Tết đến rồi Tết lại đi. Các cửa hàng bán lẻ, siêu thị trước Tết hàng hoá ngập tràn lên tận trần nhà, sau Tết thì lộn xộn, tan tác. Cả tháng sau đó, nhiều cửa hàng vẫn chưa kiểm tra được chính xác mình đã bán được bao nhiêu hàng tất cả, có bị mất mát, thất lạc gì không. Bài toán quản lý kho hàng hiệu quả sau Tết vẫn làm cho nhiều chủ cửa hàng lúng túng.

Sau đây là những bước đi mà các chủ cửa hàng cần tuân thủ để có cách quản lý kho hàng hiệu quả, tránh thất thoát sau mùa vụ vừa qua.

1. Kiểm kho tổng thể

Công việc kiểm kho tổng thể sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức nhưng là việc bắt buộc phải làm sau Tết vì càng để lâu thì nguy cơ mất mát hay hỏng hóc hàng hoá càng cao. Những mặt hàng Tết như bia chỉ có hạn dùng 6 tháng, bánh kẹo 1 năm nhưng thường sau Tết thì hạn chỉ còn vài tháng, bạn cần kiểm kho sớm ngày nào hay ngày đấy để tránh tình trạng hàng hết date không kịp xử lý.

Trong quá trình kiểm kho bạn cần ghi lại những con số cụ thể về số lượng hàng tồn, hạn sử dụng, tình trạng hay bất kỳ thông tin nào bạn cần lưu ý để phục vụ cho công việc đối chiếu và giải phóng hàng tồn sau này.

2. Đối chiếu số liệu sổ sách

Nếu trước Tết bạn có ghi chép sổ sách bán hàng cụ thể hoặc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng một cách cẩn thận thì việc đối chiếu số liệu sẽ dễ dàng hơn. Thông thường các cửa hàng khi tuân thủ đúng quy trình bán hàng thì hàng tồn kho trên hệ thống cũng có con số rõ ràng. Sau khi kiểm kho trên thực tế, cửa hàng sẽ xác định được nhanh chóng và chính xác mặt hàng nào còn nguyên trạng, mặt hàng nào mất cắp hay bị hỏng hóc/tiêu huỷ.

Tuy nhiên, tình trạng bán càng nhiều càng tốt, đặc biệt những ngày cận Tết bận rộn, quay cuồng với việc thu tiền thì việc nhập dữ liệu bán hàng hay ghi chép lại là một thứ xa xỉ tốn thời gian. Công việc đối chiếu sẽ vất vả hơn, bạn sẽ xuất phát từ việc rà lại số lượng hàng nhập từ rất nhiều kỳ trước, hàng còn tồn rồi so sánh với số tiền thu được. Nếu việc nhập hàng hay kiểm soát tiền mặt của cửa hàng không được tốt thì bạn có thể chẳng bao giờ biết được con số chính xác kết quả kinh doanh của mình.

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả - Dành cho chủ cửa hàng, thủ kho và kế toán kho

3. Tổng kết, xử lý hàng tồn kho

Sau khi có cái nhìn tổng thể về việc lãi lỗ trong vụ Tết và những gì còn lại trong kho cần giải quyết, bạn sẽ có quyết định bước tiếp theo như nào. Như đã nói ở phần trước, hàng thực phẩm vụ Tết thường có hạn sử dụng và nhiều khi khó bán trong năm nên chủ cửa hàng phải có quyết định sớm như giảm giá, khuyến mại hay đổ sỉ cho nhà hàng để thu hồi vốn, tránh tình trạng hàng quá date phải đi tiêu huỷ.

Đối với những mặt hàng có thể để lâu dài như đồ trang trí, bạn có thể để lại vụ Tết sang năm, nhưng hãy nhớ có phương án bảo quản cẩn thận, tránh hư hỏng trong quá trình lưu kho.

4. Sắp xếp lại hàng hoá và thiết lập quy trình quản lý kho hàng

Sau khi giải phóng được đống hàng tồn kho, bạn cần khởi động một năm kinh doanh tiếp theo. Bây giờ, bạn đã nhận ra mức độ quan trọng của việc biết cách quản lý kho hàng, nếu không cẩn thận sẽ làm cho bạn mất tiền một cách vô ích. Và hàng trăm câu hỏi được đặt ra:

Kho hàng của bạn đã được sắp xếp đúng cách, khoa học? Bạn có lập hồ sơ kho để tìm được mặt hàng mình cần trong khoảng thời gian ngắn nhất? Tiêu chí phân loại hàng của bạn là gì? Bạn có bộ tiêu chuẩn lưu kho cho từng mặt hàng không? Hàng hoá của bạn được quản lý theo mã vạch hay thẻ kho? Hàng hoá trong kho được sắp xếp theo nguyên tắc nào?

Bạn đã thiết lập quy trình quản lý kho hàng hiệu quả? Xuất – nhập kho cần những thủ tục gì? Kho hàng của bạn có tuân thủ các quy định về Phòng cháy chữa cháy? Làm thế nào để kiểm soát được hạn sử dụng của hàng hoá để tránh bị quá date? Bao lâu bạn kiểm kho một lần?

Xem thêm: Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho -  Tại sao không?

5. Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng hiệu quả

Thay thế cho sức người, giấy tờ sổ sách viết tay nhiều khi không chính xác, phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian nhập – xuất hàng, kiểm kho nhanh chóng, thiết lập định mức hàng tồn dễ dàng và có cảnh báo với người sử dụng khi mức hàng tồn vượt quá giới hạn cho phép, hỗ trợ chuyển kho giữa các cửa hàng trong chuỗi....

Công việc kinh doanh vốn đã vất vả trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ nước ngoài cũng như trong nước. Các chủ cửa hàng nhỏ lẻ có lợi thế về sự linh hoạt cần trang bị cho mình những công cụ hỗ trợ hiệu quả như phần mềm quản lý kho hàng để giảm bớt gánh nặng quản trị và tập trung vào việc thúc đẩy bán hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp của mình.

 ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 14 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO