Bất chấp việc đã xuất hiện từ khá lâu, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng vào quán cafe vẫn là điều khá mới mẻ với phần lớn các cửa hàng đang hiện hữu. Lý do thường thấy là vì sợ tốn tiền, vì thấy không cần thiết, vì sợ bị lừa, và phổ biến nhất là vì… không biết cách dùng.

Không sao! Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung được quá trình ứng dụng phần mềm bán hàng vào quán cafe trong thực tế. Nghiên cứu ngay để thấy mọi thứ hoàn toàn không khó như bạn nghĩ!

Xem thêm: Quản lý quán cafe toàn diện với phần mềm

1. 1. Quán cafe của bạn cần gì?

Đây chính là cửa ải ngăn cách nhiều quán cafe nhỏ sử dụng phần mềm quản lý. Thật ra, đưa phần mềm vào hoạt động kinh doanh của một cửa hàng không hề khó. Với tiêu chí rẻ nhất và tác dụng thực tế nhất, quán của bạn chỉ cần trang bị đủ ba thứ sau:

- Máy tính bảng.
- Máy in bluetooth không dây.
- Phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe.

Về cơ bản, phần mềm quản lý bán hàng sẽ được cài đặt trên máy tính bảng. Bạn hoàn toàn có thể cầm máy tính bảng tới tận bàn để đặt đồ uống cho khách, không còn phải ghi tay và lẫn lộn món trong những thời điểm đông khách nữa.

Cũng từ máy tính bảng, bạn có thể chọn và in hoá đơn của từng bàn thông qua kết nối không dây bluetooth. Không còn sổ sách và bút viết, không cần kết nối dây phiền phức, mọi thao tác phục vụ cơ bản đều gói gọn trong vài cú chạm cảm ứng. Không hề phức tạp đúng không nào?

Xem thêm: Các bước cơ bản nhất để bạn mở quán cafe

2. 2. Đưa menu “lên mây”

Để đạt được sự nhanh gọn như trên, tất nhiên mọi thứ cần được chuẩn bị đôi chút. Vấn đề đầu tiên bạn cần làm là đưa menu thức uống tại quán vào phần mềm quản lý quán cafe. Với quy mô quán cafe nhỏ, số lượng món tại quán sẽ không khiến bạn phải tốn quá nhiều thời gian. Những thông tin cơ bản cần được nhập sẽ bao gồm Tên món, Hình ảnh món và Giá bán của món.

Cụ thể hơn, bạn có thể ghi chú thêm các thông tin của món như sẽ giảm giá từ khung giờ nào đến khung giờ nào, hoặc khách hàng mua số lượng bao nhiêu ly thì sẽ được giảm giá chẳng hạn. Điều này sẽ rất có ích nếu quán của bạn có nhiều nhân viên phục vụ, giúp bạn tiết kiệm thời gian thông báo cho từng người khi có giảm giá.

Bạn cũng sẽ cần tạo ra danh sách các bàn trong quán nữa nhé. Việc tạo bàn thì rất đơn giản, chỉ việc liệt kê và đánh số thứ tự mà thôi. Sau đó, thao tác đặt đồ uống của khách sẽ chỉ gói gọn trong hai bước là chọn bàn và chọn các món khách gọi. Thế là xong rồi!

Vậy tại sao lại gọi là “lên mây”?

Vì hầu hết các phần mềm quản lý cửa hàng hiện nay đều đã có thể đồng bộ hoá dữ liệu lên máy chủ trực tuyến, giúp đảm bảo an toàn cũng như dễ dàng sao chép ra những thiết khác trong quán có cài đặt phần mềm bán hàng.

Lấy ví dụ, sau một thời gian sử dụng phần mềm, bạn muốn trang bị thêm một máy tính bảng khác để nâng cao năng suất cho quán. Lúc này, bạn chỉ việc tải và cài đặt phần mềm quản lý quán cafe lên máy mới, đăng nhập đúng tài khoản của quán và mọi dữ liệu về danh sách bàn cũng như menu sẽ tự động được đồng bộ. Không cần phải nhập lại như lúc đầu nữa. Tuyệt vời nhỉ!

3. 3. Tạo và quản lý nhân viên tại quán

Mặc dù không bắt buộc, nhưng tôi luôn khuyên khách hàng tạo riêng tài khoản cho từng nhân viên khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tại quán. Lý do là bởi tài khoản chính trên mỗi phần mềm đều có khả năng thay đổi hầu hết các thông tin của quán. Sẽ thật tệ khi một vài hoá đơn bán hàng trong ngày bị xoá, hoặc toàn bộ báo cáo kinh doanh của quán bị nhân viên “lỡ tay” làm mất đúng không?

Đi xa hơn nữa, việc quản lý năng suất làm việc của nhân viên thông qua phần mềm sẽ cực kỳ tiện lợi. Chỉ cần nhìn vào báo cáo cửa hàng mỗi ngày, bạn sẽ biết được nhân viên nào đang bán và phục vụ khách tốt nhất, cũng như năng suất làm việc của mỗi nhân viên đang cao hay thấp hơn ngày hôm qua. Tất cả đều được phần mềm quản lý cửa hàng cafe tự động thống kê cho bạn. Phân công và quản lý nhân viên chưa bao giờ dễ dàng như thế!

