Bạn có biết 60% cửa hàng luôn xảy ra tình trạng thất thoát trên 100 triệu mỗi năm? Cả một quy trình bán hàng gồm rất nhiều bước khác nhau như vậy, nếu không cẩn trọng, chuyện cửa hàng bị thất thoát là hoàn toàn có thể xảy ra, trong đó, nhân viên thu ngân là người có “cơ hội” gian lận nhiều nhất vì họ tiếp xúc trực tiếp với tiền của cửa hàng.

Vậy họ đã dùng những mánh khóe tinh vi nào để qua mặt bạn và phải giải quyết như thế nào đây? Tất cả đã được tổng hợp trong khuôn khổ bài viết này, đọc ngay thôi!

Những chiêu gian lận của nhân viên thu ngân

 Không in hóa đơn cho khách hàng: Khách đã chọn hàng xong và tiến đến quầy thanh toán, nhân viên thu ngân cũng đã quét mã vạch các sản phẩm, nhưng sau đó chỉ đọc tổng số tiền mà khách phải trả và không in hóa đơn. Một khi khách hàng rời đi, thu ngân chỉ trong tích tắc nhấn nút hủy hóa đơn vừa rồi, thế là hàng đã theo khách ra đi, còn tiền thì theo gió mây bay vào túi thu ngân.

 Sửa lại hóa đơn sau khi đã thu đủ tiền từ khách hàng: Tiền thực thu từ khách hàng sẽ nhiều hơn số tiền thu ngân nộp lại cho bạn nếu người nhân viên này sử dụng mánh khóe sửa hóa đơn. Tức là sau khi khách đi khỏi, thu ngân lập tức xóa bớt một mặt hàng hoặc giảm số lượng một loại hàng nào đó, suy ra số tiền trên hóa đơn sẽ ít đi, trong khi trước đó khách đã trả đủ. Là chủ cửa hàng, bạn là người lãnh đủ thiệt hại.

Hai trường hợp gian lận đầu tiên này chỉ xảy ra nếu quầy thu ngân không có két đựng tiền chuyên dụng, vì theo nguyên lý hoạt động, chỉ sau khi hóa đơn được in thì két đựng tiền mới mở. 

 Quẹt thẻ tích điểm bằng thẻ của mình: Ở những cửa hàng có chương trình tích điểm bằng thẻ, thu ngân có thể “giả vờ” quên nhắc khách đưa thẻ tích lũy điểm, rồi sau đó tự dùng thẻ riêng của mình để cộng điểm và nhận những khuyến mãi hoặc chương trình tri ân dành cho chủ thẻ có số điểm cao.

 Đánh thiếu số lượng hàng khi tính tiền: Thông thường, trường hợp này xảy ra khi thu ngân tính tiền cho bạn bè, người quen hoặc người thân, họ mua nhiều nhưng thu ngân cố tình quét không hết số lượng hàng, lén bỏ bớt vào túi để giảm tiền. Như vậy, cửa hàng sẽ chịu thiệt hết lần này tới lần khác vì được một lần là sẽ có lần thứ 2 họ gian lận. 

 Dùng phiếu giảm giá đã quá hạn sử dụng hoặc đã được sử dụng: Cứ đến các dịp lễ, nhiều cửa hàng thường áp dụng chương trình khuyến mãi và phát phiếu cho khách hàng. Lợi dụng điều này, thu ngân hoàn toàn có thể sử dụng lại phiếu giảm giá của những khách đã dùng trước đó cho hóa đơn của chính mình hoặc người thân. Hoặc khi hết chương trình, phiếu hết tác dụng, thu ngân vẫn cố tình dùng thì số tiền thâm hụt đó chỉ có cửa hàng chịu mà thôi. 

Xem thêm: 9 lưu ý hàng đầu trong khuyến mãi, giảm giá 

 Lạm dụng các chương trình chiết khấu: Ở một số nơi, thao tác chiết khấu cho khách hàng phải thực hiện thủ công. Đây chính là kẽ hở để thu ngân tự do chiết khấu nhiều hơn mức quy định cho bất kỳ ai mà họ muốn.

 Cố ý làm hư hỏng máy móc để tránh bị phát hiện gian lận: Thật tệ nếu nhân viên thu ngân của bạn cố tình làm điều này. Máy móc hư hỏng ngay đúng lúc kiểm kê doanh thu thì đúng là chuyện cần phải đặt dấu chấm hỏi, khi đó, thông tin sẽ không được đồng bộ nếu cửa hàng sử dụng nhiều thiết bị khác nhau. Trong một số trường hợp, mọi hóa đơn, thao tác,... đều sẽ bị mất, bạn chỉ có nước khóc ròng vì không biết đường nào mà lần! 

Tới đây, bạn đã nắm được những chiêu trò gian lận của nhân viên thu ngân rồi. Bước tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu phương thức giải quyết triệt để các vấn đề này nhé!

2. Những phương pháp quản lý cửa hàng hữu hiệu nhất 

Thật ra nếu bạn dành thời gian kiểm soát khâu tính tiền thật chặt chẽ thì thu ngân sẽ không có cửa mà gian lận nữa. Tuy nhiên, việc có mặt ở cửa hàng 24/7 thật là bất khả thi, nên chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một vài cách khác: 

 Dán hẳn thông báo “Quý khách sẽ được hoàn tiền 200% nếu không nhận được hóa đơn sau khi mua hàng”, đảm bảo sẽ không có nhân viên nào dám bỏ sót khâu in hóa đơn đâu!

