Bạn đang hoặc sẽ có một quán cafe của riêng mình? Điều đó thật tuyệt! Có thể việc bạn mở quán cafe bắt đầu từ niềm yêu thích kinh doanh hoặc bởi niềm đam mê cafe của cá nhân. Nhưng dù khởi đầu vì lý do gì, bạn cũng sẽ cần quan tâm đến lợi nhuận của cửa hàng.

Dĩ nhiên, mọi chuyện không phải lúc nào cũng như ý muốn của ta. Việc tiền bạc bị ngốn quá nhiều vào chi phí cho quán là nỗi lo thường trực của mọi chủ cửa hàng cafe. Hãy xem xét những lời khuyên dưới đây để tăng lợi nhuận của bạn cũng như giảm rủi ro chi phí cho quán nhé!

Xem thêm: 6 ý tưởng để lãi lớn khi kinh doanh quán cafe

1. Quản lý chặt chẽ chi phí

Đây là đầu mục được nhắc đi nhắc lại trong rất nhiều bài viết, đơn giản vì nó là điều mà rất nhiều người mới kinh doanh cafe bỏ qua. Đa số mọi người chỉ nghĩ đến đầu tư trong tầm tiền mình có thể chi trả. Trong khi để kinh doanh có lợi nhuận, điều mọi người nên quan tâm là đầu tư để có hiệu quả.

Nguyên tắc muôn thuở khi kinh doanh là mọi chi phí để bán sản phẩm đều sẽ được cộng vào giá bán của sản phẩm đó. Chi phí của bạn càng cao, đồ uống của bạn càng khó bán, khiến lợi nhuận càng khó đạt được. Tin mừng là có rất nhiều cách để cắt giảm số tiền bạn phải bỏ ra cho một cửa hàng cafe.

Hiểu rõ việc kinh doanh của bạn

Bước đầu tiên để giảm chi phí mở quán cafe là bạn phải biết rõ mình đang phải chi tiền cho những gì. Bạn cần có những công thức rõ ràng về chi phí và cải thiện nó để đem lại hiệu quả tốt nhất.

Một số đầu mục bạn nên tập trung là chi phí nhân viên, năng suất làm việc của họ và quản lý khả năng sử dụng nguyên vật liệu trong quán. Ví dụ, vào những mùa nghỉ lễ, quán cafe tại thành phố lớn thường sẽ bán được ít hơn vì phần lớn mọi người đã về quê. Nếu có ít khách hàng hơn, bạn có nên duy trì số lượng nhân viên như cũ không? Bạn có nên mở cửa trong cùng một khung giờ như trước?

Tóm lại, khi môi trường kinh doanh thay đổi, bạn nên tính toán lại chi phí vận hành cho quán của mình.

Kiểm soát chặt chẽ dòng tiền

Bước thứ hai sau khi hiểu rõ việc kinh doanh là bạn cần lập ra kế hoạch mua hàng và quản lý dòng tiền thật chi tiết. Với việc kinh doanh quán cafe, có thể hiểu đơn giản là bạn phải bỏ ra hầu như toàn bộ chi phí trước khi có thể đạt được lợi nhuận từ khách hàng. Do đó, việc cân bằng giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu vào là điểm quan trọng giúp bạn tồn tại trong suốt quá trình kinh doanh.

Cụ thể hơn, bạn sẽ cần đặt ra các mốc thời gian để đạt được lợi nhuận theo kế hoạch ban đầu, và giới hạn mức chi phí sẽ bỏ ra theo từng mốc thời gian này. Hãy chỉ đặt hàng với số lượng cần thiết, tránh việc nguyên vật liệu bị tồn kho và hết hạn tại quán. Tương tự, hãy giới hạn số tiền bỏ ra cho việc tiếp thị hoặc số lượng chi phí bù vào cho các chương trình khuyến mãi theo mức lợi nhuận mà quán cafe đang đạt được. Tăng hiệu quả đồng tiền, giảm chi phí bị giam trong kho, cắt giảm sự lãng phí sẽ là mục tiêu luôn cần được cân nhắc khi kinh doanh cafe.

