Thất thoát hàng hoá, vốn là bài toán nan giải của nhiều cửa hàng thời trang và phần lớn trong số họ không thể tìm ra được nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng này.

Ông Nguyễn Thanh Tùng – Giám đốc chuỗi thời trang cao cấp Dottie cho rằng: "Thất thoát chỉ có thể xảy ra khi một giao dịch được thực hiện, quy mô càng lớn đồng nghĩa với việc thất thoát càng nhiều. Sau một thời gian nghiên cứu, tôi phát hiện ra nguyên nhân gốc rễ dẫn đến thất thoát là do quy trình quản lý bán hàng và kiểm kho có quá nhiều lỗ hỏng."

Phần lớn thất thoát đến từ những sai sót trong quá trình quản lý bán hàng, chủ yếu xoay quanh 3 nguyên nhân sau:

- Thất thoát do sai sót trong quá trình kiểm kho

- Thất thoát do khách hàng

- Thất thoát do nhân viên.

Sau khi tìm được được các lý do chính dẫn đến lỗ hỏng trong quá trình quản lý bán hàng, ông Tùng đã tìm ra lời giải để khắc phục điều này. Cùng tham khảo ông Tùng đã làm gì nhé?

Kiểm kho, sắp xếp, phân loại sản phẩm một cách logic và khoa học

1. Trong kinh doanh, quản lý kho là một bài toán khó mà bất kỳ ai cũng gặp phải. Hầu hết những tổn thất do quản lý kho không hiệu quả rất lớn. Như chia sẻ: " Thất thoát từ quản lý kho yếu kém chiếm đến 60% tổn thất trong quá trình quản lý bán hàng."

2. Phân loại sản phẩm

Tất cả sản phẩm được chúng tôi phân loại rõ ràng theo loại và giá cả. Ví dụ: chúng tôi có 10.000 sản phẩm, sẽ rất tốn thời gian và công sức nếu kiểm điếm tất cả cùng một lúc, vì vậy các mặt hàng sẽ được phân thành những danh mục lớn như áo, quần, váy, đầm, giày, dép. 

Trong những danh mục lớn này sẽ được phân chia thành các mục nhỏ theo giá như: Đầm 500, đầm 450, đầm 550, đầm 600,… Tương tự với những mặt hàng khác.

2. Sắp xếp khoa học

Sắp xếp sản phẩm tập trung theo danh mục, phân chia kho thành nhiều khu vực ứng với từng danh mục, tiếp đến phải xếp sản phẩm theo từ giá cao xuống thấp. Ví dụ: Toàn bộ sản phẩm váy sẽ được để chung với nhau theo mức giá giảm dần. 

4. Kiểm kho

Công tác kiểm kho là mấu chốt quan trọng nhất trong qui trình bán hàng của Dottie, phân loại và sắp xếp sản phẩm sẽ hỗ trợ cho công tác kiểm kho diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian lẫn công sức.

Tất cả hàng hoá sẽ được tôi nhập vào kho tổng, sau đó phân phối trực tiếp đến các kho nội bộ cửa hàng. Cùng lúc đó mọi thông tin về xuất nhập kho sẽ được ghi nhận tự động bằng phần mềm quản lý kho, xác nhận lần hai bởi thủ kho thông qua phiếu xuất và nhập.

Việc kiểm kho được chúng tôi thực hiện hàng ngày tại các cửa hàng và báo cáo lại trên kho tổng. Bằng cách so sánh số liệu được ghi nhận trên phần mềm, chúng tôi có thể nhanh chóng phát hiện được sai số, hơn hết Dottie còn biết được sai số đến từ cửa hàng, mặt hàng nào để dễ dàng truy cứu trách nhiệm với quản lý trưởng tại cửa hàng đó. Đối với kho tổng, mỗi tuần chúng tôi đều tiến hành kiểm kho chéo, nếu số lượng hai lần kiểm kho trùng thì ngưng, nếu không trùng khớp sẽ tiếp tục và kiểm lại và tìm ra sai số ở đâu. 

