yếu kém vì bất kỳ lý do gì cũng sẽ dẫn đến những hậu quả vô cùng nghiêm trọng,  hơn nữa còn gây ra việc thất thoát tài sản. 

  Với mong muốn giúp các chủ cửa hàng, nhà quản lý, những người làm công tác kiểm kho hiểu sâu về công việc mình làm và đạt được hiệu quả tốt. Bài viết này MAYBANHANG.NET sẽ chỉ cho bạn một số “tuyệt chiêu” quản lý kho cực kỳ hiệu quả, các bạn cùng theo dõi nhé! 

• 1.  Phân loại hàng hóa

• Tất cả các hàng hóa trong kho nên được sắp xếp và phân loại rõ ràng. Nếu để hàng hóa lộn xộn với nhau, không ghi chú từng loại thì ngay cả nhân viên lúc kiếm hàng cho khách còn khó chứ chưa nói đến việc quản lý.

  Hàng hóa trong kho có thể chia là 3 loại là: hàng hóa có giá trị cao, giá trị trung bình và giá trị thấp. 3 loại này bạn nên sắp xếp vào từng khu khác nhau, khi đó bạn có thể theo dõi được từng loại và quản lý dễ dàng hơn. 

Xem thêm: Bí mật quản lý kho hàng - 7 cách làm trống kho ngay lập tức

Quá trình quản lý kho cần đảm bảo thực hiện đúng theo 2 điều sau:

Thứ nhất: Hàng hóa phải phân theo nhóm hàng đảm bảo dễ tìm, dễ kiếm, dễ di chuyển. Theo sát quá trình thu mua, xuất kho và quan trọng là bảo quản hàng hóa trong kho, ánh sáng, nhiệt độ. Ví dụ một số sản phẩm cần được bảo quản nhiệt phòng (20 - 30 độ C) mà nhiệt độ trong kho lại quá cao làm hư hỏng hàng hóa. 

Thứ hai: Để quy trình quản lý kho diễn ra minh bạch và dễ dàng nhất, thì tất cả các số liệu giữa hiện vật tại kho, hóa đơn, số liệu chi tiết, số liệu tổng hợp và sổ sách kế toán cần phải tương thích với nhau.

• 2. Dãn nhãn tất cả các loại hàng hóa

• Thông thường, theo các cách quản lý truyền thống, hàng hóa khi được nhập về sẽ đếm số lượng xem có đủ chưa và chất ngay vào trong kho. Chính vì thế, nếu số lượng hàng lớn, khó tránh xảy ra sai sót, mà các nhà hàng hay cửa hàng bán lẻ, siêu thị… hay xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa do bỏ quên và hết hạn. 

• Nếu hiện tại kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn thì bạn cần thay đổi ngay. Việc dán nhãn lên các sản phẩm sẽ giúp cho bạn phân loại và tìm kiếm hàng hóa trong kho nhanh chóng, dễ dàng. Hơn nữa còn quản lý được hàng tồn kho một cách chính xác và khoa học nhất.

• 

Xem thêm: Cách đặt mã vạch để quản lý kho hiệu quả

Bên cạnh đó, việc dán nhãn vào hàng hóa sẽ giúp bạn dễ dàng kết hợp các phương pháp kiểm kho tiên tiến vào quá trình quản lý như quản lý kho hàng bằng mã vạch. Từ đó mọi hàng hóa nhập kho, xuất kho chỉ cần quét mã vạch thì các thông tin sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập, xuất hàng hay những thông tin quản lý khác liên quan đến sản phẩm.

• 3. Kiểm kho thường xuyên

• Để đảm bảo mọi số liệu trong kho chính xác và việc quản lý đạt được hiệu quả bạn cần có thời gian kiểm kho định kỳ. Với cửa hàng nhỏ, thì việc kiểm kho nên diễn ra hàng tuần, còn với kho hàng lớn thì một năm có thể chia ra kiểm kho theo tháng hoặc theo quý để đạt được hiệu quả tốt nhất.

• Việc này nhằm mục đích xác nhận lại số lượng thực tế trong kho so với số liệu trên hệ thống để tránh bị gian lận, chất lượng hàng hóa (hạn sử dụng, có bị hư hại gì không, bao bì đóng gói còn đảm bảo tốt không…). Để việc kiểm kho này diễn ra nhanh chóng và thuận tiện thì bạn cần phải đảm bảo hàng hóa trong kho được sắp xếp khoa học như hai điều đã lưu ý ở trên. 

• 

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng file excel để quản lý kho

Sau khi kiểm tra xong mọi số liệu và tình trạng hàng hóa cần được ghi chép đầy đủ vào biên bản kiểm kho. Từ đó bạn có thể nhìn vào tình hình hàng hóa ở nhà hàng cửa hàng mình để có những chiến lược kinh doanh hợp lý như hạ giá, khuyến mãi, xả hàng, tăng giá sản phẩm… hay có kế hoạch tái sử dụng, tiêu hủy những loại hàng hóa đã hết hạn sử dụng.

Lưu ý: Sau mỗi đợt kiểm kho bạn nên setup lại định mức cho từng sản phẩm để thuận tiện hơn trong việc theo dõi. Giả sử, cửa hàng của bạn mặc định cho mỗi sản phẩm có định mức là 20 cái. Nhưng khi kiểm kho xong một sản phẩm nào đó chỉ còn 12 cái vậy bạn đã xuất kho 8 cái trên tổng định mức ban đầu. Cứ như vậy bạn không cần kiểm kê cũng có thể tính nhẩm hoặc kiểm tra bất ngờ một sản phẩm nào đó ở cửa hàng đã bán được bao nhiêu cái và còn lại bao nhiêu. 

• 4. Áp dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý kho

• Trong quá trình kinh doanh, buôn bán bạn sẽ cảm thấy rằng dường như mình đang bị “đánh cắp thời gian”. Vì hầu hết mọi việc từ quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nhân viên, kho hàng đều cần bạn giải quyết. Bạn mong muốn một ngày có 48 tiếng hay mình có phép thần thông biến hóa để làm xong hết mọi việc. Đặc biệt là những người sở hữu một chuỗi các cửa hàng, vào dịp cao điểm như cuối năm hàng hóa ra vào vô cùng nhiều lại càng áp lực hơn. 

• 

Xem thêm: Sự cần thiết của phần mềm quản lý kho đối với nhà hàng

Thật may mắn vì giờ đã có phần mềm quản lý kho của MAYBANHANG.NET, cho phép chủ cửa hàng quản lý, theo dõi mọi hoạt động trong kho thông qua máy tính hoặc điện thoại. Khi bước vào thế giới công nghệ quản lý bằng phần mềm chuyên nghiệp, bạn sẽ thấy mình mọi công việc đều được giảm tải đáng kể, ngoài ra còn giúp cửa hàng giảm một khoản thất thoát không hề nhỏ. Vô hình chung, việc này sẽ có ý nghĩa quan trọng giúp cải thiện lợi nhuận bán hàng. 

Trên đây là một vài chiêu thức quản lý kho hàng hiệu quả. Thông qua bài viết này MAYBANHANG.NET hy vọng có thể giúp các chủ cửa hàng, chủ shop, những người quản lý có thể kiểm soát được kho hàng của mình một cách hiệu quả và khoa học nhất, từ đó mang về lợi nhuận tối đa cho cửa hàng của mình. 

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MAYBANHANG.NET