Nếu bạn đã quyết định kinh doanh cafe, chi phí mở quán cafe chính là một cuộc đầu tư tốn kém mà bạn cần xác định rõ ngay từ đầu. Đây là thời đại mà văn hoá cafe bùng nổ ở Việt Nam. Khái niệm về “cafe sạch”, “cafe nguyên chất”, “cafe không có pin con ó”... đang nhan nhản ngoài kia. Điều này cho thấy một tin tốt là thị trường đồ uống đang rất tiềm năng. Nhưng tin xấu là tình hình cạnh tranh rất phức tạp và chi phí cho quán của bạn có thể tăng cao bất ngờ.

Xem thêm: 6 mẹo quản lý quán cafe cực kỳ tối ưu

Không chỉ nằm ở số lượng cực lớn các quán cafe đang tồn tại trên thị trường, sự hiện diện của nhiều thương hiệu chuỗi cafe lớn cũng tạo ra nhiều vấn đề cho việc kinh doanh của bạn. Nó có nghĩa là cơ hội cho các cửa hàng cafe mới nhỏ hơn nhiều so với ban đầu. Quan trọng hơn, sự cạnh tranh và mức độ thống trị của các cửa hàng lớn cũng góp phần tạo ra khó khăn về tài chính cho những quán cafe nhỏ và mới.

Hiểu rõ thách thức về chi phí mở quán cafe trước khi bắt đầu

Nếu bạn yêu thích sự thử thách, thị trường kinh doanh đồ uống vẫn cực kỳ hấp dẫn vì nhu cầu lớn và ít bị ảnh hưởng theo mùa như các lĩnh vực khác. Điều quan trọng là giảm thiểu rủi ro của bạn ngay từ đầu, có thể bằng cách giảm chi phí mà không gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cũng như hình ảnh của quán.

Để đạt được điều này, việc đầu tiên bạn cần làm là hiểu rõ các chi phí liên quan đến việc mở một cửa hàng cafe, cũng như số tiền bạn cần bỏ ra để vận hành nó.

Vì vậy, chúng ta hãy tìm hiểu những chi phí bạn sẽ phải đối mặt khi mở một quán cafe. Lưu ý rằng đây là những chi phí quan trọng xuất hiện ở hầu hết các quán cafe. Tuỳ theo từng trường hợp, sẽ có các loại chi phí phát sinh khác cho mỗi mô hình cửa hàng riêng biệt.

Xem thêm: 17 bước cắt giảm chi phí mở quán cafe

Các chi phí cần quản lý khi vừa bắt đầu

Bất kể bạn có đi theo mô hình hay triết lý kinh doanh gì, luôn có một số loại chi phí cơ bản bạn cần bỏ ra khi mở một quán cafe.

Tiêu biểu là chi phí mặt bằng, kể cả khi bạn có mặt bằng “nhà trồng được”, bạn vẫn sẽ phải tốn thêm tiền để cải tạo không gian quán dù ít hay nhiều để phù hợp cho kinh doanh. Tại các thành phố lớn, chi phí tối thiểu sẽ là trên 10.000.000đ với diện tích quán 20m2 tại mặt tiền hẻm rộng ở quận trung tâm thành phố Hồ Chí Minh. Bạn có thể dự tính chi phí tăng hoặc giảm dựa trên mốc tiền thuê này theo tình hình thực tế cửa hàng của bạn.

Tiếp đó là các đơn hàng nguyên liệu, từ cafe cho đến các loại hoa quả, bạn sẽ luôn phải thanh toán cho chúng ít nhất 2 tuần/lần để đảm bảo tình hình kinh doanh cũng như chất lượng sản phẩm. Với chi phí cafe rang xay hiện nay, giá trung bình đang ở mức 80.000-100.000đ/kg. Tuỳ theo lượng khách hàng của quán, bạn có thể tính ra chi phí nhập hàng tháng cho nguyên liệu cafe.