Xem thêm: Hiểu rõ rủi ro khi quản lý chi phí mở quán cafe

Giảm thiểu sự lãng phí

Sự lãng phí có thể xuất hiện ở nhiều dạng: lãng phí điện và nước, lãng phí nguyên vật liệu pha chế, lãng phí nhân công tại quán…

Lãng phí ở đây có nghĩa là bạn đang phải bỏ ra chi phí cho nó mà không nhận lại được năng suất mong muốn. Ví dụ trong nguyên liệu pha chế, sữa là thứ thường bị lãng phí tại mọi quán cafe. Sữa không hề rẻ, đặc biệt là nếu bạn mở quán cafe với thức uống cao cấp, đồng nghĩa với việc sử dụng sữa chất lượng cao. Việc có quy định về hàm lượng sữa khi pha chế sẽ giúp quán cafe giảm được chi phí phát sinh từ việc đổ sữa tuỳ hứng. Một dụng cụ pha chế có định lượng sẽ giải quyết điều này nhanh chóng.

Áp dụng nguyên lý tương tự với các chi phí khác tại quán nhé!

2. Quản lý nhân sự

Nhắc đến quản lý con người, có hai điểm quan trọng bạn nên quan tâm: động lực làm việc và năng lực làm việc. Có thể tuỳ theo từng thời điểm, bạn sẽ chỉ cần một nhân viên có kinh nghiệm phục vụ là được. Dù vậy, việc tìm thấy một nhân viên vừa có kinh nghiệm cũng như khả năng làm việc tốt nhưng nghỉ việc vì mất động lực làm việc sẽ thật đáng tiếc! Có cả 2 điểm trên vẫn là lựa chọn tốt nhất nhé.

Động lực làm việc

Hãy tuyển những người vui vẻ và hạnh phúc với những điều họ làm, cũng như ý thức được công việc họ thực hiện chính là giúp sức cho quán cafe của bạn. Điều đó giúp quán cafe của bạn luôn tràn đầy sự lạc quan cho cả khách hàng lẫn nhân viên tại quán.

Vậy làm thế nào để giữ các nhân viên của bạn vui vẻ? Một lời khuyên đơn giản là hãy luôn giữ uy tín với họ. Hãy đảm bảo rằng bạn thật sự cung cấp những điều kiện làm việc như bạn đã hứa khi nhận họ vào làm việc, ví dụ như chế độ lương thưởng, môi trường và thời gian làm việc.

Mặc dù nhìn qua có vẻ là một công đoạn tốn nhiều chi phí, nhưng việc nhân viên của bạn có năng suất cao hơn và mức độ gắn bó lớn hơn thực sự đáng để đầu tư. Đó cũng là lý do tôi khuyên bạn nên tìm những nhân viên có đủ cả hai yếu tố quan trọng ở phía trên.

Và cuối cùng, đừng quên đưa toàn bộ khoản chi phí này vào kế hoạch để quản lý thật chặt chẽ nhé!

Xem thêm: 17 bước cắt giảm chi phí mở quán cafe

Năng lực làm việc

Khi nói đến năng lực làm việc, ý của tôi là một nhân viên tốt nên có cả khả năng làm việc tốt cũng như thái độ làm việc tích cực. Một nhân viên có cả hai điểm này sẽ đáng giá để bạn đầu tư khi mở quán cafe.

Tất nhiên, phần khó khăn ở đây là không phải tất cả mọi người đều có năng lực làm việc tốt. Là một chủ quán cafe, bạn cần phải hiểu và xác định rằng cần đào tạo thêm cho những nhân viên của mình. Ví dụ, với một nhân viên pha chế, bạn cần ở họ sự hiểu biết tuyệt vời về nguyên liệu cũng như kỹ năng cứng về pha chế và sử dụng các loại máy pha cafe. Mặt khác, họ cũng nên có khả năng bán hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng thật tốt.

Tóm lại, bạn luôn cần chọn và đào tạo những nhân viên của mình để mang đến cho khách hàng đúng những giá trị mà bạn muốn.

Và đào tạo chính mình...

