Để có thể kinh doanh quán café thành công, ngoài việc lựa chọn mặt bằng tốt, thức uống ngon, bạn cần phải biết cách quản lý chặt chẽ quy hình bán hàng, số liệu kinh doanh của quán và phòng chống tất cả thất thoát có thể xảy ra. Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn các bí quyết quản lý tối ưu nhất cho quán cafe của mình.

1. Bí quyết quản lý quán cafe hiệu quả

1. 1.1. Quản lý quy trình phục vụ và thanh toán

Xét về quy trình phục vụ và thanh toán, bạn có thể lựa chọn giữa 2 trường phái: Thanh toán trước và thanh toán sau. Cách đây 10 năm, các quán café ở Việt Nam hầu như chỉ toàn thanh toán sau. Đến khi những thương hiệu quốc tế thâm nhập vào thị trường nước ta thì phong cách thanh toán trước mới dần trở nên quen thuộc với người dân.

Mỗi cách đều có ưu và nhược điểm riêng của nó, phù hợp với từng mô hình quán khác nhau. Nhìn chung, nếu quán của bạn rộng và có nhiều tầng, chắc chắn thanh toán trước sẽ tiện lợi hơn. Ngược lại, nếu quán có quy mô nhỏ và theo mô hình phục vụ truyền thống thì nên chọn cách thanh toán sau. Dưới đây, tôi sẽ đi vào quy trình chuẩn cho từng hình thức:

Ngoài ra, bạn cần đào tạo và quản lý chặt chẽ thái độ làm việc của nhân viên để đảm bảo quy trình phục vụ và thanh toán của quán khiến cho khách hàng hài lòng.

1. 1.2. Quản lý số liệu kinh doanh

Là một chủ quán café, bạn cần theo dõi thường xuyên các số liệu sau đây để đảm bảo có thể quản lý tốt và đưa ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn cho quán:

Doanh thu: Đặt ra mục tiêu doanh thu và quản lý chặt chẽ các báo cáo doanh thu mỗi ngày, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được hiệu quả kinh doanh hiện tại của quán để đưa ra các kế hoạch khuyến mãi phù hợp hoặc có biện pháp cải thiện toàn bộ quy trình của quán nếu doanh thu thực tế quá thấp so với mục tiêu.

 Lợi nhuận dựa trên chênh lệch giá nhập và giá bán: Theo dõi kỹ con số này sẽ giúp bạn đưa ra chương trình khuyến mãi đạt hiệu quả cao nhất. Đâu phải cứ khuyến mãi là thoải mái giảm giá theo cảm tính, nếu tính toán kỹ, bạn sẽ tìm ra được mức giảm chuẩn của từng món để đưa vào chương trình khuyến mãi sao cho tối ưu hóa lợi nhuận của quán.

 Chi tiêu tiền mặt mỗi ngày: Chắc chắn bạn không muốn nhân viên dùng tiền mặt của cửa hàng để chi mua những gì không cần thiết, hoặc mua nhầm loại mắc hơn chỗ bạn thường mua. Vì thế, bạn cần nắm rõ số tiền và mục đích chi tiêu tiền mặt mỗi ngày để kịp thời can thiệp khi cần thiết.

 Lượng nguyên liệu nhập – xuất – tồn: Quản lý chính xác nguyên liệu sẽ giúp bạn tránh lãng phí và tránh các thất thoát nguyên liệu không đáng có, giúp lợi nhuận thực của quán sẽ ở mức tốt hơn.

 Những thức uống bán chạy nhất: Nắm bắt được số liệu này, bạn sẽ biết được thị hiếu của khách hàng để sáng tạo ra những thức uống mới. Đồng thời, bạn còn biết được nên nhập nguyên liệu nào nhiều, nguyên liệu nào ít, tránh trường hợp hết nguyên liệu khiến nhân viên không pha chế được.