Ngoài chi phí mặt bằng và nguyên liệu, bạn sẽ cần lưu ý thêm những khoản chi khác. Ví dụ như các thiết bị pha chế và bảo quản thực phẩm cơ bản như máy xay, tủ lạnh và ấm đun siêu tốc. Bạn cũng nên thanh toán thêm một khoản cho máy tính tiền hay một phần mềm quản lý quán cafe, hoặc các công cụ quản lý cơ bản khác như sổ sách và máy tính mini. Phần mềm quản lý quán cafe sẽ là phương án tốt hơn vì không phải mua mới nhiều lần, cũng như dễ dàng tăng năng suất hoạt động trong quán.

Tương tự, bạn cũng sẽ cần đầu tư vào các chi phí định kỳ như điện nước, internet, vệ sinh môi trường, bảo trì thiết bị của quán, và thậm chí là bảo hiểm nếu có yêu cầu.

Đây là những chi phí cần bạn nghiên cứu và vạch ra thật chính xác, vì nó ảnh hưởng đến bước đầu tiên khi mở cửa hàng. Tốt nhất bạn nên tự nghiên cứu thực tế để có những con số chính xác với kế hoạch của mình.

Xem thêm: Đừng kinh doanh cafe, trà sữa nếu bạn chưa biết 7 điều này!

Sự biến động của giá thị trường

Điều nãy cũng dẫn đến sự thay đổi của các chi phí trong quán trình vận hành quán cafe. Các quán cafe nhỏ thường không dự trù cho tình huống này, và sẽ bị ảnh hưởng nặng nề một khi chi phí đội lên quá cao.

Những chi phí biến động nhiều nhất thường là lương nhân viên, giá tiền điện nước và giá nhập nguyên liệu pha chế. Điều này đòi hỏi bạn suy nghĩ cẩn thận và có kế hoạch dự báo giá thị trường dựa trên lịch sử biến động giá cũng như tin tức báo chí hàng ngày.

Ngoài ra, chi phí nhập các loại nước uống đóng chai và lon cũng có khả năng biến động. Một điểm cần lưu ý ở đây là mặc dù giá nhập vào của những sản phẩm này khả cao, nhưng tỉ suất lợi nhuận của chúng lại thuộc hàng thấp nhất.

Đây là các loại sản phẩm phổ biến trên thị trường nên với quy mô quán cafe nhỏ, bạn sẽ khó lòng bán giá cao hơn quá nhiều so với bên ngoài. Và mặc dù giá thị trường của chúng ít khi thay đổi, nhưng chi phí nhập vào lại có sự chênh lệch lớn tuỳ theo thời điểm và nhà cung cấp khác nhau. Bạn nên cân nhắc kỹ số lượng các sản phẩm này cho mỗi lần nhập để không tốn quá nhiều tiền.

Biến số chi phí cuối cùng tôi muốn đề cập ở đây là các loại khăn ăn và ly cốc dùng một lần. Giá nhập của chúng thường không thay đổi nhiều, nhưng số lượng được sử dụng lại phụ thuộc vào khách hàng của bạn - thứ mà bạn khó tác động được. Vì vậy, bạn nên tìm những đơn hàng với số lượng lớn và chiết khấu cao nhất để đặt hàng.

Riêng với ly cốc sử dụng một lần, nếu không có quá nhiều khách mua mang đi, bạn nên giới hạn tối thiểu số lượng hoặc cắt bỏ hẳn để tiết kiệm chi phí cho quán.

Làm sao để quản lý và tiết kiệm chi phí cho quán?

Một khi có cái nhìn rõ ràng về hành trình “bỏ vốn” này, hãy tập trung để xây dựng một kế hoạch kinh doanh hiệu quả về chi phí cho bạn. Tham khảo một số ý tưởng bên dưới sẽ giúp bạn lập ra chiến lược tốt hơn và tránh việc đánh đổi chất lượng sản phẩm để tiết kiệm.

Khởi đầu quán với quy mô tối thiểu

Nghe có vẻ như bạn đang bắt đầu một công việc kinh doanh kham khổ nhỉ!

Thực tế, điều này có nghĩa là bạn nên bắt đầu với những điều cơ bản nhất của một quán cafe và chỉ tập trung vào chúng mà thôi. Điều này giúp bạn có được cơ sở vững chắc cho việc mở rộng quy mô sau này và tránh tối đa rủi ro không cần thiết.

