Kiểm kho vào cuối tháng là cơn ác mộng của bất kỳ chủ cửa hàng nào. Vì sao lại như thế? Vì ngay từ khi bắt đầu kinh doanh với quy mô nhỏ, chưa có nhiều hàng hóa, bạn đã chủ quan, chưa tạo cho nhân viên thói quen kiểm kho. Dần dần, hàng hóa nhiều hơn, bạn và nhân viên lao vào vòng xoáy bán hàng, nhập hàng về liên tục để bán cho khách. Thế là vẫn chưa khi nào việc kiểm kho trở thành thói quen cả.

Nếu không kiểm kho thường xuyên, cửa hàng của bạn sẽ gặp nhiều bất cập như:

• ♦ Không biết chính xác sản phẩm nào còn hay hết hàng để báo khách.

  • ♦ Không biết mẫu đó còn size nào, màu nào để báo khách.

  • ♦ Khi bị trộm mất hàng cũng không hề hay biết.

  • ♦ Tạo sơ hở cho nhân viên gian lận, gây thất thoát cho cửa hàng.

    • ♦ Hàng hóa trong cửa hàng bừa bộn, loại này lẫn sang loại kia, khiến khách hàng mất thiện cảm và khó khăn trong việc lựa chọn.

Hôm nay, MAYBANHANG.NET sẽ hướng dẫn bạn sử dụng file excel để quản lý tốt lượng hàng trong kho của mình. Nó sẽ giúp bạn an tâm nghỉ ngơi ngay cả trong khoảng thời gian đông khách như dịp lễ 2/9 sắp tới.

Lưu ý: Các hình ảnh minh họa trong bài viết này sử dụng dữ liệu mẫu cơ bản cho cửa hàng thời trang, bạn có thể linh hoạt sản phẩm cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình. Nếu bạn muốn quản lý thêm doanh thu, lợi nhuận thì chỉ cần thêm các cột giá nhập, giá bán, doanh thu, lợi nhuận vào từng bảng tính rồi dùng phép toán để ra các giá trị tương ứng.

1. LẬP BẢNG XUẤT - NHẬP - TỒN THEO NGÀY

Đầu tiên, bạn cần chia mỗi ngày sẽ là một bảng tính riêng (sheet riêng) để tiện theo dõi. Trong mỗi bảng tính sẽ có các cột như trong hình:

Các cột cần có trong bảng tính

♦ Tồn đầu ngày của hôm nay sẽ bằng tồn cuối ngày của hôm trước.

Tồn đầu ngày “áo khoác nữ” trong ngày 28/08 là 42, bằng với tồn cuối ngày của nó vào ngày 27/08.

♦ Ở cột “nhập trong ngày”, bạn chỉ cần điền số lượng nhập trong ngày của từng loại hàng hóa. Nếu không nhập thì điền bằng 0. Bạn cần lưu ý với nhân viên là hàng về lúc nào thì phải nhập lên file excel ngay để quản lý được chính xác tồn kho.

♦ Ở cột “xuất bán trong ngày”, mỗi khi bán ra một sản phẩm, nhân viên chỉ cần ghi chú số lượng của nó vào đúng ô xuất bán tương ứng. Nếu hàng đó được mua nhiều lần trong ngày, nhân viên chỉ cần ghi số tổng vào.

♦ Tồn cuối ngày được tự động tính bằng công thức bên dưới để ra giá trị chính xác nhất. Đây chính là cơ sở để bạn xác định tồn kho chính xác của sản phẩm để thông báo cho khách.

Tồn cuối ngày = tồn đầu ngày + nhập trong ngày – xuất bán trong ngày.

2. LẬP BẢNG XUẤT - NHẬP - TỒN THEO THÁNG

Bảng xuất nhập tồn của tháng cũng có các thông số tương tự như của ngày:

Bảng xuất nhập tồn theo tháng

♦ Tồn đầu tháng bằng tồn của ngày đầu tiên trong tháng.

♦ Nhập trong tháng bằng tổng cộng hàng nhập của tất cả các ngày trong tháng.

♦ Xuất bán trong tháng bằng tổng cộng hàng xuất bán của tất cả các ngày trong tháng.

♦ Tồn cuối tháng = tồn đầu tháng + nhập trong tháng – xuất bán trong tháng. Con số này cũng trùng khớp với tồn của ngày cuối cùng trong tháng.

3. NHƯỢC ĐIỂM CỦA VIỆC QUẢN LÝ TỒN KHO BẰNG EXCEL

Quản lý bằng excel có ưu điểm là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nó ẩn chưa những nhược điểm sau:

•  Dữ liệu sẽ bị mất nếu quên lưu hoặc cúp điện chưa kịp lưu.

  •  Phải lưu trữ nhiều file excel cho mỗi tháng, khi cần tra cứu theo từng khoảng thời gian đặc biệt (vi dụ từ 15/7 tới 15/8) hoặc theo dõi theo tuần, theo năm thì phải cộng thủ công bằng tay.

  •  Không thể in hóa đơn để tránh thất thoát.

  •  Nếu khách trả hàng thì không thể tra cứu lại xem khách đó mua hàng ngày nào, mua những gì.

  •  Nhân viên phải biết cách sử dụng các hàm tính toán trong excel, vì chỉ cần một nhầm lẫn nhỏ thì sẽ sai tất cả số liệu (tồn đầu ngày này là tồn cuối ngày hôm trước nên sẽ bị sai dây chuyền).

•  Bạn không thể tra cứu tồn kho nhanh chóng trên điện thoại, giả sử đang đi du lịch khi nghỉ lễ thì không thể biết được tình hình kinh doanh của cửa hàng nếu không hỏi nhân viên.

  Nếu những nhược điểm trên khiến bạn cảm thấy không hài lòng, bạn nên tham khảo thêm các phần mềm quản lý kho với những ưu điểm vượt trội. Hơn 80% chủ cửa hàng đã tin dùng các phần mềm quản lý kho uy tín trên thị trường, tại sao bạn lại đắn đo?

MAYBANHANG.NET luôn mong muốn mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. Vì thế, chúng tôi gửi tặng bạn 7 ngày dùng miễn phí phần mềm quản lý kho. Hãy trải nghiệm ngay những tính năng tuyệt vời và cảm nhận cách phục vụ tận tình của đội ngũ nhân viên chúng tôi.

 Bạn chưa yên tâm thì chưa ký hợp đồng.

 Đến tận nơi tư vấn giải pháp quản lý phù hợp nhất với bạn.

 Đội ngũ nhân viên hỗ trợ bạn từ 8h00 đến 22h00 mỗi ngày.

 Sẵn sàng hoàn 100% hợp đồng trong 30 ngày nếu bạn không hài lòng.