Xem thêm: Nhân viên phục vụ quán cafe cần những tố chất gì?

4. 4. Cafe nhỏ vẫn in bill như thường

Nếu bạn muốn quán cafe của mình trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng, thì việc xuất hoá đơn cho mỗi đồ uống bán ra chính là tiêu chuẩn nên được đáp ứng. Việc xuất hoá đơn bán hàng thể hiện sự rõ ràng trong kinh doanh, khiến khách hàng biết được giá cả và hoạt động tại quán của bạn có tính ổn định, cũng như giúp bạn có thể quản lý toàn bộ doanh thu tại quán chặt chẽ hơn rất nhiều.

Một điểm cộng khác cho việc này là khả năng quảng cáo truyền miệng của tờ hoá đơn. Ví dụ với phần mềm quản lý quán cafe của MAYBANHANG.NET, mỗi hoá đơn bạn in ra đều có kèm theo tên và địa chỉ cùng số điện thoại của quán bạn. Còn gì chuyên nghiệp và tuyệt vời hơn khi tờ hoá đơn bạn in ra lại có thể đưa về những khách hàng mới trong tương lai nhỉ?

5. 5. Quản lý doanh thu và chi phí hàng ngày

Có khá nhiều người vẫn thấy tiếc số tiền bỏ ra khi mua phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe của mình, cho đến khi họ cần kiểm tra thu chi của quán!

Đây là một trong những tính năng được khách hàng của chúng tôi bình chọn là hữu ích nhất. Dĩ nhiên rồi, có ai kinh doanh mà không quan tâm lợi nhuận đâu! Thế nhưng không phải ai cũng có kiên nhẫn ngồi cộng sổ sách hàng tuần, hàng tháng hay thậm chí… hàng ngày. Lúc này, có một phần mềm luôn tự động cập nhật sổ sách theo từng thức uống bán ra mới là hạnh phúc đích thực. Chỉ cần lựa chọn thời gian muốn thống kê, và các con số doanh thu sẽ được trình bày rõ ràng trước mắt bạn. Còn gì tiện hơn thế?

Không chỉ là doanh thu, phần mềm quản lý quán cafe của MAYBANHANG.NET còn giúp bạn quản lý cả kho nguyên vật liệu tại quán nữa. Toàn bộ chi phí và số lượng hàng sẽ được báo cáo đầy đủ sau vài cái chạm nhẹ trên màn hình. Không cần thức đêm cộng sổ, không cần đối chiếu giữa số liệu và thực tế, chỉ cần một cái máy tính bảng là đủ!

Xem thêm: Hiểu rõ rủi ro khi quản lý chi phí mở quán cafe

6. 6. Và nếu bạn muốn mở rộng quy mô?

Chúng tôi tin rằng không người làm kinh doanh nào mãi bằng lòng với một quán cafe nhỏ. Tôi tin rằng mục tiêu lâu dài của bạn sẽ luôn là nhiều bàn hơn, nhiều khách hàng hơn, và thậm chí là… nhiều quán cafe hơn.

Và nếu bạn đang băn khoăn về những lợi ích lâu dài, chúng tôi cũng có chung niềm băn khoăn đó. Từ những chia sẻ của hơn 15.000 khách hàng trong 8 năm có mặt trên thị trường, MAYBANHANG.NET đã phát triển được một “hệ sinh thái” hoàn chỉnh cho phần mềm quản lý cửa hàng của mình. Sản phẩm của chúng tôi có thể hỗ trợ kết nối cùng lúc đến nhiều thiết bị, đáp ứng được các mô hình kinh doanh cafe với quy mô từ lớn đến nhỏ.

Những sản phẩm mở rộng hiện nay của MAYBANHANG.NET bao gồm:

► Màn hình cảm ứng: với 2 màn hình chính và phụ, giúp đặt hàng nhanh hơn và hiển thị đơn hàng rõ ràng hơn cho khách hàng.

► Đầu đọc mã vạch không dây và có dây.

► Màn hình hiển thị giá sản phẩm.

► Máy in hoá đơn nhiệt.

► Két đựng tiền.

► Hệ thống thẻ thành viên.

… và còn nhiều sản phẩm khác phù hợp với nhu cầu của bạn. Thật tiện dụng đúng không?

Và như bạn đã thấy, dù là ở hiện tại hay tương lai, việc triển khai một phần mềm quản lý quán cafe nhỏ đều không khó chút nào. Cực kỳ gọn gàng và chuyên nghiệp là những gì sản phẩm phần mềm có thể mang đến cho bạn. Vậy còn bạn, bạn đã đủ tự tin để “số hoá” việc kinh doanh tại quán cafe của mình chưa? Nếu vẫn còn đắn đo, tôi khuyên bạn hãy đăng ký dùng thử phần mềm quản lý cửa hàng cafe của chúng tôi, HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ ĐẤY!

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE MIỄN PHÍ 14 NGÀY