 Thông tin và lịch sử giao dịch của khách: Giữa rất nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường cafe, ai hiểu khách hàng nhiều hơn thì sẽ thành công hơn. Bạn cần phải kết nối tốt với khách hàng, thúc đẩy họ thường xuyên ghé quán và trở thành khách hàng trung thành thông qua các chương trình khuyến mãi, tích điểm. Vì thế, bạn cần nắm được thông tin khách hàng, biết họ thường xuyên mua món gì, đã chi tiêu cho quán của bạn hết bao nhiêu để chia họ vào các nhóm khách hàng khác nhau và áp dụng chương trình ưu đãi phù hợp với từng nhóm.

Tham khảo: Tại sao hơn 70% quán cafe đóng cửa chỉ sau 1 năm?

2. Bí quyết quản lý thất thoát cho quán cafe

Là một chủ quán café không thường xuyên ở quán, chắc chắn bạn rất lo lắng về những thất thoát tiền bạc, thất thoát nguyên liệu. Nếu quản lý chưa chặt chẽ, bạn sẽ tạo sơ hở cho nhân viên gian lận, khiến doanh thu và lợi nhuận của bạn giảm đáng kể. Vậy làm thế nào để quản lý tránh thất thoát cho quán café của bạn?

Để tránh thất thoát nguyên liệu, bạn chỉ cần dùng phần mềm quản lý quán café để định lượng chính xác nguyên liệu cho từng món bán ra. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách định lượng nguyên vật liệu ở cuối bài viết này. Còn để tránh thất thoát doanh số, bạn chỉ cần áp dụng tính năng in hóa đơn để quản lý nhân viên chặt chẽ nhất. Khi in hóa đơn, doanh thu sẽ lập tức được cập nhật ngay lập tức lên phần mềm, tồn kho nguyên liệu cũng nhanh chóng được trừ xuống. Cuối ngày, bạn chỉ cần đối chiếu xem số tiền thực tế trong két đựng tiền có khớp với trên phần mềm hay không.

Để chắc chắn nhân viên luôn phải in hóa đơn, bạn chỉ cần đặt khẩu hiệu “Nếu không nhận được hóa đơn, quý khách vui lòng liên hệ (số điện thoại của bạn) để được miễn phí 100%” ở những nơi dễ thấy nhất trong quán. Ngoài ra, để chắc chắn nhân viên thu ngân không bị phục vụ qua mắt, thu tiền khách nhưng không đưa lại. Bạn chỉ cần cấu hình phần mềm cho in hóa đơn 2 liên, 1 liên đưa cho khách, liên còn lại thu ngân để trên bàn cho tới khi nhận đủ tiền từ phục vụ thì sẽ hủy hoặc cất đi. Vậy là bạn chẳng phải lo gì về thất thoát nữa.

3. Hướng dẫn định lượng nguyên liệu cho quán cafe

Với tính năng định lượng nguyên liệu trên phần mềm quản lý quán café, bạn sẽ dễ dàng định lượng nguyên liệu cho từng thức uống. Khi một món bất kỳ được bán ra, phần mềm sẽ trừ chính xác tồn nguyên liệu của món đó. Cuối ngày, nhân viên chỉ cần kiểm tra, đối chiếu số liệu trên phần mềm và trên thực tế và báo cáo với bạn. Rất nhanh chóng, tiện lợi và hiện đại.

Để định lượng nguyên liệu, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào trang quản lý của phần mềm quản lý quán café:

Bước 2: Khởi tạo nguyên liệu:

Bước 3: Thiết lập công thức nguyên liệu

Bước 4: Kiểm tra lại các công thức đã tạo

Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn, nếu có gì thắc mắc hoặc gặp khó khăn, hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 0914.400.659

MAYBANHANG.NET luôn mong muốn mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. Vì thế, chúng tôi gửi tặng bạn 14 ngày dùng thử miễn phí phần mềm quản lý quán cafe. Hãy trải nghiệm ngay những tính năng tuyệt vời và cảm nhận cách phục vụ tận tình của đội ngũ nhân viên chúng tôi:

 Bạn chưa yên tâm thì chưa ký hợp đồng.

 Đến tận nơi tư vấn giải pháp quản lý phù hợp nhất với bạn.

 Đội ngũ nhân viên hỗ trợ bạn từ 8h00 đến 22h00 mỗi ngày.

 Sẵn sàng hoàn 100% hợp đồng trong 30 ngày nếu bạn không hài lòng.