Dĩ nhiên rồi, làm sao bạn điều hành và đào tạo nhân viên nếu ngay cả bạn cũng không biết mình phải làm gì? Không chỉ những kiến thức cơ bản, bạn cũng nên nắm vững các kỹ năng mới cũng như những thông tin thị trường để cải thiện cách điều hành kinh doanh của mình.

Từ kiến thức về kỹ thuật, kỹ năng rang xay cafe cho đến quản trị kinh doanh, rất nhiều lĩnh vực bạn nên đầu tư vào để giúp cải thiện khả năng bản thân cũng như lợi nhuận cho quán cafe. Khi biết thêm nhiều kiến thức, người hưởng lợi chính là bạn đúng không nào?

3. Quản lý rủi ro

Đây là một khái niệm hot trong vòng 4 năm trở lại đây, mặc dù đã tồn tại từ rất lâu. Mỗi công việc kinh doanh đều có rủi ro, và điều tốt nhất bạn có thể làm là cố gắng dự đoán và quản lý chúng.

Hiểu rõ quán cafe của mình

Bạn chỉ có thể chuẩn bị cho những rủi ro khi bạn biết rõ chúng là gì. Hãy dành thời gian để suy nghĩ về những rủi ro mà quán cafe của bạn có thể gặp. Đặc biệt, hãy tự nhắc nhở rằng bạn không thể luôn luôn nhìn thấy trước những rủi ro của chính mình. Tôi có một đề xuất là bạn nên dành thời gian để xin ý kiến phản hồi từ khách hàng tại quán. Đó là một cách thực tế và vô cùng hiệu quả để tìm ra các vấn đề bạn đang đối mặt.

Rủi ro trong việc nhập nguyên liệu

Đối với khâu đặt nguyên liệu, bạn nên nghiên cứu kỹ và biết rõ mình đang cần loại nguyên liệu nào, nhất là đối với cafe. Để tránh các vấn đề ngoài ý muốn vì chi phí, bạn nên ưu tiên những bên cung cấp cafe có uy tín lâu năm và lịch sử giá cả ổn định. Nếu điều kiện cho phép, bạn nên ghé thăm các trang trại và xưởng rang xay của họ là tốt nhất. Việc ghé thăm và tìm hiểu tận nơi cũng giúp bạn nắm được đặc tính sản xuất và thời vụ của loại cafe mình muốn.

Xem thêm: 6 mẹo quản lý quán cafe cực kỳ tối ưu

Chủ động tìm kiếm sự trợ giúp

Đừng cho rằng bạn biết mọi thứ là lời khuyên của rất nhiều người làm kinh doanh. Hãy luôn biết tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc các thông tin hữu ích khi bạn cần. Một vài thay đổi nhỏ trong thói quen của khách hàng cũng có thể dẫn quán cafe của bạn đến tình trạng ế ẩm. Và những thay đổi đó không phải thứ mà bạn luôn có thể nhận ra. Đó cũng là sự chênh lệch giữa những người có kinh nghiệm trên thương trường và những người vừa bước vào cuộc chơi.

Tóm lại, việc mở quán cafe và kinh doanh có lợi nhuận chưa bao giờ là điều dễ dàng. Nhưng với cách quản lý chi phí tốt và dự trù được những rủi ro cho mình, việc kinh doanh cafe của bạn sẽ trở nên “dễ thở” hơn. Và khi đã có một kế hoạch chi tiết, một chiến lược dự phòng cho các rủi ro, một đội ngũ nhân viên tâm đắc tại quán, bạn có thể tập trung vào điều bạn thực sự đam mê - cung cấp những thức uống tuyệt vời hoặc… kiếm tiền từ những thức uống tuyệt vời. Sao cũng được, miễn là bạn có thể tạo ra một quán cafe hoạt động bền vững.

Nhắc đến bền vững, một phần mềm quản lý quán cafe như MAYBANHANG.NET cũng có thể giúp bạn tối ưu hoạt động bán hàng tại quán theo hướng bền vững hơn đấy. Order nhanh, thống kê các chi phí hoàn toàn tự động, quản lý kho nguyên vật liệu theo thời gian thực, và nhất là có thể cài trên rất nhiều dạng thiết bị. Thử ngay thôi!

ĐĂNG KÝ NGAY PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE MIỄN PHÍ 14 NGÀY!