Trong năm qua, có hàng ngàn quán cafe khai trương và cũng không ít trong số đó đóng cửa chỉ sau 1 năm. Nguyên nhân là do đâu? Chắc hẳn bạn từng chứng kiến ít nhất một trong những chuyện sau:

- Nhân viên nói còn bàn nhưng vào lại kín hết bàn.
- Nhân viên chạy ra chạy vào liên tục, khách chờ lâu mới được phục vụ.
- Khách vào sau lại được mang món ra trước.
- Cùng là cafe sữa đá mà mỗi ngày một vị khác nhau.
- Nhân viên không nhớ khách nào ngồi ở bàn nào nên mang món ra nhầm bàn.
- Dặn cafe ít đường mà nhân viên vẫn để lượng đường như bình thường.
- Order xong 1 lúc nhân viên quay ra bảo hết nguyên liệu để pha chế món đó.
- Khi tính tiền phải chờ nhân viên tính nhẩm, có khi bị sai số tiền.

Tất cả những yếu tố trên khiến khách hàng không hài lòng và không muốn quay lại nữa. Hãy đọc kỹ bài viết này. Đây chính là giải pháp quản lý quán cafe tối ưu mà bạn đang tìm kiếm.

1. CHUẨN HÓA QUY TRÌNH BÁN HÀNG

1. ♦ Dễ dàng biết được số lượng bàn trống

Nhân viên dễ dàng nắm được bàn nào trống để báo cho khách với phần mềm quản lý quán cafe.

♦ Order nhanh bằng menu điện tử

Chỉ với một chiếc máy tính bảng trên tay, bạn có thể order cho khách ngay tại bàn, giúp quy trình phục vụ khách trở nên chuyên nghiệp và tiện lợi hơn. Nhân viên phục vụ đỡ tốn thời gian chạy đi chạy lại, khách hàng sẽ rất hài lòng về tốc độ phục vụ.

Đối với các quán cafe theo mô hình thanh toán trước, việc chọn món và thanh toán sẽ chỉ mất 5 giây khi có một chiếc màn hình cảm ứng đặt tại quầy. Màn hình còn tích hợp quảng cáo món ăn và quẹt thẻ tích điểm.

♦ Tăng tốc độ pha chế, dễ dàng ghi chú cho từng thức uống, phục vụ đúng thứ tự

Chỉ với 1 nút “in bếp”, lập tức ở quầy pha chế sẽ in ra đầy đủ thông tin bàn nào gọi những món nào. Các bàn gọi trước sẽ được in phiếu ra trước, nhân viên chỉ cần pha chế đúng theo thứ tự. Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cafe còn cho phép ghi chú riêng cho từng món (ít đá, không đá, ít đường,...) để phục vụ nhu cầu đa dạng của từng khách hàng.

♦ In tạm tính để khách kiểm tra trước khi thanh toán

Khách hàng sẽ yên tâm hơn vì được kiểm tra lại các món đã gọi trước khi tính tiền. Nếu quán áp dụng phụ thu cho phòng VIP, thu ngân chỉ cần tùy chọn % phụ thu. Phần mềm sẽ tự động tính tổng số tiền với độ chính xác 100%. Sau khi in tạm tính, thu ngân nếu muốn giảm số lượng món thì phải được quản lý đồng ý để tránh gian lận. Quản lý và thu ngân đều chỉ được thực hiện các thao tác theo như phân quyền của chủ cửa hàng trên phần mềm quản lý quán cafe.

♦ Giảm 100% thất thoát chỉ với thao tác in hóa đơn

Thật đấy! Khi in hóa đơn, doanh thu sẽ lập tức được cập nhật lên phần mềm, tồn kho nguyên liệu lập tức trừ xuống. Cuối ngày, bạn chỉ cần đối chiếu xem số tiền trong két đựng tiền có khớp với trên phần mềm hay không. Để chắc chắn nhân viên luôn phải in hóa đơn, bạn chỉ cần đặt câu khẩu hiệu “Nếu không nhận được hóa đơn, quý khách vui lòng liên hệ (số điện thoại của bạn) để được miễn phí 100%” ở những nơi dễ thấy nhất trong quán. Ngoài ra, để chắc chắn nhân viên thu ngân không bị phục vụ qua mắt, thu tiền khách nhưng không đưa lại thu ngân. Bạn chỉ cần cấu hình phần mềm cho in hóa đơn 2 liên, 1 liên đưa cho khách, 1 liên thu ngân để trên bàn cho tới khi nhận đủ tiền từ phục vụ thì sẽ hủy hoặc cất đi.

