Minh bạch có lẽ là điều mà ít chủ quán cafe quan tâm đến. Cũng dễ hiểu thôi, quán hết nguyên liệu thì chỉ cần chi tiền nhập hàng về, cuối ngày chỉ cần kiểm đếm và nhận doanh thu. Đơn giản như thế thì cần gì phải minh bạch?

Đó là một quan điểm sai lầm. Bạn có chắc rằng tiền chi mua nguyên liệu đã hợp lý? Nguyên liệu có bị thất thoát không? Doanh thu có bị nhân viên đút túi riêng không? Hãy cùng MAYBANHANG.NET theo dõi giải pháp giúp các quán cafe, trà sữa minh bạch quy trình vận hành ngay tại bài viết này.

Xem thêm: Đừng để quán cafe của bạn phải đóng cửa vì thiếu minh bạch

Quy trình order/thanh toán chặt chẽ

Dù quán của bạn đã in menu kèm giá tiền rõ ràng, thì cũng chưa chắc rằng khách hàng đã an tâm với điều đó. Hãy dùng phần mềm quản lý quán cafe để order và in hoá đơn một cách chuyên nghiệp. Khi ấy, khách hàng sẽ yên tâm rằng mình mua đúng giá và phần mềm tính tổng tiền chắc chắn luôn chính xác.

Để chắc chắn quy trình này hoạt động tốt, bạn cần hướng dẫn nhân viên in hoá đơn 2 liên (1 liên giữ lại quầy để tra cứu khi cần, liên còn lại sẽ đưa cho khách). Đồng thời, bạn cần dán một bảng thông báo rằng: "Nếu không nhận được hoá đơn, quý khách sẽ được miễn phí toàn bộ thức uống". Khi đó, khách hàng sẽ đóng vai trò thay bạn giám sát hoạt động thanh toán của thu ngân, bạn sẽ không còn phải lo lắng việc nhân viên cố tình gian lận nữa.

Quy trình giao ca chỉn chu

Sau khi yên tâm về khâu tính tiền, bạn cần đảm bảo khâu giữ và bàn giao tiền được minh bạch. Quán cafe, trà sữa của bạn đã có quy trình bàn giao ca chưa? Hãy thiết lập ngay một quy trình chỉn chu, bao gồm thời gian bàn giao, những vật dụng giá trị cần bàn giao, đồng thời quy định nhân viên phải kiểm đếm két kỹ càng và ký vào biên bản xác nhận. Ngoài ra, một quy định để quy trách nhiệm trong trường hợp tiền trong két bị thiếu cũng hết sức cần thiết nhằm tránh những tranh cãi không đáng có của nhân viên khi có sai lệch tiền bạc.

Nếu quán của bạn có thuê quản lý, hãy bắt buộc họ giám sát quá trình bàn giao ca để đối chiếu số tiền trên thực tế với trên phần mềm quản lý quán cafe. Nếu có bất kỳ sai lệch nào, họ sẽ phải tìm ra nguyên nhân và giải trình với bạn.

Quy trình nhập chứng từ, hoá đơn tối ưu

Hãy quy định rằng nhân viên phải giữ lại đầy đủ phiếu chi tiền, bao gồm thu mua nguyên liệu, dụng cụ, điện nước,... để bạn đối chiếu lại khi cần thiết. Đồng thời, mỗi ngày nhân viên đều phải ghi chú lại đầy đủ các khoản chi vào sổ thu chi và quản lý sẽ là người nhập các chứng từ ấy lên trên phần mềm quản lý quán cafe.

Xem thêm: Bí quyết tránh thất thoát cho chủ quán cafe khi không thường ở quán

Tất nhiên hoạt động nhập chứng từ lên phần mềm cần được tiến hành liên tục, tránh việc để tồn đọng 2-3 ngày hoặc cả tuần mới nhập, vì như thế dễ xảy ra thiếu sót.

Minh bạch toàn bộ báo cáo cho các cổ đông

Có thể bạn chưa quen với khái niệm cổ đông, hãy hiểu đơn giản rằng họ là những người góp vốn cùng bạn để đầu tư cho quán cafe. Hầu hết các quán cafe tôi biết đều hoạt động theo hình thức góp vốn này, dù chi phí mỗi người bỏ ra không quá cao nhưng họ vẫn có quyền biết được cụ thể doanh thu, lợi nhuận của quán để không ngờ vực hoặc bất mãn trong khâu ăn chia.

Xem thêm: Tại sao hơn 70% quán cafe đóng cửa chỉ sau 1 năm?

Phần mềm quản lý quán cafe MAYBANHANG.NET sẽ giúp bạn thực hiện điều này dễ dàng. Toàn bộ số liệu cần thiết sẽ được cập nhật liên tục, chính xác về điện thoại của từng cổ đông. Từ đó, mọi người sẽ yên tâm và có cảm hứng để suy nghĩ về chiến lược kinh doanh, phát triển quy mô quán để tối ưu hoá nguồn vốn.

Để kinh doanh thuận lợi và thu về thật nhiều lợi nhuận, chắc chắn bạn cần phải minh bạch hoá toàn bộ quy trình liên quan đến tiền bạc. Để tất cả quy trình trong quán cafe, trà sữa của bạn được minh bạch, bạn cần sự trợ giúp của phần mềm quản lý quán cafe: Tính tiền nhanh, chính xác, in hoá đơn rõ ràng và báo cáo từ xa cụ thể. Hãy tham khảo ngay 14 ngày dùng thử miễn phí MAYBANHANG.NET tại đây.