Hãy cố gắng tìm kiếm những hợp đồng thuê mặt bằng ngắn hạn và không yêu cầu sửa chữa không gian quá nhiều. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư đường dài cho bạn, cũng như cho bạn cơ hội thay đổi nhanh chóng nếu có vấn đề xung đột với việc phát triển quán tại đó. Hiện nay có nhiều khu vực cho thuê cửa hàng với hợp đồng theo tháng, đặc biệt là xung quanh các khu mua sắm sầm uất cũng như siêu thị và chợ. Hãy liên hệ với người cho thuê và bắt đầu cuộc thương lượng có lợi nhất cho bạn.

Xem thêm: 4 bước "thoát ế" cơ bản khi kinh doanh quán cafe

Bạn cũng không nhất thiết phải bán kèm đồ ăn trong quán, trừ khi chúng có chi phí thấp và thời gian chế biến nhanh. Giai đoạn mới kinh doanh là khoảng thời gian nhạy cảm về mặt chi phí mở quán cafe. Việc chỉ bán đồ ăn nhẹ hoặc thậm chí không bán đồ ăn kèm giúp bạn có thời gian hơn để xây dựng sự hài lòng với khách hàng mới, đồng thời giảm thời gian khách ngồi tại quán và tối ưu doanh số bán ra tại cửa hàng.

Tóm lại với giai đoạn đầu, hãy ưu tiên chất lượng sản phẩm chính của bạn, tập trung vào tối đa lợi nhuận bán ra và quan tâm đến sự hài lòng của khách hàng. Đây là các giá trị nền móng và không tốn quá nhiều vốn bỏ ra.

Chủ động hơn trong quản lý chi phí

Thông thường, giá thức uống và món ăn tại quán sẽ được tính bởi chi phí nguyên liệu bạn mua và các chi phí khác như phí thuê mặt bằng và lương nhân viên. Hãy làm một bảng so sánh về chi phí ban đầu cho mỗi thức uống của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng dự trù chi phí chính xác ngay từ đầu, đồng thời xác định các loại đồ uống đem lại lợi nhuận hiệu quả nhất.

Sau đó, bạn có thể tập trung vào công thức của những món này, tạo ra chất lượng cao nhất có thể cho thức uống, thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận cao hơn trong quá trình kinh doanh.

Ngoài các sản phẩm đang bán, hãy chú ý đến những chi tiết khác để quản lý chi phí mở quán cafe tốt hơn. Ví dụ như bạn có biết khăn giấy màu trắng thường có giá cao hơn các loại khăn giấy có màu khác không? Chúng có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể khi đổi loại màu giấy đấy.

Xem thêm: 4 lời khuyên hàng đầu khi chọn bàn ghế quán cafe

Và điều quan trọng nhất cần được xem xét, đó là việc theo dõi và thống kê chi phí của quán theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Bạn thật sự cần một phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi doanh số thu vào và một phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu để theo dõi chi phí đang phải bỏ ra. Lý tưởng nhất là bạn tìm ra một phần mềm kiêm nhiệm cả hai nhiệm vụ này, sẽ lại là một sự tiết kiệm không nhỏ cho chi phí của quán.

Tóm lại, bạn cần chủ động trong việc quản lý và dự trù sự biến đổi, đảm bảo mục tiêu kinh doanh lẫn tài chính tại quán của bạn.

Với những gợi ý trên, hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về những rủi ro có thể gặp phải về chi phí mở quán cafe, cũng như nhận định rõ những gì cần chuẩn bị cho kế hoạch kinh doanh đồ uống của mình. Trên hết, tôi mong bạn nhìn ra được cơ hội của mình giữa một rừng thách thức trong thị trường đầy cạnh tranh này. Và nếu bạn cần một người đồng hành tin cậy và hiệu quả, đừng quên phần mềm bán hàng dành cho quán cafe của chúng tôi nhé!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE MIỄN PHÍ 14 NGÀY!