Trường hợp quán theo mô hình sân vườn, bạn nên phân quyền cho nhân viên tự order và thanh toán tại bàn luôn cho khách theo từng khu vực. Khi ấy, bạn chỉ cần kết hợp bộ đôi máy tính bảng và máy in bluetooth. Chúng có tác dụng như một quầy thu ngân lưu động, giúp nhân viên đỡ phải chạy đi chạy lại, tăng hiệu suất phục vụ khách hàng.

♦ Linh động áp dụng khuyến mãi, tích điểm để thu hút khách hàng

Các quán cafe kinh doanh thành công, lợi nhuận lớn chủ yếu do có chương trình khuyến mãi hấp dẫn và áp dụng tích điểm để giữ chân khách hàng trung thành. Với phần mềm quản lý quán cafe, bạn sẽ dễ dàng áp dụng tự động các chương trình khuyến mãi đa dạng, phong phú. Phần mềm sẽ tự động giảm giá phù hợp với chương trình khuyến mãi. Đồng thời, việc tích điểm khi thanh toán cũng quá dễ dàng.

« Việc bán hàng không bao giờ gián đoạn ngay cả khi không có mạng

Không ngừng ứng dụng công nghệ hiện đại để hoàn thiện phần mềm, MAYBANHANG.NET tự hào là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam ra mắt tính năng bán hàng ngay cả khi không có kết nối mạng. Với tính năng này, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm rằng quá trình thanh toán tại quán không bao giờ bị gián đoạn. Ngoài ra, đối với các quán thanh toán trước, phần mềm còn hỗ trợ tính năng "tạm dừng" dành cho trường hợp nhóm khách đông order lâu quá. Với nút tạm dừng, bạn vẫn tiếp tục order cho khách sau nhưng vẫn bảo lưu đơn hàng của khách trước.

2. TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ

2. ♦ Quản lý chính xác số lượng nước đóng chai bán ra trong ngày

Cuối ngày, phần mềm sẽ tự động in ra danh sách nước đóng chai bán trong ngày để nhân viên kiểm hàng. Ngoài ra, phần mềm còn giúp quản lý công nợ nhà cung cấp trong trường hợp họ giao hàng mà quán chưa thanh toán.

♦ Quản lý chính xác nguyên liệu sử dụng trong ngày

Bạn sẽ dễ dàng định lượng nguyên liệu cho từng thức uống bằng phần mềm quản lý quán cafe. Khi một món bất kỳ được bán ra, phần mềm sẽ ngay lập tức trừ tồn nguyên liệu của món đó. Cuối ngày, nhân viên chỉ cần kiểm tra, đối chiếu số liệu trên phần mềm và trên thực tế. Nếu sai sót vượt mức có thể chấp nhận, nhân viên sẽ phải giải trình với bạn.

♦ Quản lý chính xác doanh số theo thời gian thực

Tất cả hóa đơn, doanh số, lợi nhuận liên tục được cập nhật lên phần mềm. Chỉ với 1 cú click chuột, bạn sẽ dễ dàng theo dõi mọi diễn biến tại quán. Những biểu đồ về doanh thu, lợi nhuận sẽ là cơ sở đáng tin cậy để bạn phân tích và định hướng hoạt động trong tương lai của quán.

♦ Quản lý chính xác từ A tới Z dù bạn không ở quán

Không cần tốn nhiều thời gian gọi điện, nhắn tin hỏi nhân viên về tình hình bán hàng. Chỉ cần một chiếc điện thoại Smartphone tích hợp ứng dụng EzMobile, bạn sẽ dễ dàng quản lý từ xa mọi hoạt động của quán. Tất cả hóa đơn, doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, công nợ đều được cập nhật liên tục. Với EzMoblie, cả quán cafe nằm trọn trong tay bạn.

♦ Quản lý chính xác tình hình kinh doanh của chuỗi cửa hàng

Khi sở hữu một chuỗi cửa hàng cafe, chắc chắn bạn sẽ không thể có mặt cùng lúc tại các cửa hàng. Nhiều chủ quán luôn rơi vào tâm lý đứng ngồi không yên, ở quán này lại lo lắng không biết quán kia đang thế nào. Với tính năng quản lý chuỗi của MAYBANHANG.NET, bạn có thể quản lý chính xác tình hình kinh doanh của cả chuỗi, dễ dàng so sánh quán nào bán tốt, quán nào bán chưa tốt để đưa ra giải pháp phù hợp nhất. Dù bạn sở hữu chuỗi 5 hay 50 cửa hàng, tất cả đều không thành vấn đề.

MAYBANHANG.NET gửi tặng bạn 14 ngày dùng thử phần mềm quản lý quán cafe. Hãy đăng ký ngay để sớm trải nghiệm cảm giác của một người chủ quán hiện đại nhé.