Nhờ phần mềm quản lý bán hàng giúp chúng tôi kiểm tra lại được lịch sử bán hàng và luồng hàng ra vào kho trong tíc tắc. Thêm vào đó, hàng hoá được phân loại và sắp xếp rõ ràng từ đầu, quá trình kiểm tra và rà soát sai sót được thực hiện nhanh chóng với thời gian chỉ bằng 1/6 lúc trước.

Phòng chống thất thoát xảy ra do mất cắp

Toàn bộ hoạt động cửa mọi cửa hàng thời trang đều thông qua “cửa”, nắm được yếu tố then chốt này, chúng tôi không ngại ngần đầu tư hệ thống camera để giám sát khu vực cửa ra vào. Chưa dừng lại ở đó, chúng tôi cũng mạnh dạn đầu tư thêm hệ thống thẻ từ chống trộm.

>> Xem thêm: 10 pha trộm trong cửa hàng thời trang

Với thủ đoạn trộm cắp ngày càng tinh vi, tuy không thể khắc phục được 100% tình trạng này, nhưng đã hạn chế xuống thấp nhất nguy cơ thất thoát do khách hàng gây ra. Từ lúc áp dụng hệ thống camera và thẻ từ, tỷ lệ mất mát đã giảm 95% so với lúc trước.

Phòng chống thất thoát tiền bạc do nhân viên gian lận

Lúc cửa hàng Dottie của tôi mới mở, các phương pháp quản lý bán hàng còn thô sơ, chủ yếu theo phương pháp truyền thống như: ghi sổ khi bán hàng, kiểm kho chủ yếu dựa vào sổ sách và con người... Cửa hàng thường xuyên bị thất thoát, nhưng tôi không biết được nguyên nhân do đâu, mãi cho đến khi bắt tận tay nhân viên đang gian lận tiền bán hàng bằng “thủ thuật”.

Nhân viên bán hàng cho khách nhưng không có hoá đơn ghi nhận lại và như thế toàn bộ số tiền bán hàng bị “bỏ túi riêng”. Cùng lúc đó tôi cũng biết thêm một “bí kíp” khác, ví dụ giá hàng bán của tôi là 350.000đ nhân viên sẽ kê giá lên 400.000đ và cứ thế mỗi sản phẩm bán ra đều bị người này đút túi 50.000đ.

Khi con người trở nên khó quản lý thì tôi bắt đầu tìm giải pháp từ công nghệ. Sau thời gian tìm hiểu và dùng thử rất nhiều phần mềm trên thị trường, tôi tìm được phần mềm bán hàng MAYBANHANG.NET giải quyết bài toán của tôi một cách đơn giản và nhanh gọn bằng cách thiết lập quy trình bán hàng chặt chẽ và bài bản. 

Nói đơn giản, sản phẩm được thanh toán cực nhanh chỉ trong 2 giây bằng máy quét mã vạch và hệ thống tem mã vạch. Sau khi nhấn thanh toán trên phần mềm, hoá đơn bán hàng được in ra hai liên từ máy in chuyên dụng, một hoá đơn đưa cho khách để đối chứng, một hoá đơn được shop giữ lại để kiểm tra khi cần, đồng thời lúc đó két tiền bật ra một cách tự động để nhân viên có thể bỏ tiền bán hàng vào. Phần mềm tự động ghi nhận lại lịch sử giao dịch, số doanh thu nhận được, tự động trừ số lượng hàng hoá trong kho và tổng kết lợi nhuận ròng.

Xem thêm: Khai trương cửa hàng thứ 14 - Bí mật nào giúp Dottie thành công như vậy?

Dottie biết đến phần mềm quản lý bán hàng thông qua gói dùng thử miễn phí 14 ngày, lúc đầu tôi chỉ định đăng ký cho vui để vào nghịch giết thời gian rảnh. Nào ngờ, bài toán nan giải không của chỉ riêng mình thôi mà còn của rất nhiều cửa hàng thời trang khác đã được giải quyết.

TRẢI NGHIỆM 14 NGÀY DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