 Lắp đặt camera theo dõi cửa hàng ở nhiều góc khác nhau, chỗ thu ngân tất nhiên cũng cần một cái. Như vậy, bạn vừa xem được khách có lấy trộm hàng không, vừa biết nhân viên có “ăn bớt” tiền của mình không.

 Tuyển dụng thật kỹ lưỡng, sau đó, đào tạo mọi kỹ năng cần có cho từng vị trí. Thưởng, phạt công minh và xứng đáng cũng là một cách nâng cao ý thức của toàn thể nhân viên cửa hàng.

 Trang bị két tiền chuyên dụng tại quầy thu ngân cũng là một cách giúp bạn hạn chế được thất thoát. Thông thường, két tiền chỉ được mở sau khi hóa đơn bán hàng được in ra, tránh được tình trạng "quên" in hóa đơn, tiền bạc cũng được sắp xếp gọn gàng, tiết kiệm thời gian khi thối tiền dư cho khách. 

Xem thêm: Két đựng tiền chuyên nghiệp dành riêng cho cửa hàng bán lẻ 

 Bộ phận chăm sóc khách hàng thường xuyên liên hệ với khách để hỏi thăm và nhận sự đánh giá của họ về chất lượng dịch vụ của cửa hàng, trong đó có đánh giá về hiệu quả của quầy thu ngân.

Tuy nhiên, bạn sẽ thấy là camera chỉ giúp bạn ghi lại hình ảnh thôi, thu ngân nếu có gian lận thì cũng là “sự đã rồi” bạn mới xử lý, ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu rất nhiều. Thuê thêm quản lý sẽ mất thêm một khoản chi phí lớn, chưa kể đến việc họ có thể không kiểm soát hết mọi hoạt động trong cửa hàng, rõ ràng thất thoát vẫn có thể xảy ra. Tuyệt nhất vẫn là sử dụng phần mềm quản lý nhân viên để ngăn chặn sự gian lận từ trong ý nghĩ!

Xem thêm: Phần mềm quản lý giúp cửa hàng mỹ phẩm tăng doanh thu gấp đôi 

Nên dùng phần mềm nào để quản lý nhân viên hiệu quả? 

Trong rất nhiều phần mềm hiện hành, chúng tôi xin giới thiệu cho bạn một phần mềm được tin dùng bởi gần 10.000 cửa hàng trong và ngoài nước: MAYBANHANG.NET. Không chỉ thu ngân, mọi nhân viên của bạn đều sẽ được kiểm soát một cách tinh tế nhất, loại bỏ mọi kẽ hở có thể bị lợi dụng để gian lận, đồng thời, phần mềm cũng bao gồm nhiều tính năng giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả bán hàng của thu ngân như sau:

 Phân quyền chi tiết và chặt chẽ: bạn có thể cấp những quyền cơ bản và hạn chế một số thao tác như là thu ngân không có quyền nhận hàng bị trả lại, khách trả sẽ phải ký tên hoặc để lại số điện thoại, đồng thời, việc kiểm kho cần được thực hiện đều đặn để đối chiếu số thực tế với phần mềm. Khi đó, thu ngân bị giám sát bởi camera và cả phần mềm, một cổ hai tròng thì cách nào mà gian lận cho được!

 Hóa đơn đã in thì mọi doanh số đều được đồng bộ ngay lập tức lên phần mềm: dù máy có hư hỏng hay mất kết nối internet thì dữ liệu vẫn được bảo toàn, mọi thao tác đã thực hiện bởi thu ngân được lưu lại, có gì sai sót hay bất thường thì họ sẽ phải giải trình ngay. Bạn cũng không nhất thiết phải có mặt ở cửa hàng, MAYBANHANG.NET khi thiết kế phần mềm đã có tích hợp tính năng quản lý từ xa trên mọi thiết bị mà bạn có.  

 Mã thẻ khách hàng được cài đặt đồng bộ vào phần mềm: mỗi lần tích điểm thì phần mềm sẽ tích lũy cho đúng người. Các chương trình khuyến mãi được cài đặt tự động, số tiền được giảm cho mỗi đơn hàng sẽ được thể hiện trên hóa đơn. Khách sẽ biết họ được giảm bao nhiêu, vừa minh bạch, vừa chuyên nghiệp!

Công cuộc chống gian lận đã không còn khó khăn nữa, chi phí sử dụng phần mềm cũng vô cùng hạt dẻ, chỉ 99.000 đồng/tháng. Chưa hết, bạn sẽ có ngay 14 ngày miễn phí dùng thử phần mềm quản lý bán hàng để có những trải nghiệm chân thật nhất trước khi quyết định gắn bó lâu dài. Bạn chỉ cách sự chuyên nghiệp một cú click chuột nữa thôi! 

 TRẢI NGHIỆM 14 NGÀY DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

Thanh toán nhanh - Báo cáo doanh thu tự động - Định lượng nguyên vật liệu